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Vorteile aus beiden Welten Hybride Cloud-Lösungen für die öffentliche Verwaltung

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xSuite Group GmbH

Wie sich die Vorteile der Public Cloud auch für interne Prozesse wie Beschaffung und Rechnungsbearbeitung nutzen lassen.

Die xSuite Group GmbH erklärt die Vorteile von Hybride Cloud-Lösungen für die öffentliche Verwaltung
Die xSuite Group GmbH erklärt die Vorteile von Hybride Cloud-Lösungen für die öffentliche Verwaltung
(© istockphoto.com)

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 auch online verfügbar zu machen. Im Zuge dessen, erkennen immer mehr öffentliche Verwaltungen die Vorteile der Cloud auch für die eigene IT-In­frastruktur und die eigenen kaufmännischen Prozesse. Hybride Szenarien, mit dem gleichzeitigen Einsatz von cloud- und inhouse-betriebenen Systemen, sind dabei besonders attraktiv. Sie sind nicht nur ein Übergangsschritt, sondern eine angestrebte Zielarchitektur. Aus beiden Welten lassen sich so die Vorteile vereinen.

Hybridbetrieb in der ­Praxis

Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP lässt sich ein hybrides Szenario im ERP-Kontext sehr schön beschreiben:

Die Eingangspost wird in der Cloud mit Hilfe eines auf Machine Learning­ basierenden Regelwerks automatisch sortiert und Klassen zugeordnet, z.B. Auftragsbestätigungen, Verträge (mit Lieferanten) und Rechnungen. Den Klassen ­entsprechend werden die Dokumente an die jeweils zuständigen Personen oder Folgesysteme weitergegeben. Rechnungen werden direkt in ein Cloud-Archiv abgelegt und parallel in die Beleglesung zur automatisierten Verarbeitung weitergegeben.

Ebenfalls in der Cloud findet das Auslesen des Rechnungsbelegs statt; bei der anschließenden ­Validierung kann zwischen den Systemen gewählt werden: wahlweise Cloud oder Inhouse-SAP-System. Die nächsten Bearbeitungsschritte der Rechnung – wie Prüfung, Vervollständigung und Freigabe – laufen im lokalen SAP-System ab. Das abschließende Workflow-Protokoll wird zum ­bereits anfangs in der Cloud archivierten Rechnungsbeleg im Archiv abgelegt. Dieses Szenario bietet alle Vor­teile der Cloud sowie gleichzeitig eine hohe Individualisierbarkeit.

Mehr über die Umsetzung hybrider Szenarien im ERP-Kontext erfahren Sie im kostenlosen Whitepaper

*Die Autorin Dina Haack ist Produktmarketing Managerin bei xSuite Group GmbH

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