Gewerkschaft punktet mit On-demand-Auskunft

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Rasch implementiert – individuell adaptiert

Zu Projektbeginn hatte der ELO Business Partner die Ist-Situation bei der GdP analysiert und in Beratungsgesprächen die speziellen Anforderungen – auch durch die dezentralen Standorte – ermittelt. Wichtig war den Verantwortlichen insbesondere die reibungslose Verzahnung mit den bei der GdP eingesetzten Drittsystemen, wie zum Beispiel MS-Office, Lexware Buchhalter sowie der gewerkschaftseigenen Software zur Mitgliederverwaltung. Speziell für das Mitgliedersystem hatte der Systemintegrator in der Realisierungsphase individuelle Abstimmungen vorgenommen. So werden die darin angelegten Stammdaten wie beispielsweise Mitgliedernummern mithilfe spezieller Scripte an ELOprofessional transferiert und dort archiviert. Insgesamt war die Installation der kompletten DMS-Software nach nur vier Tagen erfolgreich abgeschlossen.

Die Einführung eines neuen Systems steht und fällt zu einem nicht unerheblichen Teil mit der Akzeptanz der Belegschaft; schließlich soll sie die Technologie effektiv nutzen. Mit maßgeschneiderten Schulungen für die einzelnen Sachgebiete wurden daher pro Landesbezirk rund zehn autorisierte Mitarbeiter nach der DMS-Einführung begleitet. „Bereits nach einem halbtägigen Training durch den ELO-Business-Partner waren unsere Mitarbeiter mit den gängigsten Funktionen vertraut. Die Administratorschulung nahm etwa einen Tag in Anspruch. Aber was noch viel wichtiger ist: Alle waren von der eleganten und komfortablen Arbeitsweise von ELOprofessional begeistert“, berichtet Alexander Baschek mit großer Zufriedenheit.

ELO bildet die vertrauten Ordnungsmechanismen Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register komplett ab, das heißt, der Anwender findet sein gewohntes Arbeitsumfeld 1:1 auf einer elektronischen Ebene wieder. „Die Benutzerfreundlichkeit und die damit verbundene minimale Einarbeitungszeit machten unseren Usern die Umstellung denkbar einfach. Und heute möchte niemand mehr auf die elektronische Hilfe verzichten“, ergänzt Baschek. Außerdem bietet die anpassungsfähige und hochflexible Scriptanbindung beinahe grenzenlose Möglichkeiten.

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