Sachsen fördert Ausbau der elektronischen Kommunikation Vorteile der E-Poststelle überzeugen

Fachverfahren mit komplett digital gestalteten Prozessen – für eGovernment ist dies unerlässlich. Einen großen Schritt in die Richtung eines medienbruchfreien Workflows können Verwaltungen mit dem E-Postbrief vorankommen. Denn dieses Kommunikationsmedium ermöglicht einen vollständig elektronischen Postausgang.

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Denn besitzt der Empfänger noch keinen entsprechenden Zugang, erledigt die Deutsche Post den Druck, die Kuvertierung und die Zustellung von Bescheiden.

Bleibt der Posteingang als Herausforderung. Dort finden sich noch Anträge, Anfragen und formlose Schrei­ben in physischer Form. Um auch an dieser Stelle einen digitalen Workflow zu beginnen bietet die Deutsche Post die E-Poststelle an. Diese Integrationslösung bündelt sämtliche Eingangskanäle, egal ob klassischer Brief, Fax, E-Mail oder E-Postbrief und leitet die Dokumente elektronisch zur eigentlichen Sachbearbeitung weiter.

So werden Medienbrüche weitgehend ausgeschaltet, manuelle Arbeiten reduziert und die Prozesse innerhalb der Behörde deutlich beschleunigt. Gleiches passiert auf der Ausgangsseite, wo auch ein Modul zur Bestimmung der Versandart integriert ist.

Pilotvereinbarung im Freistaat Sachsen

Der Einsatz der E-Poststelle in Verwaltungsverfahren wird in Sachsen bereits erprobt. Dort kooperieren der Landkreis Leipzig und der Vogtlandkreis mit dem Zweckverband KISA (Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen), der PDV-Systeme und der Deutschen Post.

Auf der CeBIT zog Dr. Wilfried Bernhardt, Staatssekretär des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa, anlässlich seines Besuchs auf dem Stand der Deutschen Post sein Fazit: „Ich freue mich, das kommunale Projekt E-Poststelle präsentiert zu sehen. Es hilft, ein wichtiges Ziel in Sachsen zu erreichen – den weiteren Ausbau der elektronischen Kommunikation.“

Harald Lemke, Sonderbeauftragter für eGovernment und eJustice der Deutschen Post, informierte die Gruppe um Dr. Wilfried Bernhardt vor Ort. Lemke: „Für den digitalen Workflow bietet die Deutsche Post die E-Poststelle an. Diese Integra­tionslösung bündelt sämtliche Eingangskanäle und leitet die Dokumente elektronisch zur eigentlichen Sachbearbeitung weiter.“

Im Rahmen der Pilotvereinbarung implementiert KISA, die mittlerweile IT-Dienstleistungen für über 200 Kreis-, Stadt- und Gemeindeverwaltungen erbringt und über 280 Verbandsmitglieder hat, die E-Poststelle und setzt den E-Postbrief für ausgewählte Prozesse ein.

Ziel ist einerseits, die Kommunikation von Wirtschaft, Bürgern und Verwaltung zu erleichtern und andererseits auch eine bessere Vernetzung der Verwaltungen untereinander zu erreichen.

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