Gewerkschaft punktet mit On-demand-Auskunft

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eMails zentral abgelegt

Der Löwenanteil der Geschäftskorrespondenz läuft mittlerweile auf elektronischem Wege. Eine (revisions)-sichere und zentrale Ablage der ein- und ausgehenden eMails war daher ein weiteres Anliegen der Polizeigewerkschaft. Anfang 2008 wurde das System entsprechend um das Modul ELO XC erweitert, das für eine vollautomatische serverbasierende eMail-Archivierung sorgt: Die eMails werden auf einen externen Server ausgelagert, sodass der Exchange-Server entlastet und performant gehalten wird. Auf diese Weise können keine Mails mehr verloren gehen. Löscht ein Mitarbeiter versehentlich eine Mail im Postkorb, so kann er sie problemlos über den Server wieder abrufen. Ein Klick auf den Link in Outlook genügt – und ELO stellt die eMail unverzüglich wieder zur Verfügung.

Nach definierten Kriterien übernimmt ELOprofessional die eMails automatisch aus Microsoft Exchange und ersetzt sie durch einen Link in Microsoft Outlook. So können beispielsweise alle eMails, die älter als ein Jahr sind, inklusive ihrer Anhänge automatisch aus Exchange entfernt und im ELO-System archiviert werden. Für den Anwender sieht es so aus, als sei die eMail nach wie vor in Outlook vorhanden. Lediglich ein Hinweis in der Betreffzeile weist darauf hin, dass die eMail auf dem externen Server liegt. Das ELO-Archiv setzt hier auf dem SQL-Server auf.

Stark in Service und Wirtschaftlichkeit

Gerade was die Papierablage betrifft, profitiert die GdP auch wirtschaftlich von der elektronischen Verwaltung. „Die Einsparungen sind exorbitant. Früher nahm die Papiermenge jährlich um zwanzig Laufmeter zu. Heute beschränkt sich das Papieraufkommen auf den täglichen Posteingang, der aber umgehend für die weitere Verarbeitung digitalisiert wird“, resümiert Baschek. Der überwiegende Teil an Schreiben, Informationen oder Meldungen erreicht die GdP heute auf elektronischem Wege per Mail oder Fax. „Früher fasste allein das Mitgliederarchiv über 400 Aktenordner. Heute sind es gerade noch 36 – weniger als zehn Prozent. Auf diese Weise sparen wir uns nicht nur Archivraum, sondern insbesondere auch wertvolle Arbeitszeit für die ehemals langwierigen Suchtätigkeiten.“

Der Service für die Mitglieder der GdP ist durch die elektronische Dokumentenverwaltung um ein Vielfaches gesteigert worden. Schon während eines Telefonats haben die Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks alle Details aus der Akte eines Anrufers parat und können umgehend helfen oder themenbezogene Informationen zur Verfügung stellen.

Dazu Alexander Baschek: „Dieser Service der ‚On-Demand-Auskunft’ verblüfft unsere Mitglieder immer wieder. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass wir durch die wesentlich kürzeren Reaktionszeiten die Chance haben, rasch auf aktuelle Entwicklungen einzugehen, die uns als Interessensvertreter der Polizei beschäftigten oder unsere Mitglieder betreffen – zum Beispiel aktuelle politische Entscheidungen oder auch die Sachverhalte, die in einem besonderen Fokus der Öffentlichkeit stehen.“

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