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Datenschutz und Rechtssicherheit dank E-Mail-Archivierung

Vor diesem Hintergrund sind die öffentlichen Verwaltungseinrichtungen in Bund, Ländern und Kommunen dazu verpflichtet, für angemessene Aufbewahrungsmaßnahmen zu sorgen. Anders als vielleicht angenommen, schützt eine lokale Speicherung der E-Mail-Daten nämlich nicht vor Manipulation, Löschung oder anderweitigen Verlustursachen und ist alles andere als rechtssicher. Oftmals besteht der Irrglaube, dass Backup-Systeme bereits automatisch die Mechanismen mitbringen, die Verluste verhindern. Bei E-Mail-Backups handelt es sich um Nachrichten, Postfächer oder Server, die regelmäßig auf ein externes Medium kopiert werden und somit den Datenbestand zum Erstellungszeitpunk abbilden. Wenn es nun zwischen den Backup-Zyklen zu einem Vorfall kommt, besteht die Gefahr, dass nicht berücksichtigte Daten unwiederbringlich verloren gehen. Daher eignen sich Backups vor allem für die kurz- bis mittelfristige Speicherung sowie Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery).

Für die revisionssichere, langfristige und zugängliche Aufbewahrung der gesamten E-Mail-Kommunikation bietet sich daher eine professionelle E-Mail-Archivierung an. Eine solche Lösung legt Kopien der elektronischen Nachrichten samt ihren Anhängen in einem eigens dafür vorgesehenen externen Archiv ab. IT-Administratoren können dafür zwischen zwei strategischen Archivierungsansätzen wählen: Journalarchivierung und Postfacharchivierung. Bei ersteren werden alle Nachrichten sofort bei Ein- und Ausgang automatisch ins Archiv kopiert. Diese Option garantiert Vollständigkeit und Revisionssicherheit und eignet sich somit zur Einhaltung rechtlicher Vorschriften wie den GoBD. Bei der Postfacharchivierung können IT-Administratoren festlegen, wann E-Mail-Postfächer archiviert und E-Mails automatisiert vom E-Mail-Server gelöscht werden. Dadurch bleibt das Server-Volumen konstant niedrig, die Leistungsfähigkeit wird nicht beeinträchtigt und die Postfächer laufen nicht mit unzähligen alten Nachrichten über. Beide Archivierungsmethoden können auch parallel genutzt werden und ergänzen sich ideal.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der professionellen E-Mail-Archivierung: Dank verschiedener Funktionen wie einer Volltextsuche und Exportfunktion unterstützen sie die DSGVO-Compliance. Beschäftigte des öffentlichen Sektors können damit bei Inanspruchnahme von Betroffenenrechten ganz einfach auf Daten zugreifen, sie datenschutzkonform löschen oder in Standardformate exportieren.

Digitalisierung der Verwaltung

IT-Sicherheit und Datenschutz im öffentlichen Sektor

Fazit

Der öffentliche Sektor muss sich nicht nur täglich um die Belange von Bürgerinnen und Bürgern kümmern, sondern sich auch mit einer lückenhaften Digitalisierungslandschaft sowie dem unliebsamen Interesse von Cyberkriminellen auseinandersetzen. Davon sind Dokumente und Informationen, die via E-Mail versendet und empfangen werden, nicht ausgeschlossen. Das Datenverlustrisiko ist in dieser Branche, die überwiegend mit personenbezogenen Bürgerdaten arbeitet und deshalb etwaige Datenschutz- und andere rechtliche Vorgaben einhalten muss, allgegenwärtig. Mit einer professionellen E-Mail-Archivierung sind öffentliche Einrichtungen auf der sicheren Seite: Sie unterstützt sie dabei, wichtige E-Mail-Daten und personenbezogene Informationen sowohl datenschutzkonform als auch vollständig, revisionssicher und langfristig aufzubewahren und bei Bedarf zu löschen.

Umfrage der Stadtwerke Lübeck

Deutsche skeptisch bei Verwaltungsdigitalisierung

Zur Rolle der öffentlichen IT-Dienstleister

Cloudnutzung im Public Sector: Ziele und Hürden

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