Ko-Pionier-Preis Gutes Nachnutzen wird belohnt

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Wenn man behaupten würde, die Digitalisierungslandkarte Deutschlands sei fragmentiert, wäre das eine massive Untertreibung. Zig Anbieter, hunderte Lösungen, tausende Kommunen. Re:Form hat es sich zum Ziel gemacht, Licht ins Dunkel zu bringen und den Staat zu modernisieren, standardisieren und strukturieren.

Finanziell betrachtet ist die Digitalisierung in der Anfangszeit im besten Fall ein Nullsummenspiel. Die Entwicklung, der Rollout und die Wartung von digitalen Diensten verschlingen zunächst immense Summen. Die Nachnutzung von bestehenden Angeboten kann langfristig für Entlastung der kommunalen wie behördlichen Geldbörsen sorgen und einheitliche Standards hervorbringen. Doch bislang wird dieses Thema eher stiefmütterlich behandelt. Im Gespräch mit eGovernment berichten Zehra Öztürk und Robert Peter – sie stammen beide aus der Welt der Verwaltungsdigitalisierung und sind dort bestens vernetzt – über ihr ehrenamtliches Engagement bei Re:Form und den neu geschaffenen Ko-Pionier-Preis, welcher besonders gute und innovative Nachnutzungsszenarien auszeichnen soll.

In drei Sätzen: Was ist der Ko-Pionier-Preis?

Robert Peter: Deutschland kann mehr, als Deutschland denkt. Überall in den Verwaltungen in diesem Land gibt es Menschen, die großartige Lösungen für unsere Probleme entwickeln. Der Ko-Pionier-Preis würdigt Verwaltungen und Menschen aus Verwaltung, die bestehende Lösungen übernehmen und adaptieren, anstatt alles nochmal neu zu machen.

Wie ist die Idee entstanden, das „Nachnutzen von bereits bestehenden Lösungen“ mittels eines Preises zu honorieren?

Zehra Öztürk: Wir, Robert und Zehra, sind Teil der Bewegung Re:Form, initiiert durch Project Together. In der Bewegung kommen Menschen aus Verwaltungen, aus diversen Hierarchieebenen und föderalen Kontexten zusammen und sprechen heute schon über Themen, die unser Morgen gestalten sollen.
In diesem Kontext treffen sich einige von uns einmal pro Halbjahr, und dann wird an konkreten Themen gearbeitet. Eine der Baustellen, die wir identifiziert haben, ist, dass wir bei vielen Problemen deshalb hinterherhinken, weil immer alle die Lösungen selbst entwickeln wollen. Im Grunde verstehen alle, dass es gut wäre, Lösungen zu übernehmen. Und doch gelingt es nicht so richtig. Wir haben in unserer Diskussion festgestellt, dass es dafür zwei Gründe geben könnte:

• Wir wissen vielleicht gar nicht, was es alles an tollen Lösungen in anderen Verwaltungen bereits gibt, die wir übernehmen könnten. Das ist das Informations­defizit.

• Wir wollen lieber selbst die Gefeierten sein, die Lösungen erstellen anstatt „nachzumachen“, was einen unattraktiven Touch hat. Das ist das „Not-Invented-Here“ Problem.

Um den ersten Punkt zu adressieren, haben wir das Siegel „Bewährt vor Ort“ ins Leben gerufen, welches Lösungen aus Verwaltungen auszeichnet, die sich bereits dadurch bewährt haben, dass sie nachgenutzt wurden. Sie haben also gezeigt, dass sie nachnutzbar konzipiert wurden.
Und im nächsten Schritt haben wir diskutiert, wie wir den zweiten Punkt besser adressieren können. Zu der Zeit wurde die Bewerbungsphase für einen anderen großen Verwaltungspreis ausgerufen, und wieder ging es nur um Lösungen und nicht das Potenzial der Nachnutzung. So dachten wir uns: Wie wäre es, wenn wir das einfach mal umdrehen und die in den Mittelpunkt stellen, die so schlau sind, nicht immer alles selbst machen zu wollen?
Denn für uns kann nur so der Kreislauf funktionieren: Lösungen selbst machen, wenn es noch keine gibt. Aber bitte direkt so, dass sie nachgenutzt werden können. Und überall da, wo es schon eine geeignete Lösung gibt, diese direkt nachnutzen. Auch wenn das für die Verwaltungen bedeutet, dass die auf Extraschleifen verzichten und hier und da Prozesse leicht anpassen müssen.

Nach welchen Kriterien wird die Jury entscheiden? Welche Vergleichsgrößen werden herangezogen?

Öztürk: Das wichtigste Kriterium, auf welches die Jury achtet, ist, ob es sich um eine Lösung handelt, die komplett oder in großen Teilen übernommen wurde. Dies bedeutet nicht, dass ich einfach eine gängige Software oder Dienstleistung vom Markt einkaufe und diese bei mir einsetze. Sondern dass ich eine in einer anderen Verwaltung oder verwaltungsnahen Organisation entstandene Lösung (Software, Konzept etc.) übernehme und im Wesentlichen genauso bei mir einsetze. Eine so übernommene Lösung kann dann auch aus kommerziellen Produkten bestehen.

Peter: Zudem sollte die Lösung ein innovativer Ansatz für die Verwaltung sein, in welche sie übernommen wurde. Wenn ich in meiner Verwaltung z. B. noch keine internen Abläufe digitalisiert habe und eine digitale Fachanwendung aus einer anderen Verwaltung übernommen und meine Abläufe damit auch angepasst habe, dann ist das für diese Verwaltung schon enorm innovativ. Und der letzte Punkt, auf den wir achten ist der, dass ein nachhaltiger Ansatz nach den SDGs aus der Nachnutzung erkennbar ist.

Das Thema Nachnutzung müsste normalerweise eine viel größere Resonanz in den Reihen der IT-Entscheiderinnen und Entscheider innerhalb der Kommunen und Behörden erzeugen. Schließlich liegen die Vorteile (finanzielle Planbarkeit, Rechtssicherheit und geringer(er) Aufwand) eigentlich auf der Hand. Weswegen wird vielerorts dennoch in Eigenregie entwickelt?

Peter: Neben den schon genannten Gründen kann auch die politische Konstellation und persönliche Eitelkeit eine Rolle spielen. Beides sind Gründe, die einerseits wahrscheinlich keine weitere Erklärung brauchen, und andererseits sind auch beides Gründe, die wir als Gesellschaft nicht länger akzeptieren dürfen.

Das Rad verbessern und nicht neu erfinden. So steht es wörtlich in der Pressemitteilung zum Ko-Pionier-Preis. Warum nicht „einfach nur nachnutzen“? Was kann bei bereits bestehenden Lösungen optimiert werden?

Öztürk: Eine eins zu eins nachnutzbare Lösung wird es in wenigen Fällen geben. Ein gewisser Anpassungsbedarf wird häufig vorhanden sein. Der kann dazu genutzt werden, dass auch die lösungs­gebende Verwaltung von den Nachnutzenden lernen kann. Das muss nicht direkt die Lösung betreffen, sondern kann etwa auch Prozesse oder Kulturfragen ­betreffen.

Ein Fokus liegt aber auch darauf, Lösungen grundsätzlich auf Nachnutzbarkeit zu trimmen und die entsprechende Kultur zu etablieren. Wenn Lösungen entwickelt werden, sollte beim Entwickeln nicht nur auf die eigene Anwendbarkeit geachtet, sondern auch die Nachnutzbarkeit im Blick gehalten werden.

Etliche Leistungen, wie etwa das Beantragen von Personalausweisen und Reisepässen, sind im gesamten bundesdeutschen Gebiet vorwiegend einheitlich geregelt. Wäre es nicht sinnvoller, derartige Verwaltungsdienstleistungen „von den Schultern“ der ÖV zu nehmen und den Bürgerinnen und Bürgern dafür eine zentrale Plattform oder eine digitale Anlaufstelle zur Verfügung zu stellen?

Peter: Das würde einen komplett anderen Ansatz der Verwaltungsdigitalisierung bedeuten, als wir ihn heute haben. Bei Re:Form wurde der Vorschlag einer Deutschland-App als ein zentraler digitaler Zugang für Bürger:innen entwickelt. Egal für welches Anliegen – Hausbau, Elterngeld, Reisepass, Kita-Platz – könnte eine digitale Plattform dienen, die den Zugang zu allen staatlichen Leistungen für Bürger:innen bündelt. Auf Bundesebene bräuchte es dafür ein Digitalisierungsrahmengesetz, das Schnittstellen und Standards für die Digitalisierung festlegt.

Es gibt Verwaltungsleistungen, die sehr oft nachgenutzt werden. Nicht immer sind die Kriterien, nach denen die ÖVs diese Leistungen priorisieren, transparent, und in manchen Fällen auch schlichtweg nicht nachvollziehbar. Habt ihr dafür – aus dem Verwaltungsalltag heraus – eine Erklärung?

Öztürk: Unsere Prozesse sind nach wie vor, auch wenn es sich um die gleiche Sache handelt, nicht harmonisiert. Jede Verwaltung schaut also erstmal bei sich, was an bestehenden nachnutzbaren Verwaltungsleistungen schon zu ihr passen und „einfach“ übernommen werden könnte. Und Fälle, die von außen betrachtet sinnhafter wären, würden in der Übernahme und Umsetzung deutlich mehr Aufwand erzeugen. So würden wir es uns erklären.

Welche Anforderungen müssen Kommunen konkret erfüllt haben, um sich noch für den Ko-Pionier-Preis bewerben zu können?

Peter: Die Hürden sind gering. Wer also bereits gut darin ist abzuschreiben: einfach bewerben! Die Bewerbung ist noch bis zum Valentinstag möglich.

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