Gutschriftverfahren im ZUGFeRD Format Elektronische Abrechnung für Stadt Reutlingen

Die eRechnung ist seit 27. November 2020 für Bundesbehörden Pflicht. Schritt für Schritt tritt die Verpflichtung für die Landes- und Kommunalebene in Kraft.

Die Stadt Reutlingen erkannte sehr früh in der Digitalisierung von Abrechnungsprozessen den Mehrwert der Zeitersparnis. Darüber hinaus sollte das monotone, stetig immer wiederkehrende Erfassen von abrechnungsrelevanten Daten in SAP überflüssig werden. Die Lösung ergab sich durch den seit Jahrzehnten praktizierten elektronischen Einkauf.

Bis Ende 2020 wurden sämtliche Verfahrensabläufe des Einkaufes und der Vergabe digital abgewickelt. Die im Einkaufssystem bereits vorhandene Möglichkeit zur eAbrechnung im Gutschriftverfahren sollte nun erschlossen werden. Im Sommer 2020 wurden Ausschreibungsanforderungen um den Punkt Gutschriftverfahren erweitert.

Mit der Vergabe verpflichteten sich Lieferanten zum vorgegebenen Abrechnungsverfahren. Für den Start wurden zunächst zwei Lieferanten (Büromaterial und Papier) eingebunden. Anfang Januar 2021 war es dann so weit. Besteller bestätigen seither „per Knopfdruck“ den korrekten Wareneingang im TEK-Einkaufsportal. Dieses übermittelt automatisiert die abrechnungsrelevanten Daten an TEK-Kontor. Dort werden Gutschriftdateien, als elektronische Abrechnungsdatei im ZUGFeRD Format erzeugt und per Workflow an den Rechnungseingang des jeweiligen Lieferanten, sowie an die Rechnungsverarbeitende Stelle in Reutlingen weitergeleitet. Indem auf diese Weise 4 Systeme automatisch miteinander kommunizieren, bzw. zusammenarbeiten, kann von Industrie 4.0 gesprochen werden.

In Verwaltungsabläufen sind solche Herangehensweisen eher selten anzutreffen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass ausschließlich der Preis, der vorangegangenen Vergabe für die elektronische Abrechnung herangezogen wird. Falsche Rechnungen und der hiermit verbundene Aufwand gehören seither der Vergangenheit an. Ehemals 1.800 papiergestützte Rechnungen sollen somit zukünftig elektronisch verarbeitet werden. Sukzessive werden weitere Lieferanten in das Abrechnungsverfahren integriert.

Weitere Informationen zu den Servicelösungen von TEK finden Sie unter www.tek-service.de.

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