Sieben Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

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Tipp 6: Ausreichend Zeit für Kick-off und Testphase einplanen

Nach dem Scannen der Akten sollte in einem Kick-off-Termin das weitere Vorgehen ausführlich und detailliert besprochen werden. In dieser Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Register- und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert.

Deshalb ist es wichtig, dass möglichst alle im Unternehmen beteiligten Mitarbeiter aus dem HR- und IT-Bereich wie auch das Projektteam des Anbieters involviert werden.

Wer sich bei der Spezifikation genügend Zeit nimmt, der muss hinterher weniger nachjustieren – Implementierung und Testphase laufen dafür dann um so zügiger durch. Und wer seinen Beschäftigten ohnehin den Zugriff auf die digitalen Personaldaten als ESS (Employee Self Servives) ermöglicht, der kann die Daten auch gleich durch die Mitarbeiter selbst überprüfen lassen.

Hierzu sollte jeder Mitarbeiter via Web Zugriff auf einen Testserver erhalten, um die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte zu prüfen.

Tipp 7: Keinesfalls an Schulungskosten sparen

Auch wenn Usability und Nutzerergonomie bei modernen Softwarelösungen einen hohen Stellenwert haben, sollte auf gar keinen Fall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden. Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich.

Nur wenn eine breite Akzeptanz erreicht wird, lässt sich die digitale Personalakte sukzessiv zu einem Werkzeug für mehr Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterentwickeln. Davon profitieren schließlich alle Mitarbeiter.

Dr. Martin Grentzer, Vorstand der Aconso AG.

* Dr. Martin Grentzer ist Vorstand der Aconso AG

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