Moderner Dokumenten-Scanner? Mit integrierbaren Scannern die Verwaltung digitalisieren

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Deutschland hinkt bei der digitalen Verwaltung weiter hinterher – trotz neuem Digitalministerium und gesetzlichem Zeitdruck durch das OZG. Christoph Lubinus, Vertriebsleiter Scan bei der Epson Deutschland GmbH, beleuchtet in seinem Gastbeitrag, wie integrierte Systeme, optimierte Prozesse und ein moderner Scanner den Bürgerservice effizienter gestalten. Dabei wird deutlich, warum Kommunen beim Umstieg auf E-Akten nicht nur Scanner brauchen, sondern auch klare Richtlinien.

Um die Digitalisierungswende in Deutschland zu schaffen, hat die schwarz-rote Koalition erstmals ein Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) ins Leben gerufen. Dennoch erreicht Deutschland beim aktuellen Bitkom-DESI-Index, der den Digitalisierungsfortschritt der EU-Länder vergleicht, im Bereich „Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung“ weiterhin nur Rang 21 von 27. Spitzenreiter ist hier Malta, gefolgt von Estland und Finnland.

Bitkom-DESI-Index 2025

„Unter der Ampelregierung ist Deutschland digital zurückgefallen“

Dabei drängt für Städte und Gemeinden aufgrund des im Jahr 2024 verabschiedeten OZG-Änderungsgesetzes die Zeit. Vier Jahre nach dessen Inkrafttreten entsteht ein einklagbarer Rechtsanspruch auf digitale Verwaltungsleistungen. Verbunden damit sind zahlreiche Anwendungsfelder, vor allem die Einführung elektronischer Akten (E-Akten) mit dem Ziel einer effizienteren Verwaltung und eines leichteren Zugangs zu Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger. Über die gesetzliche Verpflichtung hinaus bietet die Digitalisierung aber auch die Chance, den Bürgerservice zu optimieren, Kosten zu senken und Prozesse zu verschlanken.

Dokumente digitalisieren ist mehr als nur scannen

Wenn sich eine Kommune digitaler aufstellen will, dann ist sie nicht nur gefordert, geeignete Hard- und Softwarelösungen zu beschaffen. Entscheidend ist, die Prozesse ganzheitlich zu betrachten und darauf zu achten, dass Hard- und Software nahtlos ineinandergreifen. Dabei kommt in der Regel schnell die Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR-Resiscan) ins Spiel. Wichtig: Scanner selbst können nicht nach TR-Resiscan zertifiziert werden, da sie lediglich die Digitalisierung übernehmen. Wesentliche Kriterien der Richtlinie wie die Sicherstellung von Integrität (keine unbemerkten Änderungen), Authentizität (eindeutige Herkunft), Nachvollziehbarkeit oder Vertraulichkeit von Daten und Dokumenten müssen durch die verwendeten Software-Lösungen sowie eine detaillierte Verfahrensdokumentation sichergestellt werden. Die Sicherstellung der Integrität des gescannten Dokuments geschieht bislang in den meisten Fällen durch zusätzliche Software von Scanner-Herstellern. Der Idealfall ist das meistens nicht, denn durch herstellerspezifische Software ist man an die jeweilige Marke gebunden, da im Regelfall nur die herstellereigenen Scanner unterstützt werden. Dies mag anfänglich unproblematisch sein, aber wenn zum Beispiel weitere Fachverfahren oder neue Funktionen bestehender Verfahren eingeführt werden sollen, kann die jeweilige Hersteller-Software limitierend wirken.

Unabhängig davon aber, ob Städte und Gemeinden TR-Resiscan umsetzen, ist mit der Digitalisierung weitaus mehr verbunden als nur das Scannen von Papier. Verantwortliche müssen die bestehenden Prozesse beleuchten und konsequent optimieren. Denn werden analoge Abläufe eins zu eins in digitale Prozesse überführt, haben Kommunen – außer einem geringeren Platzbedarf und schnelleren Zugriff auf ihre Dokumente – nicht viel gewonnen.

Effizienz im Bürgerbüro steigern

Idealerweise starten Kommunen ihre Digitalisierungsinitiative in einem Bereich wie im Bürgerbüro. Hier werden zahlreiche Anliegen bearbeitet, bei denen unterschiedliche Unterlagen benötigt werden, die von unterschiedlichen Papierformaten und heterogenem Beleggut geprägt sind. Hierzu zählen Quittungen, Dokumente aus dünnem Papier oder Personalausweise. Kommt ein herkömmlicher Scanner oder ein Multifunktionsgerät zum Einsatz, muss das Beleggut zeitaufwändig vorsortiert werden. Daher empfiehlt sich ein Dokumenten-Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug und zuverlässiger Schräglagenkorrektur. Wichtig ist auch eine hohe Bildqualität, die durch automatische Textoptimierung, Kantenkorrektur und effektive Schattenentfernung gewährleistet wird. Zudem sind die Netzwerkfähigkeit und die Unterstützung verschiedener Authentifizierungsoptionen, wie PIN- bzw. Passworteingabe oder der Einsatz eines Kartenlesers, empfehlenswert. Mit Blick auf die Nachhaltigkeit gewinnen schließlich ein geringer Stromverbrauch des Scanners im Betrieb und im Ruhemodus sowie die Verwendung von recyceltem Kunststoff an Bedeutung.

Nahtlose Systemanbindung als weiteres Entscheidungskriterium

Scanner sollten sich überdies nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen, da sie nur ein Teil einer Gesamtlösung zur Prozessoptimierung sind, die im Rahmen einer Digitalisierungsinitiative in Angriff genommen werden sollte. Sind die Scanner mit einer Integrationsplattform und einem zentralen Dokumenten-Management-System oder den jeweiligen Fachanwendungen verbunden, können die Digitalisate hier direkt bearbeitet werden. Besonders praktisch ist ein individuell konfigurierbares Scanner-Display, über das Anwender je nach Dokumentenart direkt steuern können, in welcher Applikation das Dokument nach der Digitalisierung zur Verfügung gestellt wird.

Als weiterer Vorteil der Integrationsfähigkeit von Scannern sind öffentliche Verwaltungen flexibel aufgestellt, sobald die Fachämter auf den Digitalisierungszug aufspringen. Dann können diese ihre spezifischen Anwendungen über eine Integrationsplattform mit den Scannern verbinden. Mittelfristig sollen zudem die Bestandsakten durch E-Akten ersetzt werden. Dadurch können öffentliche Verwaltungen ihre Effizienz weiter steigern, da das aufwändige Suchen in Papierakten entfällt und Bürgeranliegen, etwa Anträge auf Baugenehmigungen, schneller bearbeitet werden.

Fazit

Kommunen sollten ihre Digitalisierungsprojekte pragmatisch, aber strukturiert angehen und beispielsweise mit dem Bürgerbüro beginnen. Mit modernen Dokumenten-Scannern lassen sich sowohl die dort täglich anfallenden Unterlagen als auch Bestandsakten effizient digitalisieren und in automatisierte Abläufe überführen. Dies verkürzt Bearbeitungszeiten und erhöht Datenverfügbarkeit sowie Transparenz. Zugleich können Kommunen dem OZG-Änderungsgesetz Rechnung tragen und ihren Bürgerinnen und Bürgern einen digitalen Zugang zu Verwaltungsleistungen ermöglichen. Eine Integrationsplattform fungiert dabei als Bindeglied zwischen Scanner-Hardware und bereits vorhandenen sowie künftigen Fachanwendungen – und ebnet so den Weg für eine nachhaltig digitalisierte Verwaltung.

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