Best Practice Digitalisierung in der Verwaltung Kreis Soest steuert dezentrale Einheiten mit Controlling-Software

Controlling als solches ist zunächst einmal an kein spezielles Werkzeug gebunden. Haushaltszahlen vergleichen kann man auch mit Stift und Papier oder mittels Excel-Tabellen. Früher als die meisten Verwaltungen ist der Kreis Soest einen besseren Weg gegangen und hat eine webbasierte Business-Intelligence-Lösung eingeführt, das „KommunalCockpit“ von TimetoAct.

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Eine zielorientierte Verwaltungssteuerung entsprechend der Richtlinien des Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF) war die Vision von Bodo Gerlach, Abteilungsleiter Finanzwirtschaft der Kreisverwaltung Soest. Im Zuge der Umstrukturierung und Einführung eines von der KGST favorisierten Steuerungsmodells beschäftigte sich die Kreisverwaltung 1995 (da-mals noch mit kameraler Buchführung), erstmals mit Controlling.

Excel war das Arbeitsmittel dafür, mit dem Schritt für Schritt auch ein Berichtswesen aufgebaut wurde. Dezentrale Einheiten lassen sich jedoch nur schwer steuern, wenn jede Abteilung mit ihren lokalen Excel-Daten operiert und diese innerhalb der Verwaltung verschickt, verglichen und konsolidiert werden müssen.

Von einer einheitlichen Business-Intelligence (BI)-Lösung versprach sich die Soester Kreisverwaltung mehr Transparenz und Flexibilität in den Auswertungen, sicherere Planung sowie Budgetierung. Dezentrale Einheiten lassen sich damit im Sinne der Gesamtverwaltung steuern.

2004 wurde die multidimensionale Datenbank „Alea“ von MIS eingeführt. Sie gehört inzwischen zum BI-Anbieter Infor, ist Bestandteil der Infor BI-Suite und damit des „Kommunal-Cockpits“, der auf Infor basierenden Branchenlösung der TimetoAct Software & Consulting GmbH. Der BI-Spezialist unterstützte die Kreisverwaltung, mit dem KommunalCockpit ein Berichtswesen aufzubauen mit Leistungs- und Finanzcontrolling als integralen Bestandteilen. So gelang es den Soestern, das System von Beginn an zweigleisig zu nutzen: für Berichte sowie um damit Haushaltspläne zu erstellen und auszudrucken.

Planungs- und Berichtsmasken selbst erstellen

Infor bildet die unterjährigen, jährigen und mehrjährigen Berichtswesen mit Prognosen und Kommentaren ab. Das System stellt den Haushalt, die Haushaltsplanung sowie den Jahresabschluss inklusive Kennzahlen und Zielen dar, unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen Anforderungen des NKF. Anwendern eröffnet es die Möglichkeit, eigenständig Berichte zu erstellen oder neue Datenbestände einzurichten, um dem Self-Service-Gedanken Rechnung zu tragen.

Bei anderen Controlling-Lösungen muss dafür in der Regel der Hersteller eingeschaltet werden, der dies gegen Aufpreis übernimmt. „Es bedurfte nur weniger Schulungsstunden und wir konnten im System bereits viel in Eigenregie erledigen“, so Bodo Gerlach.

Die Controlling-Lösung ergänzt im Landkreis die Rechnungswesensoftware, von der sie tagesaktuell alle Plandaten erhält. Bis vor wenigen Jahren war dies das KIRP-System; nach einem Produktwechsel der Südwestfalen IT (dem Rechenzentrumsdienstleister der Region, von dem auch der Kreis Soest seine Anwendungen bezieht) ist es „newsystem“ von Axians Infoma. Beide Finanzprodukte arbeiten vollkommen unterschiedlich: Während in KIRP Produktziffer und Sachkonto in einem einzigen Element fest verbunden waren, gibt es bei newsystem drei verschiedene Einzelkomponenten – Kostenstelle, Kostenart und Konto –, die man variabel untereinander verbinden kann. Auch bei der Planung und Verbuchung investiver Anschaffungen funktionieren beide Finanzverfahren andersartig (in KIRP über ein Zwischenkonto, bei newsystem aus der Bilanz heraus). Die Infor-Lösung musste daher neu aufgesetzt werden.

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