Best Practice: Germering Keine Angst vor gebrauchter Software

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Helmut Fetsch, IT-Leiter der Großen Kreisstadt Germering, erläutert die Herausforderungen der Digitalisierung für kleine Kommunen – und, warum sich seine Stadt für gebrauchte Software-Lizenzen entschieden hat.

Bei der Digitalisierung hinkt Deutschland hinterher. Das zeigt der „Digital Economy and Society Index“, der misst, wie digital die Verwaltungen in Europa sind. Demzufolge belegte Deutschland im vergangenen Jahr Platz 21 von 35. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist noch so ein Indikator: Bis Ende 2022 hätten bekanntlich 575 Verwaltungsleistungen online zugänglich gemacht werden müssen. Davon umgesetzt waren zu Mitte Juni 2023 im bundesweiten Durchschnitt etwa 22 Prozent. Warum ist das so? Was hält die Länder und Kommunen auf? Warum sind wir nicht längst viel fortschrittlicher?

Es reicht nicht zu sagen: Das muss jetzt!

Wir haben darüber mit dem IT-Verantwortlichen der Großen Kreisstadt Germering gesprochen. Die 41.262-Einwohner-Gemeinde vor den Toren Münchens beschäftigt knapp 500 Mitarbeitende, 150 an Computerarbeitsplätzen. Die werden von sieben IT-Fachleuten betreut, die auch für die digitale Ausstattung der Grund- und Mittelschulen zuständig sind. Germering stellt seinen Bürgern bis dato 52 der 575 OZG-Leistungen online bereit. Seit kurzem leistet sich die Stadt sogar eine Digitalisierungsbeauftragte. „Damit alles schnittstellen- und medienbruchfrei erfolgt und nicht doch wieder ausgedruckt wird“, wie Helmut Fetsch sagt.

Fragt man den IT-Leiter, ob es ihn ärgere, wenn Deutschland bei der digitalen Verwaltung auf den hinteren Rängen in Europa landet oder wenn Bundeskanzler Scholz Unverständnis für die mangelnde Digitalisierung in Ausländerbehörden äußert, sagt er: „Da müssen sich übergeordnete Stellen an die Nase fassen. Es reicht nicht zu sagen: Das muss jetzt! Wie soll das gehen bei kleinen Kommunen mit 500 Einwohnern? Bei einem Rathaus, in dem einer alles macht?“

Posteingang verscannen – schon das ein Riesenprojekt

Als Beispiel für den Aufwand, der hinter der Digitalisierung steht, nennt er das Projekt „Posteingang verscannen und zentral verteilen“. „Das ist ein Riesenprojekt, für das es unter anderem flächendeckend dieselben Lizenzen braucht.“ Damit ist man beim Föderalismus angekommen. Olaf Scholz moniert, dass elektronische Akten nicht von Ausländerbehörde zu Ausländerbehörde verschickt werden können. Stattdessen würden ganze Aktenordner eingescannt. Verlässt ein Antragstellender das Bundesland, muss alles ausgedruckt werden, weil eine andere Ausländerbehörde die Daten nicht digital empfangen kann. Eine konsequente länderübergreifende Umsetzung der Digitalstrategie, die das ermöglicht, würde laut Helmut Fetsch eine Reform von Staat und Verwaltung bedingen. „Solange jedes Dorf eine andere, eigene Lösung entwickelt, kann keine gemeinsame Linie gefahren werden.“

Lizenzverwaltung als Hemmschuh

Ein Hemmschuh ist die bereits erwähnte Lizenzierung der Behörden. Flächendeckend einheitlich müsste diese sein, um den reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Doch obwohl in den meisten Amtsstuben in Deutschland Office, Windows und Microsoft Server Standard sind, gibt es nicht einmal bei der Anwendersoftware Konsens. Schon Office365 ist ein heißes Eisen, denn die Datenschutzbeauftragten der Länder bewerten die Cloud unterschiedlich. „Auf gar keinen Fall einsetzen“, sagen die einen. „Daten nur lokal speichern“ (nicht auf Microsoft Servern!), die anderen. Manche Cloud-Lösungen werden zum Ablegen sensibler Daten toleriert. Die Nutzung von „Teams“ hingegen ist umstritten. Und dann gibt es diejenigen, die sagen: „Cloud ist kein Problem.“

Die Cloud: Zukunftsmusik in deutschen Behörden

Helmut Fetsch glaubt, für Kommunen sei es noch Zukunftsmusik, auf M365 zu gehen und alles online abzuwickeln. Auch weil sich die Lizenzmodelle sehr unterscheiden. „Ich muss ja immer beachten: Wann brauche ich Software Assurance, also Upgrade-fähige Lizenzen, was die Sache deutlich teurer macht. Und wann brauche ich die nicht.“

Die technische Entwicklung, sagt er, sei rasant. „Unsere Prozesse sind es nicht.“ In der Großen Kreisstadt Germering kommt noch Office 2016 zum Einsatz. Teilweise werden 2019er Lizenzen mit Downgrade-Recht gekauft. „Die funktionieren noch die nächsten zehn Jahre und sind günstiger als jede Cloud.“

2022 hat seine IT-Abteilung für 13.000 Euro Software angeschafft. Die Volumenlizenzen für Microsoft Office, Remote Desktop Server und Windows Server Datacenter wurden jedoch nicht neu, sondern gebraucht gekauft. Ältere Lizenzen, die die Behörde nicht mehr benötigte, hat sie in diesem Zuge verkauft. So kam noch Geld für die Anschaffung herein. Vertragspartner war in beiden Fällen die Vendosoft GmbH, ein auf Gebrauchtsoftware spezialisierter Microsoft Solutions Provider. Der entpuppte sich als Segen für Helmut Fetsch und sein Team, denen die ständigen Änderungen der Lizenzmodelle und -bestimmungen Probleme bereiten. „Microsoft ist ein Dschungel, ein Irrsinn! Keine Chance, da lizenzrechtlich auf dem aktuellen Stand zu bleiben.“

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