Digitalisierung von Fachverfahren Effizienz, Bürgernähe und Innovation für die öffentliche Verwaltung

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Bürgerinnen und Bürger erwarten effiziente, digitale Services für ihre Verwaltungsangelegenheiten – ein Anspruch, der ihnen laut Onlinezugangsgesetz (OZG) seit Ende 2022 zusteht. Doch in der Praxis sind viele Fachverfahren nach wie vor nicht vollständig digitalisiert. Wie können Verwaltungen den nächsten Schritt gehen?

Stellen Sie sich vor, Sie beantragen eine Baugenehmigung für Ihr neues Zuhause. Früher bedeutete das, ein dickes Papierdossier zu sammeln, zahlreiche Kopien zu erstellen und darauf zu hoffen, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen. Ein solcher Antrag könnte in digitalisierten Kommunen vollständig online gestellt und bearbeitet werden – vom ersten Einreichen bis zur finalen Genehmigung. Dieser Wandel ist nicht nur für die Bürgerinnen und Bürger von Vorteil, sondern auch für die Verwaltung selbst: Wo früher komplizierte, manuelle Prozesse nötig waren, beschleunigen digitale Workflows die Bearbeitung, verringern die Fehlerquote und schaffen mehr Transparenz.

Behörden und Einrichtungen stehen jedoch noch am Anfang der digitalen Transformation und der Weg zur Digitalisierung öffentlicher Fachverfahren ist oft steinig. „Insellösungen“ erschweren den reibungslosen Datenaustausch und die systemübergreifende Zusammenarbeit erheblich. Weil es an Interoperabilität fehlt, können Informationen nicht medienbruchfrei und effizient ausgetauscht werden. Außerdem sehen sich Verwaltungen häufig mit technischen Anforderungen, strengen gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Standards konfrontiert, die die Digitalisierung zusätzlich erschweren.

Modulare Lösungen für digitale Fachverfahren

Inhaltsgesteuerte Prozesse prägen den Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung, sie sind oftmals dokumentenintensiv und involvieren zahlreiche Formulare, Fotos, Pläne und Kopien. Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen Branchen gelten hier strenge Anforderungen an die Informationssicherheit. Die Digitalisierung in diesem Umfeld erfordert ein Gleichgewicht zwischen Datensouveränität, Datenschutz und Datensicherheit.

Die Einführung moderner, digitaler Content-Management-Plattformen können dabei unterstützen, viele der genannten Herausforderungen effizient zu bewältigen. Sie decken den gesamten Dokumentenlebenszyklus ab – von der Erfassung, über die Bearbeitung bis hin zur Prozessautomatisierung und der rechtssicheren Archivierung und fristgerechten Löschung von Dokumenten.

Fachanwendungen und Open Source

Grau ist alle Theorie

Modulare Ansätze bieten dabei eine zukunftssichere Investition, da die Lösung an verändernde Anforderungen und Vorschriften angepasst werden kann. Und cloudbasierte Lösungen bieten ein hohes Maß an Flexibilität und ermöglichen eine bedarfsgerechte Skalierung von Daten und Anwendungen. So können Abteilungen oder ganze Behörden Module hinzufügen oder austauschen, ohne dass dies Auswirkungen auf das gesamte System hat.

Interoperabilität und offene Standards

Standardschnittstellen sind ein weiteres Plus von Content-Management-Plattformen, da sie die Anbindung von Drittanwendungen und bestehenden Systemen erleichtern. Sie ermöglichen den medienbruchfreien Datenfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten. Auch setzen Verwaltungen zunehmend auf interoperable Open-Source-Lösungen, um unabhängig von Anbietern zu bleiben und die Kontrolle über ihre Systeme zu behalten. Open-Source-Technologien bieten Kostenvorteile, Anpassungsfähigkeit und langfristige Unabhängigkeit. So setzten beispielsweise die Stadtwerke München als europaweit größtes Stadtwerk auf die Open-Source-Plattform von Hyland.

E-Archive für sicheren Dokumentenzugriff

Viele dieser modernen Systeme sind mit E-Archivierungsfunktionen ausgestattet, die eine revisionssichere und nachhaltige Speicherung sowie Verwaltung von Dokumenten gewährleisten und den langfristigen Zugriff auf wichtige Unterlagen sicherstellen. E-Archive erfüllen eine entscheidende Funktion, indem sie Dokumente nicht nur strukturiert und sicher speichern, sondern auch jederzeit für Befugte abrufbar machen – und das über Abteilungs- oder Behördengrenzen hinweg.

Praxisbeispiel: Digitalisierung eines Bauantragsverfahrens

Ein konkretes Beispiel zeigt, wie eine digitale Lösung die Bearbeitung eines papierbasierten Fachverfahrens optimieren kann. In der Vergangenheit erforderte ein Bauantragsverfahren einen hohen bürokratischen Aufwand mit zahlreichen Kopien und Formularen. Mit der Einführung einer digitalen Plattform kann der gesamte Prozess online abgewickelt werden – vom Antrag, über die formelle und materielle Prüfung bis hin zur Genehmigung. Durch automatisierte Workflows wird die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehleranfälligkeit reduziert. Sicherheitsstandards wie Zugriffsregelungen und die Nutzung eines E-Archivs stellen sicher, dass alle Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben gespeichert und verwaltet werden. Der digitale Workflow ist so konzipiert, dass er die höchsten Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Transparenz erfüllt und gleichzeitig die Anpassung an zukünftige gesetzliche Anforderungen ermöglicht.

Tipps für Entscheider: Erfolgsfaktoren und Best Practices bei der Digitalisierung

Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Fachverfahren sollten Entscheider einige zentrale Erfolgsfaktoren berücksichtigen.

• Bei der Auswahl von Lösungen auf offene Standards achten, um Interoperabilität sicherzustellen und Vendor-Lock-in zu verhindern.

• Modulare und offene Systeme wählen, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren und langfristig die digitale Souveränität sicherzustellen.

• Open-Source-Technologien bieten Kostenvorteile und erlauben maximale Flexibilität bei der Anpassung der neuen Lösungen an die jeweils spezifischen Anforderungen.

• Um die Sicherheit der Bürgerdaten zu gewährleisten, müssen die eingesetzten Lösungen höchste Compliance-, Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllen.

• Low-Code-Optionen ermöglichen angesichts des IT-Fachkräftemangels einfache Konfigurationen ohne umfassende Programmierkenntnisse.

• Die eingesetzte Lösung sollte vielfältige Integrationsoptionen bieten, damit sie als zentrale Informationsbasis fungieren kann, Datensilos aufbricht und jederzeit den Zugriff auf aktuelle Daten ermöglicht. Das führt zu besseren und schnelleren Services und fördert das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die öffentliche Verwaltung.

Fazit: Die Zukunft der Fachverfahren ist digital

Die Digitalisierung von Fachverfahren eröffnet öffentlichen Verwaltungen immense Chancen, die Effizienz und Servicequalität nachhaltig zu verbessern und eine bürgernahe Verwaltung zu gestalten. Dadurch wird nicht nur das Vertrauen in staatliche Institutionen gestärkt, sondern auch das Fundament für gesellschaftlichen Zusammenhalt und stabile demokratische Prozesse gefestigt. Eine moderne, modulare, interoperable und intelligente Content-Plattform schafft die Basis für eine zukunftsorientierte Verwaltung, die den Anforderungen ihrer Kunden – ihren Bürgerinnen und Bürgern – gerecht wird. Mit diesen Innovationen hat der öffentliche Sektor das Potenzial, auf Augenhöhe mit den Vorreitern der Privatwirtschaft zu agieren und eine zukunftsfähige, bürgerzentrierte Verwaltung zu etablieren.

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