Aus dem Rathaus „Erst mal machen und notfalls entschuldigen“

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Johannes Schurr ist Bürgermeister der Gemeinde Spraitbach. Mit seinem unkonventionellen Mindset treibt er die Digitalisierung in seinem Ort voran.

Um die Aufgabe hat er nicht gebeten, doch sie ist ihm irgendwie zugefallen: Johannes Schurr ist nicht nur Bürgermeister von Spraitbach, sondern quasi auch Digitalisierungsbeauftragter. In seinem 3.400-Seelen-Ort ist er mit En­gagement dabei, Prozesse zu entschlacken und zu digitalisieren. Dabei sagt er ganz klar: „Ich habe keine Digitalisierungsstrategie, ich halte davon auch nichts.“ Seine Art, mit Digitalisierung umzugehen, mag unkonventionell erscheinen, kann aber durchaus mit dem modernen Begriff „agil“ beschrieben werden.

In seiner bislang sechsjährigen ­Tätigkeit als Bürgermeister ist er oft an Prozesse gestoßen, die ihm altmodisch und zuweilen unglaublich erschienen. „Bei manchen Prozessen dachte ich: Was, so macht ihr das? Was, das machen alle in allen Rathäusern so? Und ihr habt euch noch nie Gedanken darüber gemacht, dass das vielleicht blöd sein könnte oder so?“ Woraufhin Schurr im Internet nach Lösungen, nach Softwaremöglichkeiten oder einfach Workarounds suchte. Wenn er fündig wurde, gestaltete er die Prozesse um und dachte dann: „Ach guck, jetzt ist es doch nicht mehr so blöd.“

„So, das hört jetzt sofort auf“

Vor seiner Tätigkeit in der Verwaltung war Schurr Geschäftsstellenleiter bei der Sparkasse. „Ich habe damals mit Neid auf die Industrie geschaut, weil die uns zehn Jahre voraus sind“, sagt er mit Blick auf die Digitalisierung. „Und jetzt schaue ich mit Neid auf meinen ­alten Arbeitgeber und denke, dass die Sparkasse uns fünf bis zehn Jahre voraus ist.“ Die Verwaltung hinke also gut 20 Jahre der Industrie hinterher. „Und wenn uns die Industrie 20 Jahre voraus­ ist, dann kann es ja nicht sein, dass es für uns keine Lösungen gibt! Da muss doch alles da sein, da muss alles ausprobiert sein. Dann muss man es doch einfach nur noch anwenden können“, so Schurr.

Dass die Realität anders aussieht, hat er schnell gemerkt. Beispiel: Formulare, die zwar elektronisch vorlagen, aber individuell verwaltet und damit auch individuell verändert wurden. Schurr: „Dann denkt einer: Ach, das Grün auf dem Formular sieht aber nicht gut aus, ich stelle das ein bisschen um – und schon habe ich plötzlich zwei verschiedene Formulare.“ Als er vor vier Jahren in Spraitbach anfing, war dies der Status quo. Das Problem: Ändert sich die Gesetzeslage oder auch nur die Telefonnummer, müssen alle Verwaltungsmitarbeiter die Änderungen mitbekommen und entsprechend alle Formulare einzeln ändern. „Dann habe ich gesagt: So, das hört jetzt sofort auf. Wir machen jetzt ein Dokumentenmanagement“, sagt Schurr. Wenn heute ein Formular verschickt wird, gibt es ein „wunderschön einheitliches Schreiben“ mit einer gleich mitentwickelten CI.

Spraitbach hat noch weitere Digitalprojekte angestoßen: Das Dokumentenmanagement ist im Aufbau, mit digi­talem Posteingang und Rats­informationssystem. Bereits verfügbar ist ein Geoportal für die Bauplanverwaltung inklusive Straßenerfassung per iPhone, Cloud und KI. Und natürlich ist auch das OZG längst in Spraitbach angekommen.

„Macht bitte auch mal Fehler“

Die Formulare sind ein Beispiel dafür, wie engagiert und unbürokratisch Johannes Schurr die Digitalisierung in seiner Gemeinde vorantreibt. „Das sind einfache Lösungen, die sind alle schon da. Man muss die einfach nur einsetzen und schauen, wie die Leute damit klarkommen. Und wenn es nicht funktioniert, dann sag ich: Okay, das war jetzt nicht gut, da war ich einen Schritt zu schnell oder habe euch nicht gut genug mitgenommen, dann gehe ich einen Schritt zurück“, so Schurr. Auch seine ­Mitarbeiter motiviert er zu diesem Vorgehen: „Ich sage meinen Leuten: Bitte fragt mich nicht ständig um Erlaubnis, sondern bittet ab und zu einfach hinterher um Entschuldigung. Macht einfach mal was selber. Macht bitte auch mal Fehler!“ Ein Fehler sei letztlich einfach nur ein Ausschlussverfahren, der zu der Erkenntnis führe, wie es schon mal nicht gehe.

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