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Gerade die Aspekte Ethik, ­Akzeptanz und Datenschutz werden häufig als Barrieren genannt. Wie lassen sich diese überwinden?

Krellmann: Neben Ethik, Akzeptanz und Datenschutz sind noch zwei sehr zentrale Hemmnisse zu ergänzen: Zum einen gibt es zu viele rechtliche Restriktionen auf Bundes- und EU-Ebene (z. B. § 35a im Verwaltungsverfahrensgesetz), die es Kommunalverwaltungen erschweren, mit KI-Anwendungen zu experimentieren und die Mehrwerte von KI überhaupt real zu erfahren. Zudem stellen wir fest, dass es in vielen Verwaltungen noch an einem stringenten Prozessmanagement mangelt. Dabei sind gerade Verwaltungsprozesse die Ausgangsbasis für KI-Projekte. Bei all den genannten Hürden braucht es vor allem einen offeneren Dialog auf allen föderalen Ebenen, der die Möglichkeiten bzw. Mehrwerte von KI für Verwaltungen in den Vordergrund stellt und gerade (datenschutz-)rechtliche Hürden aus dem Weg räumt. Nur so kann KI Schritt für Schritt greifbarer werden und damit Ängsten und Vorurteilen entgegengewirkt werden.

Wie bedeutsam ist in diesem Zusammenhang der Blick Richtung EU und KI-Risikoklassen?

Krellmann: Der Blick in Richtung EU ist aus unserer Sicht besonders wichtig. Positiv ist, dass das Thema KI auf EU-Ebene bereits seit vielen Jahren diskutiert und teilweise vorangetrieben wird. Die EU verfolgt einen risikobasierten Ansatz zur Klassifizierung von KI-Anwendungen (KI-Risikoklassen). Dieser Ansatz ist auch für Kommunen interessant. Zum einen, weil der Rechtsrahmen auch für Kommunen als Anwender oder Anbieter gelten wird, zum anderen, weil die Risikoklassen mit praktischen Beispielen für unterschiedlich risikobehaftete Anwendungen unterlegt werden können, die bereits bei der Priorisierung einzelner Prozesse für den Einsatz von KI herangezogen werden können.

Halten Sie – neben den EU-Vorgaben – rechtliche Vorgaben auf Bundesebene für sinnvoller als länderspezifische Regelungen?

Hörmeyer: Grundsätzlich bedarf es einer bundeseinheitlichen Regelung zur verstärkten Zulassung des Einsatzes von KI-Lösungen in Verwaltungsverfahren. Derzeit verhindert dies noch § 35a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Dieser sieht vor, dass Verwaltungsverfahren nur dann vollständig durch automatisierte Einrichtungen erledigt werden dürfen, wenn dies durch besondere Rechtsvorschrift zugelassen ist und kein Ermessens- oder Beurteilungsspielraum besteht. Diese Regelung bezieht sich allgemein auf die Automatisierung von Prozessen mit Außenwirkung, schließt damit aber auch den Einsatz von KI ein. Für die Prozessbetrachtung bedeutet diese Rahmenbedingung, dass eine Automatisierung mit Hilfe von KI – zumindest in Bezug auf den Verwaltungsakt – ausscheidet, soweit eine fachgesetzliche Ermächtigung fehlt und/oder Ermessens- und Beurteilungsspielräume für die Verwaltung gesetzlich vorgesehen sind.

Einige Länder schaffen Regelungen wie Experimentierklauseln. Dies ist hilfreich. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass keine länderspezifischen „Flickenteppiche“ entstehen. Länderübergreifend einheitliche Regelungen fördern den zielgerichteten und effizienten Einsatz von KI-Lösungen in Verwaltungsprozessen.

Welche Tipps haben Sie für Kommunen, die KI für sich nutzen möchten? Wie sollte das strategische Vorgehen aussehen?

Krellmann: In unserem Denk­anstoß stellen wir einige Empfehlungen und Ansätze vor. In der ­Gesamtschau sehen wir drei zen­trale Punkte:

• In einem ersten Schritt sollten Kommunen, die sich mit dem Thema KI befassen wollen, aufgrund des § 35a des Verwaltungsverfahrensgesetzes nicht die Prozesse in den Blick nehmen, die einen Ermessens- und Beurteilungsspielraum für Verwaltungsentscheidungen vorsehen. Auch die eigenen Satzungen sollten Kommunen dementsprechend möglichst „KI-freundlich“ gestalten.

• Kommunalverwaltungen sollten bei der Entscheidung über den Einsatz von KI nicht immer einen vollständigen Verwaltungsprozess in den Blick nehmen. Häufig ist es einfacher, zunächst einen Teilprozess zu analysieren und – wenn passend – KI-unterstützt zu optimieren (zum Beispiel die KI-gestützte Vorabprüfung von Anträgen). So können Stück für Stück im Rahmen der rechtlichen Regelungen Prozesse rationalisiert werden.

• Kommunalverwaltungen sollten den Markt auf etablierte und ­auditierte KI-Lösungen sichten. Bundesweit einheitliche Standards und Zertifizierungen, gerade auch mit Blick auf die EU-Risikoklassen, würden den ­Beschaffungsprozess für Kommunalverwaltungen verein­fachen und risikoärmer gestalten.

Die Gesprächspartner:
Anika Krellmann ist Referentin im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement.
Matthias Hörmeyer ist Referent im KGSt-Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement.

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