E-Rechnungen versenden und annehmen

gesponsertRechnungsprozesse der Zukunft E-Rechnungen versenden und annehmen

29.05.2024 1 min Lesedauer

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Mit der kommenden E-Rechnungs-Pflicht für den B2B-Sektor wird auch die Pflicht zum Versand einer E-Rechnung kommen. Darauf müssen sich öffentliche Auftraggeber vorbereiten. Lösungsmöglichkeiten dafür zeigt die xSuite auf.

Viele öffentliche Auftraggeber haben bereits Softwaresysteme angeschafft, um elektronische Rechnungen im oberschwelligen Bereich annehmen und verarbeiten zu können (gem. EU-Richtlinie 2014/55/EU). Sie sollten nun prüfen, ob diese auch für den mit der bevorstehenden E-Rechnungsplicht im B2B verbundenen Ansturm geeignet sind, hinsichtlich Skalierbarkeit und Integration in SAP FI, MM oder PSM/PSCD.

Der Rechnungsprozess ändert sich also insgesamt nicht nur für Verwaltungen und öffentliche Auftraggeber, sondern auch für deren Lieferanten und im Falle von Eigenbetrieben und KMUs auch für deren Rechnungsempfänger. Es muss gefragt werden, ob Lieferanten und Rechnungsempfänger E-Rechnungen bereits versenden bzw. empfangen zu können.

Verwaltungen und öffentliche Auftraggeber sollten des Weiteren ihren Ist-Zustand bewerten: Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozesses weiter optimieren? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input-/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen?

Bei der Anbieterauswahl ist ein wichtiger Aspekt das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Im Idealfall ist ein E-Rechnungsprojekt nämlich ein technisch/rechtliches Projekt, bei dem „lediglich“ ein einzelner Input-/Output-Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt wird, der das benötigte Portfolio abdeckt. Wenn es gut läuft, merken die betroffenen Finanzabteilungen fast gar nichts von der Umstellung.

Der Live-Betrieb eines neuen Systems für die Inbound- und Outbound-Prozesse kann z.B. mit dem „xSuite electronic Document Network Adapter“, kurz xSuite eDNA, durchgeführt werden, dieser läuft vollständig in der Cloud. Mit der Umsetzung der neuen E-Rechnungspflicht ergeben sich neue Chancen für weitere Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung.

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