Virtuelles Bauamt Landkreis Nienburg/Weser genehmigt digital

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Nach 15 Monaten mit einem vollständig digitalen Baugenehmigungsprozess zieht der Landkreis Nienburg/Weser ein positives Resümee: Mehr Transparenz und kürzere Laufzeiten machen Lust auf mehr, wie Fachbereichsleiterin Angelika Sack erläutert.

Der Landkreis Nienburg/Weser macht es bereits seit mehreren Jahren möglich, Bauanträge elektronisch einzureichen. In der Vergangenheit erfolgte die Sachbearbeitung allerdings nicht vollständig digital, und auch die Kommunikation mit Bauherren bzw. Entwurfsverfassern fand federführend noch in Papierform statt. Seit dem Jahresbeginn 2024 sind Antragstellung, Sachbearbeitung und Kommunikation zwischen den Beteiligten nun medienbruchfrei ausschließlich digital – in einem Volumen von rund 650 Baugenehmigungsverfahren pro Jahr. Auch die Auslieferung der Baugenehmigungen an die Entwurfsverfasser geschieht inzwischen nur noch online im Projektraum.

Mut zahlt sich aus, Hürden kommen sowieso

Die ausschließlich digitale Bearbeitung von Baugenehmigungsverfahren erforderte im Landkreis eine intensive Anpassung der bestehenden Prozesse. Entscheidend war hierbei eine neue Denkweise: Es geht nicht darum, Analoges zu digitalisieren, sondern um ein Neudenken der Verfahrensabläufe. Dieser Prozess benötigte Zeit und führte im Verlauf zu stets neuen Anforderungen und Herausforderungen, auf die agil reagiert werden musste. Entscheidend ist nicht, sofort eine komplett fertige Lösung zu haben, sondern einfach anzufangen – getreu dem Motto „Start before you're ready“.

Zu den Hürden gehörte, dass wie vielerorts auch im Landkreis Nienburg/Weser trotz entsprechender Informationsmaßnahmen die Entwurfsverfasser nicht auf den Start der ausschließlich und verpflichtend digitalen Antragstellung in Niedersachsen zum 1.1.2024 vorbereitet waren. Viele hatten den Aufwand auf ihrer Seite ein gutes Stück weit unterschätzt und damit zunächst erhebliche Probleme, Anträge korrekt digital zu übermitteln. Insbesondere die Nutzung der BundID unter Verwendung der persönlichen Online-Ausweis-Funktion stellte eine besondere Herausforderung dar und auch die Anforderungen an elektronische Dokumente wie eine qualifizierte elektronische Signatur, das Format PDF-A und anderes wurden nur selten erfüllt. Hier hat es rund sechs Monate gedauert, bis sich dieser Prozess seitens der Entwurfsverfasser halbwegs eingespielt hatte.

Bündel an positiven Veränderungen durch die Digitalisierung

In Summe konnte der Landkreis seit der Einführung des elektronischen Verfahrens jedoch ein ganzes Bündel an positiven Veränderungen wahrnehmen. So herrscht jetzt deutlich mehr Transparenz über den Stand eines Bauantrags und die Verfügbarkeit der Unterlagen und Daten. Das mobile Arbeiten wurde deutlich verbessert. Daraus resultiert auch eine schnelle Reaktionsmöglichkeit. Verwaltungsintern ist eine Entlastung des Personals spürbar, weil die aufwendige Zuordnung eines analogen Vorgangs im Sinne der Registratur entfällt. Die einhergehende Standardisierung und eine einheitliche Kommunikation über den XBau-Standard verbesserten zudem die Qualität des Prozesses, der Dokumentation und der Kommunikation.

Laufzeiten haben sich verkürzt

Im Vergleich zur rein analogen Bearbeitung hat sich die Laufzeit mit dem digitalen Verfahren merklich verkürzt. Insbesondere das elektronische Beteiligungsverfahren schafft hier einen deutlichen Fortschritt. So können alle beteiligten Stellen zeitgleich statt wie früher nacheinander eingebunden werden. Auch die direkte Kommunikation mit dem Entwurfsverfasser über den Projektraum beschleunigt das Verfahren. Durch den Wegfall von Postläufen kann schneller auf Nachforderungen reagiert werden.

Der Haupteinflussfaktor für die Laufzeit der Baugenehmigungsverfahren ist die Qualität und Vollständigkeit der Antragsunterlagen. Leider hat sich die Qualität durch das digitale Baugenehmigungsverfahren jedoch per se nicht verbessert, sodass hier Potentiale für Laufzeitverbesserungen bislang noch ungenutzt bleiben.

Entwurfsersteller und Bauherren brauchen noch mehr Routine

Auch wenn die Entwurfsverfasser die Anforderungen des digitalen Verfahrens an sie selbst anfangs unterschätzt hatten, ist ihr Feedback insgesamt jedoch positiv, da zunehmend die Vorteile des digitalen Verfahrens wie insbesondere die schnellere Kommunikation geschätzt werden.

Geregelt durch das Bevollmächtigungsverhältnis in der Niedersächsischen Bauordnung (NBauO), kommuniziert die Bauaufsichtsbehörde ausschließlich über den Projektraum. Die Entwurfsverfasser können zwar auch die Bauherren in den Projektraum einladen, tun dies aber nur selten. Dadurch fühlen sich diese teilweise abgehängt, weil sie keine Informationen zum Stand des Baugenehmigungsverfahrens erhalten. Um einer Unzufriedenheit vorzubeugen, sollten deshalb mehr Entwurfsverfasser ihre Bauherren in die digitale Antragsstellung einbinden.

Licht und Schatten bei den beteiligten Stellen

Das Feedback ist stark abhängig von der beteiligten Stelle. Positiv wird das Verfahren von den Stellen bewertet, die auf kommunaler Ebene im Zuständigkeitsbereich nur einer Bauaufsichtsbehörde agieren. Landes- und Bundesbehörden sind mit den elektronischen Beteiligungsverfahren oft überfordert, da sie sich mit einer Fülle an unterschiedlichen Arten der digitalen Einbindung konfrontiert sehen und häufig unterschiedliche Portale für verschiedene Bauaufsichtsbehörden nutzen müssen. Das führt dazu, dass vielfach Stellungnahmen nicht in den Projektraum hochgeladen und somit direkt dem Vorgang zugeordnet werden, sondern per Mail oder postalisch versendet werden. Das konterkariert die Bemühungen zur digitalen Verfahrensführung in den Unteren Bauaufsichtsbehörden und sorgt für Ineffizienz.

Auch die Mitarbeitenden in der Unteren Bauaufsichtsbehörde des Landkreises Nienburg/Weser sehen nach verständlichen anfänglichen Bedenken die Chancen und Vorteile des digitalen Verfahrens wie insbesondere für das mobile Arbeiten. Naturgemäß ist die Umstellung der täglichen Arbeitsprozesse ein stufenweiser und durchaus aufwendiger Prozess, der nicht von heute auf morgen erledigt ist.

Im Ergebnis ist der Landkreis mit dem Start der ausschließlich digitalen Bauantragstellung sehr zufrieden, wobei der hohe Aufwand – sowohl organisatorisch als auch finanziell – nicht unterschätzt werden sollte. Zudem ist es wichtig, einen verlässlichen Partner an der Seite zu haben. In diesem Fall war das die cit GmbH aus Dettingen/Teck, die beim Umstieg stets mit kurzfristigem und qualitativ hochwertigem Support zur Seite stand.

Perspektivisch gesehen schafft das virtuelle Bauamt eine wichtige Grundlage für eine weitergehende Automatisierung und bietet damit eine Fülle an neuen Möglichkeiten für eine moderne, zeitgerechte Verwaltungsdienstleistung.

Fakt ist aber auch, dass der digitale Antrag und seine digitale Bearbeitung nur ein erster Schritt sind. Nun können weitere Schritte auf dem Weg zur fortschreitenden Automatisierung des Baugenehmigungsprozesses in Angriff genommen werden. Insbesondere das Thema BIM-basierte Regelprüfungen oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bieten hier enorme Potentiale, die es unter Berücksichtigung des allgegenwärtigen Fachkräftemangels – vor allem im ländlichen Raum – zu nutzen gilt.

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