Gewerkschaft punktet mit On-demand-Auskunft

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750.000 Dokumente sicher archiviert und verwaltet

Nach der Produktivschaltung der DMS-/Archiv-Software wurden zunächst die vorhandenen papiergebundenen Dokumente eingescannt, automatisch verschlagwortet und ins ELO-Archiv übernommen. Dort werden sie revisionssicher und gemäß der gesetzlichen Vorschriften vorgehalten. Mittlerweile verwaltet das System etwa 750.000 Dokumente. Alle Informationen und der gesamte Schriftverkehr liegen bei der GdP jetzt in digitaler Form vor, sodass sie jederzeit im Netzwerk für die autorisierten Mitarbeiter zentral verfügbar und individuell abrufbar sind.

Die Eingangspost wird heute direkt in der Poststelle eingescannt und in ELO abgelegt, bevor sie von den zuständigen Sachbearbeitern weiterbearbeitet wird. Die Abläufe in Bezug auf die Bearbeitung des Posteingangs werden dabei von den in ELOprofessional integrierten Workflows gesteuert. „Dies stellt sicher, dass die Prozesse reibungslos funktionieren, die Durchlaufzeiten verkürzt werden und bei Abwesenheit von Teammitgliedern entsprechende Vertreterregelungen greifen“, erklärt Baschek.

Groß geschrieben wird bei der GdP auch die Sicherheit. Schutz vor Ausfällen und höchste Verfügbarkeit bietet ELO durch zwei redundant laufende Server. „Im Falle eines Serverausfalles springt unverzüglich der zweite Server ein, der durch direkte Replikation stets auf dem gleichen Stand gehalten wird. Der betroffene Mitarbeiter bekäme den Ausfall gar nicht mit“, erläutert Baschek.

(ID:2017083)