Anbieter zum Thema

Detecon International GmbH

Materna Information & Communications SE

Governikus GmbH & Co. KG

mgm technology partners GmbH

Kostendruck und Personalmangel sorgen für Hemmungen

Trotz der Fördermittel des Bundes und der Länder, sind in der Regel Eigenmittel erforderlich, die von den Kommunen selbst aufgebracht werden müssen. Hinzu kommt, dass das Risiko einer Ablehnung der Förderanträge die Haushaltsplanung der Kommunen erschwert. Doch sind die Anträge erst einmal bewilligt, braucht es für die Umsetzung der geplanten Digitalisierungsprojekte qualifiziertes Personal und zeitliche Kapazitäten. Diese Ressourcen sind vor allem in kleinen Gemeinden knapp, weshalb viele davon absehen, den Weg zur Förderung überhaupt zu beschreiten.

Die Folge: Die Verwaltungen bleiben im operativen Tagesgeschäft stecken – ohne Raum für die Weiterentwicklung ihrer Dienstleistungen. Das wirkt sich nicht nur negativ auf die Zufriedenheit der Bürger aus, sondern verwehrt auch Potenziale für interne Prozessoptimierungen. Digitale Prozesse können beispielsweise die Bearbeitung von Bürgeranliegen beschleunigen, Informationen innerhalb der Organisation schneller verfügbar machen und den Informationsaustausch mit anderen Ämtern vereinfachen. Nicht minder relevant: Eine moderne Verwaltung mit fortgeschrittenem Digitalisierungsstand kann neue Bewerber und Bewerberinnen anziehen.

Bildergalerie

Um aus dieser Sackgasse zu entkommen, müssen die Führungskräfte dem bestehenden Personal Kapazitäten für die zeitintensiven Digitalisierungsprozesse einräumen. Das bedeutet auch, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen teilweise von anderen Aufgaben zu befreien. Dazu braucht es Führungskräfte, die sich in hohem Maße mit der Digitalisierung identifizieren und bereit sind, dafür auch vorhandene Budgets einzusetzen. Sie müssen die notwendigen internen Strukturen schaffen und sich von starren Strukturen und Hierarchieebenen verabschieden.

Diese Herausforderung sehen auch die Befragten der Studie „Zukunft gestalten: Erfolgsfaktoren zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ mit 73 Prozent als eine der Hauptursachen für den geringen Digitalisierungsgrad. Diese Einschätzung teilen nicht nur die Verwaltungen, sondern auch die befragten IT-Dienstleister, die mit Verwaltungen zusammenarbeiten. Darüber hinaus sind Personalentwicklungskonzepte und gezielte Schulungen unerlässlich, um die Mitarbeitenden für die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten zu rüsten.

Ohne Strategie kein strukturiertes Vorgehen

Die Detecon-Studie zeigt auch: Den Kommunen ist bewusst, dass sie digitaler werden müssen. Eine deutliche Mehrheit erkennt die Bedeutung des OZG und sieht mehr Nutzen als Defizite in der Verwaltungsdigitalisierung. Was jedoch fehlt, ist ein einheitliches Verständnis von Digitalisierung und eine Vision, wie die Umsetzung aussieht. Digitalisierung wird meist zu technisch betrachtet, was viele Entscheider*innen in den Behörden abschreckt. Dabei geht es vielmehr um optimierte Prozesse, Systematik und das nötige Mindset als um die Technik an und für sich.

Gemeinden müssen Digitalisierung zur Chefsache machen und ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, digitale Initiativen aktiv voranzutreiben. Gleichzeitig ist die Führungsebene gefordert, eine Kultur des digitalen Wandels zu fördern, die die Mitarbeiter motiviert, Teil der Transformation zu werden. Dabei müssen Führungskräfte viele Themenfelder berücksichtigen: angefangen bei den Fachverfahren über die Kollaboration und Kommunikation bis hin zu Themen wie Governance, Datenmanagement und -sicherheit.

Um die Vision umzusetzen, ist eine daraus abgeleitete Digitalisierungsstrategie erforderlich. Sie gibt eine kurz-, mittel- und langfristige Perspektive vor, aus der sich die Schlüsselprojekte ableiten. Allerdings zeigt die Studie bei der Frage nach einer vorhandenen Digitalisierungsstrategie eine Diskrepanz zwischen kleinen und großen Kommunen. Denn während in kleinen Kommunen 35 Prozent angeben, eine Digitalisierungsstrategie entwickelt und formuliert zu haben, sind es in größeren Kommunen 60 Prozent.

Auch in anderen Kategorien, wie der Umsetzung der E-Akte oder dem Fortschritt bei mobilen Zugängen, schneiden die größeren Kommunen besser ab als die kleineren. Das verdeutlicht, wie hilfreich eine klare Strategie für die zügige Umsetzung weiterer Digitalisierungsthemen ist.

Auf der nächsten Seite: Kooperation auf allen Ebenen.

(ID:49760070)