Best Practice Virtuelles Wissensmanagement auf Open-Source-Basis

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Ob Rundschreiben, Erlasse oder die FAQs – kommuniziert werden diese häufig nur per E-Mail. Wichtige Informationen gehen da auch mal verloren. Das Sozialministerium Schleswig-Holstein hat deshalb eine Open-Source-Lösung für virtuelles Wissens- und Kommunikationsmanagement implementiert.

Die anhaltend hohe Anzahl an Geflüchteten geht an den hiesigen Verwaltungen nicht spurlos vorüber. Gerade die Zuwanderungsverwaltung hat alle Hände voll damit zu tun, Fragen aus den nachgelagerten Behörden in Kreisen und Kommunen zu beantworten. Hinzu kommt, dass sich teilweise sehr kurzfristig ändernde Erlasse und Rundschreiben kommentiert und an alle nachgelagerten Behörden weitergeleitet werden müssen. Das macht sich auch in Schleswig-Holstein bemerkbar. „In Schleswig-Holstein gab es keinerlei zentrale Stelle, weder digital noch analog, an der all diese Informationen gesammelt werden. Alles wurde per E-Mail kommuniziert“, erklärte Isa Latta, Director Consulting bei bimoso Consulting. Wie jeder weiß, verliert man in der täglichen E-Mail-Flut jedoch schnell den Überblick darüber, welche Informationen man von wem erhalten hat und was überhaupt die aktuelle Fassung bestimmter Schreiben ist.

Wanted: eine Wissensmanagement-Plattform

Deswegen hat das Ministerium für Soziales, Jugend, Familie, Senioren, Integration und Gleichstellung des Landes Schleswig-Holstein (MSJFSIG) im Rahmen des Digitalisierungsprogramm 2021/2022 den Aufbau einer virtuellen Wissensmanagement-Plattform beschlossen. Ziel sollte eine „zentralisierte, digitale Datenbasis zur Unterstützung einer rechtssicheren und effizienten Aufgabenerledigung durch die Dienststellen und Aufgabenträger und Aufgabenträgerinnen der Leistungs- und Zuwanderungsverwaltung“ sein. Auch ein behördenübergreifender Austausch von Best Practices war angedacht.

„Es geht dabei also nicht nur darum, Dokumente als PDFs irgendwo abzulegen, wo alle zugreifen können“, so Latta. Gefordert ist vielmehr eine Plattform, die drei funktionale Bereiche abdeckt:

• 1. Eine allgemein zugängliche Wissensbasis, auf der alle Informationen abgelegt werden können.

• 2. Einen Bereich, in dem Fragen an die Fachaufsicht gestellt und von dieser beantwortet werden können.

• 3. Eine Community, in der sich die nachgelagerten Behörden miteinander austauschen können.

„An die Plattform wurden auch technische Anforderungen hinsichtlich deren Zukunftsfähigkeit gestellt. Sie sollte beispielsweise auf Open-Source basieren, On-Prem im eigenen Rechenzentrum laufen und natürlich alle erforderlichen Sicherheitsanforderungen – etwa im Bereich Datenschutz – erfüllen.“ Die Projektleitung übernahm das Hamburger Beratungshaus bimoso Consulting, das sich auf die Beratung und das Management komplexer Digitalisierungsprojekte im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Tschüss On-Prem, hallo Cloud

Erste Marktrecherchen ergaben jedoch nicht viel. „Wir haben erstaunt festgestellt, dass auf dem Markt fast gar nichts verfügbar ist, das den Ansprüchen der Verwaltung genügt“, fasste Latta die Ausgangssituation zusammen. Lediglich zwei Lösungen waren vielversprechend. Die Ausschreibung gewonnen hat schlussendlich auch einer dieser Anbieter: eXo. Die französische Firma verfügt über große Erfahrung mit der Öffentlichen Verwaltung.

Positiv hervorgestochen habe dabei vor allem die Tatsache, dass die Lösung On-Prem installierbar ist, so Latta – auch wenn dieser Aspekt irrelevant wurde. „Eigentlich sollte die Plattform im Rechenzentrum gehostet werden, das hat sich allerdings schwieriger gestaltet als gedacht, so dass zu Testbeginn das Hosting noch nicht realisiert war.“ Übergangsweise sollte schließlich die private Cloud von eXo genutzt werden. „Der Anbieter dieser privaten Cloud sitzt in Deutschland, die Vorgaben der DSGVO werden also gewahrt“, so Latta. Auch das Sozialministeriums befand die Cloud-Alternative für gut. „Deshalb bleiben wir jetzt auch mit dem Produktivsystem dort.“

Administration? Kein Problem!

Grundlage für die Wissensmanagement-Plattform ist eine Open-Source-basierte Kollaborationsplattform, die alle Tools, die für die Zusammenarbeit benötigt werden, bündelt. „Innerhalb der Plattform lassen sich verschiedene Arbeitsräume eröffnen und mit Apps – von OnlyOffice über Kalender- und Notizfunktionen – individuell gestalten. Selbst Gmail oder Outlook könnten eingebunden werden.“ Möglich sei dies aufgrund der flexiblen Schnittstellen. So lässt sich die Lösung schnell an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Das Praktische: Dafür braucht es weder Programmier-Kenntnisse noch Änderungen im Code; die meisten Anpassungen können stattdessen über Konfigurationen im Front-End realisiert werden.

„Das braucht es in den Verwaltungen: Modelle, die sich leicht und problemlos an die Gegebenheiten aller Behörden anpassen lassen. So kann beispielsweise auch die gesamte Landesverwaltung die Lösung nutzen und jede Unterbehörde hat ihren eigenen Raum“, bestätigte Latta. Durch die Vergabe von Zugriffsberechtigungen könne jeder Nutzer dabei nur auf für ihn relevante Inhalte zugreifen. „So entstehen einerseits Bereiche, die für alle zugänglich sind, andererseits gibt es Räume, die beispielsweise nur für einzelne Referate gedacht sind.“ Jeder Raum könne dabei wieder an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.

„Da es sich um ein Mietmodell handelt, ist die Lösung auch nicht nach wenigen Jahren veraltet“, so Latta. Mittlerweile würden bei vielen Lösungen schließlich bereits nach zwei Jahren oft keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt. Nutzer müssen dann die neue Version kaufen und sämtliche Personalisierungen neu vornehmen. „Durch das Mietmodell erwirbt man jedoch eine Lizenz der Plattform, in der automatisch alle Updates und Upgrades enthalten sind. Die Konfigurationen bleiben dabei erhalten.“ Für kleinere Kommunen hat dies den Vorteil, dass sie keinen eigenen Administrator bereitstellen müssen.

Zur Nachnutzung geeignet

Das Projekt scheint anzukommen. Es gäbe bereits mehrere Anfragen von Behörden in Schleswig-Holstein, wie Latta weiter berichtet „Deswegen wird aktuell diskutiert, die Lösung auch anderen zugute kommen zu lassen. Dafür könnte die Plattform auch um weitere Funktionalitäten erweitert werden. Die aktuelle Lösung des Ministeriums ist diesbezüglich sehr minimalistisch gehalten.“

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