gesponsertUnified-Communications-Lösung für Behörden Digitalisierung braucht digitale Kommunikation

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Ferrari Electronic AG

Die Digitalisierung von Bundesbehörden, Kommunen und anderen öffentlichen Einrichtungen nimmt weiter an Tempo zu. Viele Prozesse sind bereits digitalisiert, immer mehr Behördengänge lassen sich online erledigen. Doch nicht alle Verwaltungsangelegenheiten können über Internet-Portale abgewickelt werden. Vor allem der Austausch von Dokumenten zwischen Behörden erfordert spezielle Unified-Communications-Lösungen, die sich nahtlos in die digitalisierten Verwaltungsabläufe integrieren.

Initiativen wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die Einführung von eAkte und eRechnung haben der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltungen in Deutschland einen kräftigen Schub verliehen. Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung weniger Bürokratie und mehr Effizienz von Verwaltungsprozessen ist das OZG-Änderungsgesetz OZGÄndG, das im Juli 2024 in Kraft getreten ist. Dieses Gesetz sieht unter anderem vor, dass die Schriftform für Anträge nicht mehr erforderlich ist und Nachweise nur noch einmal vorgelegt werden müssen. Die standardisierte DeutschlandID soll als zentrales Konto fungieren, über das Bürgerinnen und Bürger sich bundesweit einheitlich identifizieren und Anträge stellen können.

Online-Angebot der Verwaltung verdoppelt

Laut „Deutschland-Index der Digitalisierung 2023“ hat sich das Angebot an Online-Verwaltungsleistungen in den vergangenen zwei Jahren mehr als verdoppelt. Die Möglichkeit, Baugenehmigungen online zu beantragen, hat sich sogar vervierfacht. Spitzenreiter bei der Digitalisierung sind die Stadtstaaten Hamburg, Berlin und Bremen. Auch Sachsen zeigt deutliche Fortschritte bei der Digitalisierung im öffentlichen Dienst.

eAkte und eRechnung als Treiber

Eine wichtige Rolle bei der Vereinheitichung und Vereinfachung von Verwaltungsprozessen spielen eAkte und eRechnung. Die papierlose Verwaltung sorgt für deutlich kürzere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz und letztlich eine deutlich höhere Effizienz.

Digitale Basis- und Querschnittsdienste wie diese sind ein wesentlicher Hebel, um Behörden fit für die Zukunft zu machen und damit die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands zu stärken. Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein Prozess, der durch fortlaufende Anpassungen und Verbesserungen wie etwa das OZGÄndG sowie die Förderung digitaler Services weiter vorangetrieben wird.

Bürger müssen digital kommunizieren lernen

Leider ist die Nutzung digitaler Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger noch immer mit einigen Hürden verbunden.

Unübersichtliche und komplizierte Online-Portale, fehlende Informationen zur Bedienung und mangelnde Barrierefreiheit machen den digitalen Behördengang schnell zu einer zeitraubenden Angelegenheit.

Es gibt so gut wie keine belastbaren Statistiken oder Untersuchungen darüber, wie gut oder schlecht die Einwohner Deutschlands den digitalen Zugang zu Behörden finden. Dennoch lassen sich aus den öffentlich zugänglichen Informationen einige relevante Erkenntnisse ableiten.

Ende 2023 waren von 581 geplanten digitalen Behördenservices nur 81 komplett online nutzbar, weitere 96 zumindest teilweise. Dies lässt den Schluss zu, dass viele Bürgerinnen und Bürger noch keine umfassenden Erfahrungen mit digitalen Behördengängen sammeln konnten, da das Angebot bisher begrenzt ist. Die verfügbaren Online-Angebote variieren zudem von Bundesland zu Bundesland.

Das Bundesportal soll deshalb künftig einen zentralen und komfortablen Zugang zu sämtlichen Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen bieten. Bis Ende 2024 werden zunächst 16 Leistungen deutschlandweit digital verfügbar sein, darunter Ummeldungen, Eheschließungen und Baugenehmigungen.

Für die Nutzung digitaler Verwaltungsleistungen benötigen Bürgerinnen und Bürger ein internetfähiges Endgerät und eine entsprechende Software. Dies könnte für einige Bevölkerungsgruppen eine Hürde darstellen. Viele Dienste erfordern zudem eine digitale Identifikation, etwa über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. Auch dies könnte eine Herausforderung sein.

E-Mail beliebter als Portale und Chatbots

Sehr beliebt sind E-Government-Dienste, die es Bürgerinnen und Bürgern ermöglichen, Anträge online einzureichen, Dokumente hochzuladen und den Status von Anfragen in Echtzeit zu verfolgen. Diese digitalen Dienste bieten nicht nur eine bequeme Kommunikationsmöglichkeit, sondern tragen auch zur Reduzierung des Papierverbrauchs und der Wartezeiten bei.

Neben E-Government-Diensten gewinnen auch Chatbots immer mehr an Bedeutung. Diese automatisierten Systeme können rund um die Uhr einfache Anfragen bearbeiten und Informationen bereitstellen, was sowohl den Bürgerinnen und Bürgern als auch den Behörden Zeit spart. Der Einsatz von Chatbots ist ein gutes Beispiel dafür, wie der öffentliche Sektor künstliche Intelligenz zur Verbesserung von Bürgerdiensten sinnvoll nutzen kann.

Ein wichtiger Kommunikationskanal ist die E-Mail, die trotz aller technologischen Fortschritte immer noch weit verbreitet ist. Sie bietet eine formelle Möglichkeit, um Anfragen zu stellen und offizielle Dokumente zu übermitteln. Darüber hinaus nutzen viele Behörden soziale Medien, um Informationen schnell zu verbreiten und auf Bürgeranfragen zu reagieren. Diese sozialen Netzwerke ermöglichen es den Behörden, direkt mit der Öffentlichkeit zu interagieren und eine transparente Kommunikation zu fördern.

Postversand für die Grundversorgung

Trotz aller Digitalisierung werden traditionelle Kommunikationswege wie der Postversand und der persönliche Besuch in den Behörden auch künftig eine Rolle spielen. Das gilt insbesondere für Bürgerinnen und Bürger, die keinen Zugang zu digitalen Technologien haben oder diese nicht nutzen möchten. Die Vielfalt der Kommunikationskanäle zeigt, dass die Behörden bestrebt sind, allen Bürgerinnen und Bürgern unabhängig von ihrem technologischen Hintergrund Zugang zu ihren Dienstleistungen zu ermöglichen.

Der Wandel von der analogen Bürokratie zur digitalen Behörde kann allerdings nur gelingen, wenn der sichere und zuverlässige digitale Informations- und Dokumentenaustausch überall gewährleistet ist. Hier setzt die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic an, deren Erfolgsgeschichte vor über 30 Jahren begann: Die Berliner Softwareschmiede machte sich einen Namen als Pionier des Computerfax und steht seitdem für Innovationen im Bereich Unified Communications.

Manipulationssicherer Dokumententransfer als Basis

Eine grundlegende Gemeinsamkeit aller Digitalisierungsprojekte ist die Notwendigkeit eines sicheren Dokumentenaustauschs. Die OfficeMaster Suite ermöglicht genau das: Sie verbindet vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax und Voicemail zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung.

Der Dokumentenaustausch wird über den NGDX-Standard realisiert. Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-to-end verschlüsselt als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein, zum Beispiel, wenn sie von einem Amt zum anderen transferiert werden müssen. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen.

Sicherheit hat Vorrang

Potenziell schädliche Inhalte sind von der Übertragung ausgeschlossen. Für höchste Sicherheit sorgt eine Kombination aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. So sind sowohl das Dokument als auch der Transportweg kodiert. Der erfolgreiche Transfer wird mit einem qualifizierten Sendebericht bestätigt, der auch vor Gericht Bestand hat.

Maximale Flexibilität für Mensch und Maschine

NGDX kann auch hybride Dokumente übertragen. So lassen sich papiergebundene Prozesse mit digitalen verbinden, was das Prinzip der papierlosen Verwaltung vorantreibt. Bei der Kopplung mit einem Dokumentenmanagement- oder Prozess-System können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte angestoßen werden.

Funktionsumfang unterstützt Digitalisierung

Dokumente, die nicht per NGDX versandt werden, können mittels OCR ausgelesen werden. Dadurch können Informationen extrahiert und digital weiterverarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Unterstützung von eRechnung inbegriffen

Die automatische Konvertierung von Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung bedeutet eine Erleichterung sowohl für Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, als auch für die empfangenden Behörden. Rechnungen können im korrekten Format versandt und in der Behörde direkt digital weiterbearbeitet werden.

Die Web-API zur Ansteuerung von Drittsystemen sorgt dafür, dass beispielsweise SAP- und Microsoft-Anwendungen nahtlos mit den Kommunikationsfunktionen der OfficeMaster Suite verbunden werden können.

Fazit: Digitale Kommunikation beschleunigt Digitalisierungsprozesse

Die OfficeMaster Suite mit allen Funktionen steht auch im Home Office zur Verfügung. Digitalisierung und Sicherheit sind damit kein Hindernis für den digitalen Dokumentenaustausch.

Die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic schafft die Voraussetzungen für eine sichere und effiziente digitale Verwaltung. Sie ermöglicht einen manipulations- und rechtssicheren Dokumentenaustausch und legt die wegweisende Basis für zahlreiche digitale Prozesse in Behörden.

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