Best Practice: Eggerding Kleine Gemeinde groß im Digitalisieren

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Mit rund 1.340 Einwohnern leben in der Gemeinde Eggerding in Oberösterreich weniger Menschen, als in manchen Unternehmen arbeiten. Doch mit dem Einsatz moderner Verwaltungstechnologie für das Dokumentenmanagement zeigt das Gemeindeamt, dass Digitalisierung keine Frage der Größe ist.

Häufig bleibt die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung auf halbem Weg stehen. Während Bürger ihren Antrag schnell und einfach über ein Online-Format absenden, druckt in der Amtsstube der Drucker die Dokumente zur Bearbeitung auf Papier aus – sicherheitshalber auch gerne in dreifacher Ausführung. Das trägt weder zur digitalen Transformation noch zur Nachhaltigkeit bei. Vor allem aber verhindert es, dass Verwaltungsmitarbeitende effektiv entlastet werden und Workflows einfacher und schneller von der Hand gehen.

Digitales Dokumentenmanagement bedeutet heute mehr als nur die Abkehr vom Papier. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es, Information digital abzurufen, sie entlang eines definierten, automatisierten Prozesses zu bearbeiten und über unterschiedliche Endgeräte verschiedenen Stakeholdern zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig erfüllen die Systeme hohe Sicherheits- und Compliance-Standards – auch, was die rechtskonforme Archivierung sowie den Datenschutz angeht. Mit der Cloud als Speicherort liegt mittlerweile auch die nötige Infrastruktur vor, um DMS einfach und flexibel mit anderen Datenquellen (z. B. ERP, CRM) zu verknüpfen.

DMS in der Gemeinde Eggerding

Das Gemeindeamt Eggerding in Oberösterreich hat in ein solches modernes DMS investiert. Die gerade einmal vier Mitarbeitenden in der Verwaltung kümmern sich um die typischen Aufgaben im Bürgerbüro, Bauamt, Meldeamt und Standesamt. Noch vor wenigen Jahren mussten sie dabei auf eine veraltete Infrastruktur zurückgreifen, die Aktenordner nahmen teilweise mehr Platz im Büro ein als die tatsächliche Arbeitsfläche. Immerhin wandern auch in der kleinen Gemeinde rund 4.000 Rechnungen pro Jahr über die Schreibtische.

Um innerhalb der Buchhaltung für Entlastung zu sorgen, entschied sich die Gemeinde für die Einführung eines digitalen DMS und führte im Frühjahr 2019 „easy invoice“ des Anbieters easy software ein. Die Rechnungsmanagementlösung kann nach Angaben des Anbieters tausende von Rechnungen am Tag verarbeiten, von der Prüfung über die Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Durch die hohe Automatisierung sollen Workflows in den Buchhaltungsabteilungen im Schnitt zwölfmal schneller ablaufen, so dass Mitarbeitende wieder mehr Zeit für zentrale Aufgaben haben.

Aus dem Rathaus

„Wir haben zu wenig Geld“

Die Gemeinde Eggerding spürte diesen Effizienzgewinn sofort. Statt wie vorher für einen Vorgang mehrere Räume oder Regale zu durchforsten, können sie nun sicher und schnell digital auf die Dokumente zugreifen und sparen so jeden Tag wertvolle Minuten. Insgesamt gehen die Arbeitsabläufe laut den Mitarbeitern jetzt um mindestens 30 Prozent schneller.

Die größte Zeitersparnis erlebt das Gemeindeamt im Freigabe-Flow von Rechnungen. Im Normalfall durchläuft jede Rechnung drei Stufen: von der Buchhaltung über die Amtsleitung bis zum Bürgermeister, der seine Unterschrift daruntersetzt. Bis die Freigabe unter Dach und Fach war, dauerte es vor der Digitalisierung nicht selten drei bis vier Tage. Zumal der Bürgermeister häufig in der Gemeinde unterwegs ist und nur ein- bis zweimal pro Woche tatsächlich vor Ort im Gemeindeamt arbeitet.

Mit dem neuen DMS sind die Rechnungen nun von überall mobil abrufbar, für den sicheren Zugriff auf die Dokumente erfolgt das Login über einen VPN-Client. Unterzeichnet wird per digitaler Signatur. Das Ergebnis: Kaum eine Freigabe dauert heute länger als einen Tag.

Ab in den Schredder

Einen weiteren Schritt hin zur Digitalisierung machte die Gemeinde auch bei der Archivierung der älteren Akten, die immer noch in Papierform im Regal lagern. Ganz pragmatisch wurden relevante Dokumente rückwirkend digitalisiert, darunter Verhandlungsschriften, Personalakten und Verträge. Das Scannen der jeweiligen Dokumente verlief Schritt für Schritt und braucht kaum Zeit: Das DMS liest die Akten eigenständig aus und sortiert die Dateien nach definierten Kriterien (z. B. Datum). So landeten schließlich sämtliche Akten systematisch abgelegt im digitalen Archiv.

Heute hört man im Gemeindeamt nur noch selten den Drucker. Lieferanten und Geschäftspartner schicken ihre Rechnungen größtenteils per Mail – was auf beiden Seiten Papier und Stress reduziert. Auch Bürger und Bürgerinnen können Formulare digital im PDF-Format ausfüllen und per Mail einreichen. Eine hochkomplexe und überteuerte Software-Lösung war für diesen Schritt nicht nötig.

Aus dem Rathaus

„Erst mal machen und notfalls entschuldigen“

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