Doppelte Buchführung: Neuland für Bundesbehörden

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Technische Umsetzung in SAP ERP 6.0

Die betriebswirtschaftliche Sicht auf die Projekte der NA beim BIBB wurde bereits durch die ab 2003 beim BIBB zusammen mit IBM durchgeführte Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) und des bundesweit gültigen Verwaltungskontenrahmens (VKR) gewährleistet. Das nun von IBM vorgelegte Systemkonzept beschreibt daher die zusätzlichen Einstellungen, die im SAP-System im Rahmen der Umstellung der NA-Wirtschaftsführung auf einen physischen Zahlungsverkehr in den einzelnen SAP-Modulen ausgeführt wurden. Die Leitidee hierbei ist die Ersetzung der F15-Verarbeitung durch den kaufmännischen Zahllauf unter möglichst weitgehender Nutzung der bisherigen KLR-Erfassungsmasken und -inhalte. Zu diesem Zweck wird die Erfassungsumgebung des SAP-Moduls PSM (Public Sector Management) weiterhin genutzt, da diese auch die kaufmännische Buchführung unterstützt.

Voraussetzung für die Umsetzung im Produktivbetrieb war darüber hinaus die Einrichtung des Bankverkehrs durch die NA beim BIBB bei einer geeigneten Geschäftsbank und die Bereitstellung geeigneter Mitarbeiter für die Durchführung der Zahlungstätigkeiten und die Erfassung des anfallenden Buchungsstoffs. Beide Schritte wurden – von der Beratung begleitet – in wenigen Monaten durchgeführt.

Seit 1. Juli 2008 betreibt die NA nun für jedes Großvorhaben eigene Bankkonten und ordnet diese über die Erfassung sowohl der kaufmännischen als auch einer kameralen Kontierung in allen Lieferanten- und Eingangsrechnungen integriert zu, um vollständige Berichte sowohl für die EU (KLR, Bankbuchhaltung) als auch für kameral strukturierte Bundesmittel-Ausgabenübersichten (Einnahmen, Ausgaben auf Titeln) auf Knopfdruck zu erzeugen.

Der Zahlungsverkehr wird eigenständig von der NA in SAP ERP 6.0 im Modul „Finanzbuchhaltung“ abgewickelt und in Form eines täglichen Dateitransfers mit der Geschäftsbank umgesetzt. Die vom System erzeugten Zahldaten führen bankseitig zu Buchungen, die über Kontoauszüge auf Papier oder elektronisch an die NA nachgewiesen werden. Um den kaufmännischen Mindeststandards an eine prüfungssichere Datenhaltung zu genügen, ist eine Nacherfassung dieser Bewegungen in SAP FI erforderlich. Diese basiert auf den Grundsätzen doppelter Buchführung und enthält das Sachkonto des VKR anstelle des Haushaltstitels als führendes Merkmal.

Die zugehörigen Buchungen erfolgen direkt im SAP-Modul FI (Finanzbuchhaltung) und werden zu Informationszwecken im Haushalt auf eigenen Titeln „mitkontiert“.

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