So behalten Kommunen die Personalkosten im Griff

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Die Entscheidung

„Nach intensiver Evaluierung der am Markt verfügbaren Alternativen und Durchführung des Vergabeverfahrens haben wir uns für die Software Kommboss inklusive dem Modul Kommboss-Personalkostenplanung entschieden“, kommentiert Stadler die Entscheidung zugunsten der Lösung des brandenburgischen, auf Softwarelösungen für den öffentlichen Bereich spezialisierten Anbieters GfOP.

Als der Vertrag Anfang Dezember 2011 unterzeichnet wurde, begannen die Experten von GfOP zusammen mit einem Team der GPA NRW mit der Umsetzung des Projekts. Zunächst mussten die Daten aus dem Altsystem über im neuen System vorhandene Standardschnittstellen übernommen werden. Gleiches geschah mit den Excel-Daten. Danach entwickelten die Experten von GfOP innerhalb weniger Tage Schnittstellenanpassungen zur im Haus bereits vorhandenen Entgeltabrechnung PAISY und zur Finanzbuchhaltung „Infoma New System Kommunal“, mit denen regelmäßig Daten ausgetauscht werden.

Innerhalb nur knapp eines Monats war die neue Lösung bereits einsatzfähig. Ab Januar 2012 lief das System im Testbetrieb, bevor es im Februar 2012 live geschaltet wurde. „Die Personalkostenplanung wurde erstmals im Rahmen der unterjährigen Prognoserechnung zum 31.03.2013 eingesetzt“, erklärt Stadler. „Der Ersteinsatz war natürlich davon geprägt, zunächst das Modul kennenzulernen, zu testen und die notwendigen Einstellungen im System vorzunehmen. Hier hat der recht gut strukturierte Aufbau des Moduls geholfen. Insbesondere aber die hohe Bereitschaft der Firma GfOP, auf technische Probleme und Änderungswünsche schnellstmöglich einzugehen, war für den Ersteinsatz erfolgsprägend.“

Im Detail

Die Plandaten aus der Personalkostenplanung können jetzt unter Einbeziehung der doppischen Haushalts- und Liquiditätsplanung und der Plankostenrechnung auch unterjährig in das Finanzcontrolling einfließen. Die Übernahme aller planungsrelevanten Personaldaten aus dem ebenfalls installierten Kommboss-Modul Personalmanagement gewährleistet laut Stadler nicht nur eine aktuelle, sondern auch eine sehr präzise Planung. „Insbesondere die Genauigkeit sowie die Differenzierung der Planung nach Kostenarten und Kostenstellen, die eine datenbankgestützte Lösung ermöglicht, konnte“, so Stadler, „vorher trotz einer bereits gut entwickelten Excel-Kalkulation so nicht erreicht werden.“

Auch die umfassenden Reportingfunktionalitäten werden seither in der GPA NRW intensiv genutzt. „Über den Listengenerator konnten wir beispielsweise einen Report entwickeln, der es ermöglicht, alle Planwerte (einschließlich geplanter Mitarbeiterzahlen und vollzeitverrechneter Stellenbesetzungen) in Form einer Schnittstellendatei direkt in das Finanzbuchhaltungssystem zu übergeben, so dass diese unmittelbar für die doppische Haushalts- und Liquiditätsplanung sowie für die Plankostenrechnung weiterverarbeitet werden können“, ergänzt er. „Das ist eine wichtige Arbeitserleichterung und erhebliche qualitative Verbesserung für die Finanzabteilung.“

Mithilfe der Personalkostenplanung lassen sich auch Szenarien simulieren – beispielsweise, wie sich geplante Personalmaßnahmen oder eine angekündigte Tarif-/Besoldungsanpassung auf den Haushalt auswirken – und anschließend aus verschiedenen Perspektiven vergleichen – zum Beispiel: Auswirkungen insgesamt, je Sachkonto, je Kostenstelle, je Mitarbeiter. Das gleiche gilt für Gegenüberstellungen älterer mit neuen Planungen. Aktuell setzt die GPA die Kommboss-Module ebenso zur Verwaltung aller Personal-/Stellenstammdaten, zur optimierten Bewerberverwaltung und für das Qualifizierungsmanagement ein.

Fazit

Christian Stadler und seine Kollegen sind mit ihrer neuen Lösung zufrieden. „Für uns zählte nicht nur das Design“, kommentiert der Projektleiter die damalige Entscheidung für die GfOP-Lösung. „Auch der sehr strukturierte und sehr logische Aufbau sowohl der Software als auch einzelner Funktionalitäten waren und sind wichtig für uns. Sehr wertvoll und nützlich für uns sind vor allem auch die technischen Möglichkeiten zur Abbildung konkret geplanter oder fiktiver Neueinstellungen, Beendigungen von Dienstverhältnissen, Beförderungen, Arbeitszeitänderungen bis hin zu geänderten Kostenstellenzuordnungen.“

Auf die Frage, ob es gelungen sei, durch den Einsatz der neuen Lösung eine mess- oder spürbare Verbesserung gegenüber früher erreicht zu haben, antwortet er: „Ja, auf Seiten betrieblicher Abläufe. Und wir konnten Kosten senken! Nachdem alle Einrichtungsarbeiten abgeschlossen und viele manuelle Schritte sowie die Ermittlung spezifischer Kalkulationssätze entfielen, lässt sich die Personalkostenplanung nun noch schneller durchführen als bisher“, bestätigt er, „und darüber hinaus ist sie auch weniger fehleranfällig und viel detaillierter als eine Excel-Lösung. Und nicht weniger wichtig ist der hohe Anspruch an den Datenschutz, für den GfOP sogar über eine öffentlich-rechtliche Zertifizierung verfügt.“

Auch die Mitarbeiter empfinden den Umgang mit der Software laut Stadler als Erleichterung bei vielen täglichen Arbeitsroutinen. Beispielsweise müssen Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammengefügt werden, und Auswertungen lassen sich nun wesentlich einfacher einrichten und erstellen. Christian Stadler meint abschließend: „Für den Öffentlichen Sektor entwickelt, kann ich daher als Kunde auch von den Vorschlägen und der Weiterentwicklung der Lösung durch andere Kunden profitieren.“

Das nächste Projekt steht bereits an: Gemeinsam mit GfOP arbeitet die GPA an der Einbindung eines Kompetenzmodells im Rahmen der Personalentwicklung. Damit soll neben der Erstellung eines Kompetenzkatasters auch eine zentrale Übersicht für eine kompetenzorientierte Personalentwicklung und eine systematische Darstellung von Kompetenzanforderungen und -entwicklungen möglich sein.

Erfahren Sie auf der nächsten Seite mehr über den Nutzen einer Personalkostenplanung – im Interview mit dem Vertriebsbeauftragten Maik Ziegler.

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