Public ECM-Platform VIS-Suite 6: Neuerungen und Ausblick

2019 hat die PDV mit der VIS-Suite 6 eine neue Hauptversion ihrer ECM-Plattform vorgestellt. Seitdem ist viel geschehen. Die PDV-Entwickler haben in den vergangenen Monaten im Austausch mit Hunderten Anwenderinnen und Anwendern viel Zeit in die Weiterentwicklung des Produkts investiert.

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PDV GmbH

Mit der VIS-Suite können Anwenderinnen und Anwender selbst die Art der Benachrichtigung einstellen, wie sie zu Geschäftsgängen, Zeichnungen und Wiedervorlagen informiert werden möchten. Eine weitere nützliche Funktion ist die Bandansicht im VIS-SmartClient. Die Funktion kann auf verschiedenen Ebenen – Akte, Vorgang und Dokument – ausgewählt werden. Anschließend werden dem Nutzer fortlaufend alle im Strukturelement liegenden Dateien angezeigt. Das Besondere: auch alle Annotationen sind sichtbar. Beim Bewegen der Maus über die Dateien wird für den Anwender sofort der gesamte Stapel einsehbar.

Der VIS-SmartClient ist seit neun Jahren auf dem Markt. Ursprünglich sollte der Funktionsumfang auf das absolut Notwendigste reduziert werden, da der Client vornehmlich für Entscheider konzipiert war. Inzwischen wird er von zahlreichen Anwenderinnen und Anwendern in der täglichen Arbeit für unterschiedliche Tätigkeiten genutzt, sodass der Funktionsumfang Jahr für Jahr ausgebaut wurde. In der neuesten Version kann der VIS-SmartClient ebenso wie der VIS-WebClient auch Spezifische Informationen aufnehmen und anzeigen.

Eine weitere, lange gewünschte Funktionalität ist die automatische PDF-Erzeugung einer Umlaufmappe. In der Regel erstellt der Nutzer eine Umlaufmappe, schickt diese in den Umlauf und löst sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf. Dabei wird nun automatisch zu dieser Umlaufmappe ein PDF-Protokoll erzeugt und in der Mappe abgelegt. Interessant ist dies vor allem deshalb, weil damit auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt, welchen Inhalt die Mappe zum Zeitpunkt des Umlaufs hatte.

Im Rahmen der Aussonderung gibt es einen sogenannten Fristen- und Bewertungskatalog (FuB). In der Vergangenheit wurde hier eine Fremd-Komponente eingesetzt. Diese FuB-Komponente kam in die Jahre und wurde von aktuellen Browsern nicht mehr unterstützt. Jetzt steht eine Eigenentwicklung der PDV zur Verfügung, – ein FuB-Editor als Stand-alone-Werkzeug –, mit dessen Hilfe der Nutzer FuB-Dateien öffnen und bearbeiten kann. Damit der FuB-Editor auch eigenständig genutzt werden kann, wurde die Datei-Erweiterung .vfub eingeführt. Der VIS-Suite-Nutzer kann auf seinem Rechner per Doppelklick auf eine solche Datei direkt den Editor starten.

Auch betriebsseitig hat sich Wichtiges getan. Die neue VIS-Suite-Version unterstützt die Amazon-S3-Schnittstelle. Dabei ging es darum, den Speicherort nicht mehr auf das Dateisystem oder die Datenbank einzuschränken. Die neue Schnittstelle hat nicht zur Konsequenz, dass der Nutzer seine Daten in die Amazon-Cloud hochladen muss. Sie dient vielmehr als Quasi-Standard, um Cloud-artige Systeme komfortabel aufsetzen zu können.

Das hat mehrere Vorteile: Zum einen können PDV-Kunden standortübergreifend sehr einfach Daten verwalten und verteilen; zum anderen profitieren sie von den Mechanismen, die das Storage-System mitbringt.

Die CMIS-Schnittstelle der VIS-Suite wurde ausgebaut, sodass über sie Suchanfragen laufen können. Auch die VAPI-Schnittstelle wurde hinsichtlich ihrer Kompatibilität weiterentwickelt. Bestehende Verfahren können leichter und schneller als bisher mit der VIS-Suite verbunden werden. Mit dem Launch der VIS-Suite 6 erfolgte seinerzeit auch eine serverseitige Modernisierung der SOAP-Engine. Um bestehende Verfahren schneller integrieren zu können, wurden die Schnittstellen noch einmal angepasst.

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