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gesponsertErfolgskritisch für eAkte und Ersetzendes Scannen: der richtige Dokumentenscanner „Unsere IT wird enorm entlastet“

2 min Lesedauer

Gesponsert von

InoTec Organisationssysteme – Production Scanners Made in Germany

Um die Digitalisierung seiner Fachämter weiter voranzutreiben, professionalisierte der Landkreis Börde seine zentrale Scan-Stelle: mit zwei Desktop Dokumentenscannern – und mit durchschlagendem Erfolg. Wie die Scanner-Auswahl gelang und welchen Nutzen der Landkreis daraus zieht, verrät der Projektverantwortliche Sebastian Loch.

Dokumentenscanner InoTec SCAMAX® 6x1: absolut ­empfehlenswert, höchst zuverlässig, TR RESISCAN-ready.(© Datawin)
Dokumentenscanner InoTec SCAMAX® 6x1: absolut ­empfehlenswert, höchst zuverlässig, TR RESISCAN-ready.
(© Datawin)

Herr Loch, warum brauchte der Landkreis neue Dokumentenscanner?

Loch: Papierene Dokumente – alte­ wie neu eingehende – effizient ­digital verfügbar zu machen, ist elementar für die erfolgreiche ­Umsetzung der eAkte. Wir hatten bereits 2019 ein DMS von d.velop eingeführt und schrittweise 22 Fachämter angebunden. Mit dem steigenden Scan-Volumen wurde dann schnell klar: Die bislang genutzten Geräte sind weder zuverlässig noch leistungsstark noch nutzerfreundlich genug – und zudem ungeeignet für Ersetzendes Scannen gemäß TR RESISCAN.

Welches konkrete Scanner-Anforderungsprofil ergab sich daraus?

Loch: Das Anforderungsprofil und das Ausschreibungs-Leistungsverzeichnis entstanden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle und den Scan-Operatoren, die die Herausforderungen im täglichen Scan-Betrieb bestens kennen. Wichtig war uns:

  • 2. Hohe Nutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung – für zeit­effizientes Scannen bei minimalem Vorbereitungsaufwand
  • 3. Hoher Durchsatz – um steigende Scan-Volumina bewältigen zu können
  • 4. Robustheit – insbesondere gegenüber übersehenen Büroklammern
  • 5. Wartungsfreundlichkeit – um grundlegende Wartungsarbeiten selbst leisten zu können

Wie haben Sie das optimale Leitprodukt für die Scanner-Ausschreibung identifiziert?

Loch: Mittels einer zweigleisigen Strategie: Zum einen haben wir ­eine tiefgehende Marktanalyse durchgeführt und online recherchiert. Zum anderen haben wir mit Landkreisen gesprochen, die ihre Scan-Stelle bereits erfolgreich professionalisiert hatten. Beide Wege führten zum selben Ergebnis: zur InoTec SCAMAX® Familie.

Der InoTec SCAMAX® 6x1 erhielt schließlich auch den ­Zuschlag. Eine gute Wahl?

Loch: Unbedingt. Die Scanner wurden nur drei Wochen nach ­Zuschlagserteilung in Betrieb genommen und übertreffen seither alle Erwartungen, vor allem bezüglich ihrer Nutzerfreundlichkeit. Sie produzieren praktisch keine Stopps. Und wenn wirklich mal ein Dokument staut, können die Scan-Operatoren den Scan-Betrieb selbstständig wieder aufnehmen, in Sekundenschnelle und ohne ­IT-Support.
Das entlastet die IT enorm und macht unseren Scan-Prozess zeit- und kosteneffizient. Wir sind jetzt technisch perfekt aufgestellt, um ersetzend zu scannen und uns der TR RESISCAN-Konformität weiter anzunähern.

Kontakt

DATAWIN GmbH InoTec Organisationssysteme
E-Mail: info@inotec.eu
Tel: +49 871 430 599 100

www.inotec.eu

(ID:50225582)

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