Die strategisch fundierte Beschaffung

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Die Autorin: Darja Solovjova

4. Interne Interessenslage: Neben den bereits beschriebenen Einflussfaktoren gibt es noch weitere interne Faktoren, die für den Erfolg eines Beschaffungsprozesses wichtig sein können: z.B. Änderungen der politischen Richtung des Hauses, personelle Wechsel auf der Leistungsebene oder auch unterschiedliche Meinungen und Positionen innerhalb des Hauses. Diese Liste ist bei weitem nicht erschöpfend. Faktoren dieser Art, die unterschiedliche oder sich wandelnde interne Interessenslagen berühren, sind nur schwer vorhersehbar. Im Stadium der Planung lassen sie sich kaum berücksichtigen.

• Problembeschreibung: Es kann passieren, dass ein Vorhaben an einem bestimmten Punkt der politischen Stimmung im Haus oder auch den Interessen einzelner Akteure zuwider läuft. Mitunter ist solch ein Wandel der internen Stimmung und Interessenslage ein schleichender Prozess. Planbar ist solch eine Veränderung naturgemäß nicht.

• Auswirkungen: Die ursprünglich zugrunde gelegten Ziele, Bedürfnisse und Anforderungen werden durch solch eine Veränderung nicht selten in Frage gestellt – oder komplett verworfen. Der Einfluss auf das Vorhaben bewirkt, dass der ursprüngliche Bedarf seine Relevanz verliert und das Vorhaben entweder anders als vorgesehen oder gar nicht mehr umgesetzt wird. Dies ist so lange heilbar, wie das Beschaffungsverfahren noch nicht das Stadium der Veröffentlichung erreicht hat. Nach einer Veröffentlichung ist die Lage deutlich ernster.

• Auf Wandel schnell reagieren: Einflussfaktoren dieser Art entstehen oft kurzfristig. Daher gilt es, bereits die ersten Anzeichen dafür zu erkennen, dass sich die politische Stimmung oder die interne Interessenslage wandelt. Denn es ist wünschenswert, in solch einem Fall die Ziele und Bedarfe möglichst frühzeitig zu korrigieren – oder, falls erforderlich, sogar einen vorläufigen Stopp des Verfahrens zu erreichen. Alles andere würde bedeuten, unnötige Kosten und Aufwände zu verursachen.

Fazit: Die Vergabestelle als Prisma

Der Autor: Jan Alexander Linxweiler

Die unterschiedlichen Einfluss- und Erfolgsfaktoren zeigen eines sehr deutlich: Über den Erfolg eines Beschaffungsvorhabens entscheidet nicht erst die Vergabestelle, indem sie das Beschaffungsverfahren durchführt. Die Vergabestelle setzt in der Regel nur das um, was bereits beschlossen wurde. Dadurch fängt eine Idee oder Vision an, real, greifbar und verbindlich zu werden.

Die Vergabestelle kann eben nur das beschaffen, was die Fachbereiche zuvor definiert und mit Anforderungen unterlegt haben. Spätestens jetzt wird deutlich, ob die vorangegangene Planung vollständig, nachhaltig und bedarfsgerecht war. Alle Fehler und Lücken in der Planung werden jetzt wie durch ein Prisma sichtbar.

Eine bedarfsgerechte Beschaffung muss alle Aspekte, die für die zu beschaffende Lösung und ihre Ziele relevant sind, lange vor der eigentlichen Vergabe berücksichtigen. Letztlich bedeutet dies: Nachhaltig erfolgreich ist nur eine strategische Beschaffung. Wenn die Beschaffung systematisch auf die strategische Ausrichtung aufbaut, ist es möglich, Ziele und Unterziele zu definieren. Diese Ziele sind im Beschaffungsprozess klar erkennbar und liefern ein deutliches Bild von den Notwendigkeiten und den Bedarfen – sowohl von denen der Organisation selbst als auch von jenen der potenziellen Auftragnehmer.

Zugleich werden so klare organisationsarchitektonische Vorgaben getroffen, die eine deutliche und effiziente Kommunikation im Rahmen des gesamten Beschaffungsprozesses unterstützen. Wer die Vergabe operativ effizient, wirtschaftlich effektiv und stets bedarfsgerecht ausgestalten will, kommt nicht umhin, eine strategische Beschaffung zu implementieren.

* Die Autoren: Jan Alexander Linxweiler, Consultant, Cassini Consulting & Darja Solovjova, Consultant, Cassini Consulting

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