Work from anywhere Eine Chance für flexible Behördenarbeit

Bürgernah, schnell und effizient – das sind die Anforderungen, die an Behörden gestellt werden. Im digitalen Zeitalter gilt das natürlich mehr als zuvor. Ein Beitrag von Andreas Kunz von Logitech.

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Dabei ist Flexibilität und Effizienz nicht nur ein wichtiges Thema im Kontakt mit dem Bürger. Auch für Mitarbeiter von Behörden werden diese Themen immer relevanter. Natürlich sind Behörden keine Start-ups, denen „New Work“ in die Wiege gelegt ist, doch moderne und agile Arbeitsweisen halten dennoch immer häufiger auch in Behörden Einzug. Doch worauf gilt es zu achten, wenn agile Arbeitsweisen in Behörden Einzug halten sollen? Und wie viel Flexibilität ist für Behördenmitarbeiter überhaupt möglich?

Home Office weitergedacht

Flexibles Arbeiten geht weiter als das klassische Home Office – zuhause spart sich der Mitarbeiter zwar den Arbeitsweg, ist aber trotzdem an einen bestimmten Arbeitsort gebunden. Durch Video Collaboration unterstütztes „New Work“ geht weiter: Abhängigkeit von einem festgelegten Raum für die Arbeit entfällt komplett. Diese echte Flexibilität ermöglicht es dem ­Arbeitnehmer, Freizeit und Beruf ideal zu kombinieren und damit auch seine Zeiteffizienz auf ein neues Niveau zu heben.

Für den Arbeitgeber bedeutet das: Zuerst muss das entsprechende Mindset geschaffen werden, bevor entsprechende Tools und Technologien in den Arbeitsalltag Einzug halten können. Kontrolle durch Präsenzzeiten und starre Vorgaben für den Arbeitsalltag müssen dann der Vergangenheit angehören – Vertrauen, Flexibilität und Engagement sind die Triebkräfte für „New Work“.

Die Digitalisierung ermöglicht zwar schon länger den mobilen Zugriff auf Dokumente des Arbeitgebers – dafür müssen diese aber auch in digitaler Form vorliegen.

Schneller Austausch mit Kollegen

Flexibles, digitales Arbeiten bedeutet aber nicht nur, überall auf Dokumente zugreifen zu können. Der schnelle Austausch mit den Kollegen über verschiedene Kanäle ist in vielen Bereichen unerlässlich. Welche Vorteile sich bei gut aufgesetztem Remote-Arbeiten bieten, zeigt sich am Beispiel eines Baureferates: Vor Ort ein Bauvorhaben betreuen und sich mit den Kollegen im Büro abstimmen, ist damit auch über einen längeren Zeitraum kein Problem. Außerdem kann so eine Abstimmung auf kurzem Wege und immer mit den richtigen Experten ermöglicht werden.

Auch die Arbeitseffizienz profitiert von richtig eingesetzter Videokonferenztechnik und mobilen Arbeitsmöglichkeiten. Vor allem für Mitarbeiter im Außendienst und auch bei sporadischen Terminen außer Haus hilft Video Collaboration dabei, Teams, die geographisch getrennt sind, einfach und effizient zu verbinden. Bleibt man beim Beispiel der Baureferate, betreuen Mitarbeiter oft nicht nur ein Projekt. Der Weg zwischen den Bauprojekten wird eingespart, wenn der Mitarbeiter direkt von einer anderen Baustelle per Videotechnik mit den Kollegen kollaboriert.

Herausforderungen für ­digitales Arbeiten

Wer „New Work“ umsetzen will, muss auch mögliche Herausforderungen ansprechen, um keine böse Überraschung zu erleben. Mobiles Arbeiten ist keine Selbstverständlichkeit – es reicht nicht aus, sich für New Work zu entscheiden. Bis die neuen Möglichkeiten funktionieren und den Mitarbeitern helfen, kann es ein langer Weg sein. Dabei gibt es gleich mehrere Hürden, die beim Implementieren des „work from anywhere“ beachtet werden müssen, damit der Übergang reibungslos funktioniert.

Mobiles Arbeiten ist noch nicht für jede Tätigkeit in einer Behörde die ideale Lösung. Digitale Kommunikation wird in Zukunft auch im Bürger-Service immer wichtiger werden und moderne Technik kann das Gefühl verleihen, sein Gegenüber wirklich vor sich zu haben. Trotzdem gibt der reale Kontakt zu Sachbearbeitern vielen Bürgern je nach Anliegen ein Gefühl der besseren Betreuung. Außerdem ist es für viele Prozesse nach wie vor nötig, eine Legitimation Face-to-face vorzunehmen. Für jede Art von Beratung, Rückfragen oder das Anstoßen von Prozessen kann ein digitaler Erstkontakt jedoch sehr hilfreich sein. Denn er ermöglicht nicht nur den Mitarbeitern remotes Arbeiten, sondern Bürger sparen sich für einfache Anliegen den Weg in die Behörde.

Wer seinen Mitarbeitern Flexibilität ermöglichen möchte, sollte sich auch darüber klar werden, wie diese Flexibilität aussieht und wo die Grenzen liegen. Welche Veränderungen, Rechte und Pflichten die neuen Optionen mit sich bringen, sollte von Anfang an bedacht und kommuniziert werden. Auf diese Art beugt man vor, dass bei den Mitarbeitern eine falsche Erwartung entsteht, die vielleicht nicht erfüllt werden kann.

Der Arbeitsalltag wird immer Grenzen aufzeigen – sei es der Kundentermin oder das Telefon, das zu bestimmten Zeiten besetzt sein muss.

Natürlich ist am Ende auch die Auswahl der Hardware ein wichtiger Faktor, der über Erfolg und Misserfolg der neuen Arbeitsweisen entscheidet. Das passende Mindset für agiles Arbeiten hilft nichts, wenn durch schlechte Video- und Audioqualität eine Anwendungshürde geschaffen wird oder die Kommunikation ineffizient wird. Plug 'n' Play, gute Qualität und ein Design für die Arbeit von überall aus sind für Hardware die wichtigsten Faktoren.

Andreas Kunz

Fazit

Besonders der öffentliche Sektor ist strukturell häufig noch nicht so digital aufgesetzt wie Unternehmen der freien Wirtschaft. Agile Arbeitsmodelle sind jedoch ein gutes Beispiel dafür, wie groß der Mehrwert sowohl für die Mitarbeiter als auch die Kunden sein kann. Natürlich ist eine Umstellung von heute auf morgen nicht so einfach möglich. Doch bei der Vielzahl an Abteilungen, die eine Organisation des öffentlichen Sektors bietet, gibt es genügend Anknüpfungspunkte. Denn wenn der erste Schritt in einer Abteilung erstmal geschafft ist, fällt eine Implementierung und Ausweitung auf andere Abteilungen und Prozesse deutlich leichter.

*Der Autor Andreas Kunz, Head of Marketing & PR B2B / B2C DEAT bei Logitech.

Arbeit 4.0 & eGovernment

Ohne Veränderung geht es nicht

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