Freistaat optimiert Verwaltungsprozesse IKT-Vorhabensmanagement sorgt in Bayern für Synergien und Effizienz

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Im gesamten bayerischen Behördennetz sind nun alle Prozesse zur Beantragung und Genehmigung von IKT-Vorhaben ressortübergreifend digitalisiert. Mit workflowbasierten Formularassistenten wird eine Vereinfachung komplexer Prozesse erreicht.

Ob es um die Beschaffung 50 neuer Arbeitsplatzrechner geht oder die Entwicklung einer Fachanwendung in Auftrag gegeben werden soll – alle staatlichen Behörden in Bayern müssen ihre IKT-Vorhaben (Informations- und Kommunikationstechnik) anzeigen und vom Staatsministerium für Digitales genehmigen lassen.

Bisher wurde dafür eine Altanwendung genutzt, bei der der komplexe Genehmigungsprozess teilweise noch in Papierform erfolgte, somit lange dauerte und unübersichtlich war.

Antrags- und Genehmigungsprozess

Nachdem die bisherige Software am Ende ihres Lebenszyklus angelangt war, entschloss man sich in der bayerischen Staatsverwaltung dazu, eine neue Fachanwendung für das IKT-Vorhabensmanagement zu entwickeln. Das neue Verfahren sollte den bisherigen Ablauf technisch optimieren sowie die Nutzung modernisieren und fachlich ergänzen. Ziel war es, die Antragstellung von IKT-Vorhaben in den einzelnen Behörden, die interne Abstimmung, die Prüfung der Vorhaben sowie deren Verbescheidung und Dokumentation zu verschlanken und zu vereinfachen. Der Genehmigungsprozess sollte mit dem neuen papierlosen Verfahren vereinheitlicht und beschleunigt und damit letztendlich die Effizienz deutlich gesteigert werden. Daneben gehörten Kriterien wie Datensicherheit, Barrierefreiheit, eine zentrale Ablage und Nachvollziehbarkeit, Automatisierung und Unterstützung sowie Übersichtlichkeit für eine effiziente Recherche zu den Anforderungen an das neue Fachverfahren.

In einer EU-weiten Ausschreibung für die Umsetzung dieses Vorhabens konnte sich die Anwendung auf Basis von cit intelliForm der cit GmbH aus Dettingen durchsetzen. cit intelliForm wird im Freistaat bereits in verschiedenen Verfahren als Formularserver eingesetzt.

Mit dem ressortübergreifenden Vorhabensmanagement verbunden ist eine Datenbasis, in der sämtliche IKT-Vorhaben zur Recherche zur Verfügung stehen. Sie zeigt stets aktuell auf, welche IKT-Vorhaben in welchen Geschäftsbereichen beabsichtigt sind, derzeit umgesetzt oder bereits verwendet werden.

Synergien und Kosteneinsparungen

Diese Informationen tragen wesentlich zur Vereinheitlichung der IKT-Binnenstruktur bei. Sie erleichtern Synergien und Kosteneinsparungen durch gemeinsame Ausschreibungen und erhöhen das IT-Sicherheitsniveau durch Standardisierung deutlich. Parallelentwicklungen werden vermieden und so personelle und finanzielle Ressourcen effektiv und effizient eingesetzt. Die in den vergangenen zehn Jahren in der bisherigen Fachanwendung entstandenen rund 10.000 Vorhabensanzeigen wurden in die neue webbasierte Fachanwendung migriert.

Seit Mai 2019 steht die Anwendung nun im gesamten bayerischen Behördennetz allen Bediensteten des Freistaats zur Recherche von Vorhabensanzeigen zur Verfügung. Daneben verwenden derzeit mehr als 200 Nutzer die Anwendung dazu, Vorhabensanzeigen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu verbescheiden. Jedes Jahr kommen ca. 10-15 % neue Anzeigen hinzu.

Das neue Verfahren steuert den gesamten Prozess des Vorhabensmanagements ganzheitlich. Innerhalb eines Systems können in einem festgelegten Workflow Vorhabensanzeigen durch den Antragsteller erfasst, mit den jeweiligen Partnern abgestimmt, durch den Ressortverantwortlichen geprüft und schließlich – schneller als bisher, da alle Informationen bereits zusammengetragen sind – durch das Staatsministerium für Digitales beurteilt und entschieden werden.

Kein Papier mehr

Der Formularassistent führt den Antragsteller im Dialog durch die Erfassung einer Vorhabensanzeige. Die bisher oftmals notwendigen Rückfragen sind deutlich zurückgegangen, und die Qualität der Vorhabensanzeigen konnte insgesamt markant erhöht werden.

Die bisher noch teilweise genutzte Papierform gehört der Vergangenheit an und wurde durch das vollständig elektronische Verfahren abgelöst, das außerdem eine sichere zentrale Ablage und Nachvollziehbarkeit der eingegebenen Daten ermöglicht. Doppelarbeiten werden vermieden, Wartezeiten deutlich minimiert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der bayerischen Behörden haben wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Fazit

Das Beispiel Vorhabensmanagement zeigt, wie komplexe Prozesse mit der richtigen Anwendung vereinfacht und effizient abgewickelt werden können. Dafür braucht es einen standardisierten, vorgegebenen Ablauf, der als Workflow umgesetzt wird, aber gleichzeitig auch Raum für Abweichungen bietet, um flexibel auf vom Standard abweichende Situationen reagieren zu können. Sind die Grundlagen einmal definiert und in einem Formularassistenten und festen Workflow umgesetzt, werden die Nutzer auch mit wenig oder sogar ganz ohne Schulung sicher selbst durch komplexe Prozesse geleitet. Das betrifft verwaltungsinterne Abstimmungsverfahren ebenso wie Anträge, die Bürger an Behörden stellen, aber auch komplexe IT-Strukturen in Unternehmen.

*Der Autor Thilo Schuster ist geschäftsführender Gesellschafter der cit GmbH

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