Doppelte Buchführung: Neuland für Bundesbehörden

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IBM Deutschland GmbH

Kriterium Prüfbarkeit

Folgende Buchungssätze oder Geschäftsvorfälle aus dem Kontoauszug sind hierbei unter anderem relevant:

• Bankverrechnung an Bank (Nachbuchung Zahllaufsummen zum Wertdatum),
• Bank an Debitor (Erfassung von Geldeingängen zu gebuchten Annahmeanordnungen),
• Bank an Zinsertrag (Erfassung der Zinserlöse in der KLR),
• Bank an Clearing (Austausch von Geldern zwischen den HVB-Konten),
• Gebührenaufwand an Bank (Erfassung der Bankspesen in der KLR).

Diese Erfassungen stellen sicher, dass der physische Bankbestand am Ende des Geschäftstages immer mit dem Systemsaldo des Bankbestandskontos korrespondiert. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die ordnungsgemäße Prüfbarkeit der Datenverarbeitung durch die EU, das BMBF und andere Beteiligte. Die Aktivitäten der Bankbuchhaltung (Zinsbuchungen, Clearing, Abschlüsse) werden monatlich durchgeführt und an die EU berichtet.

Alle Ziele erreicht

Im SAP-Standard steht eine Vielzahl von Buchhaltungsauswertungen zur Verfügung, die alle prüferischen Anforderungen abdecken, unter anderem:

• Auswertung von Personenkonten (Umsatz, Saldo, offene Posten),
• Fälligkeitsanalysen der Kreditoren zur Liquiditätsplanung,
• Sachkontenberichte für die Bestandsauswertung (Endsaldo, Periodensaldo).

Der darüber hinaus beim BIBB bestehende kamerale Berichtsbedarf wird mit den Möglichkeiten der Standard-Reportingtools in SAP (Haushaltsüberwachungslisten etc.) abgeglichen. Somit kann eine Überleitungsrechnung gefertigt werden, die eine Übereinstimmung von Haushalt und KLR nachweist.

Fazit

Die NA beim BIBB hat die gestellte Aufgabe mit Beratern der IBM Global Business Services in kürzester Zeit gemeistert und bei der NA ein kaufmännisches Rechnungswesen produktiv gesetzt.

Die EU hat im „Leitfaden zur neuen Finanzberichterstattung“ die zu erfüllenden Ziele zusammengefasst: „Mit der durchgeführten Rechnungsführungsreform befindet sich die Europäische Union nunmehr auf dem Weg zu einem höchsten Ansprüchen genügenden Finanzberichterstattungssystem, das weltweit anerkannten Standards entspricht. Den Mittelpunkt dieser Reform bildet der Übergang von der herkömmlichen kassenbasierten zur genaueren und effizienteren periodengerechten Rechnungsführung. Das ist keine rein technische Veränderung, sondern vielmehr eine tief greifende Umwälzung der Verwaltungskultur, die unerlässlich ist, damit die Ausgabenpolitik effizient überwacht, das Fehlerrisiko verringert und die Bewirtschaftung der EU-Mittel verbessert werden kann“, so Dalia Grybauskaite, für Finanzplanung und Haushalt zuständiges Mitglied der Europäischen Kommission.

Die Nationale Agentur beim Bundesinstitut für Berufsbildung wird dieser Anforderung mit der neuen Systemumgebung voll gerecht und kann in Deutschland somit als Vorreiter bei der Rechnungswesenreform gelten.

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