Automation Die Rolle autonomer KI-Agenten in der Verwaltungspraxis

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Automatisierte Prozesse und Künstliche Intelligenz könnten in der öffentlichen Verwaltung für deutlich mehr Effizienz sorgen. Was wohl erst ihre Kombination, die sich nicht immer ganz einfach gestaltet, im Behördenalltag bringt?

In der modernen Verwaltung sind bereits vielerorts Workflow- und Dokumenten-Management-Systeme sowie diverse Datenbanken im Einsatz. Im Zuge dessen ist Automatisierung keine Zukunftsvision mehr, sondern eine notwendige Antwort auf Fachkräftemangel und steigende Anforderungen. Künstliche Intelligenz (KI) gewinnt zunehmend an Bedeutung und eröffnet neue Wege, um bestehende Systeme effizienter miteinander zu verknüpfen. Die Integration solcher Systeme gestaltet sich jedoch oft komplex. Ein vielversprechender Ansatz ist der Einsatz autonomer KI-Agenten, die verschiedenste Aufgaben (teilweise) selbstständig ausführen.

Was sind autonome KI-Agenten?

Autonome KI-Agenten sind fortschrittliche Softwaresysteme, die Aufgaben eigenständig erledigen können – mit oder ohne menschliche Beteiligung. In Kombination mit großen Sprachmodellen (z. B. GPT) – bzw. sogenannten Reasoning-Modellen und zusätzlichen Werkzeugen – erschließen sie der öffentlichen Verwaltung neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Dennoch erfordert ihr Einsatz ein hohes Maß an Kontrolle und Sensibilität, um Fehler und Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Wie Russel/Norvig in ihrem Buch „Artificial Intelligence“ beschreiben, interagiert ein Agent mit seiner Umgebung, indem er diese durch Sensoren wahrnimmt und über Aktuatoren darauf reagiert. Im Verwaltungsalltag bedeutet das beispielsweise: Daten werden analysiert und darauf basierend verarbeitet. Dies reicht von der Anonymisierung personenbezogener Informationen bis zur automatischen Formularausfüllung.

Die einfachste Form eines Agenten ist der sogenannte Simple-Reflex Agent, bei dem der Sensor die aktuelle Umgebung wahrnimmt und basierend auf einer Regel eine festgelegte Aktion ausgeführt wird. Ein Beispiel hierfür ist die Sortierung eines Briefes basierend auf dem Erkennen des Fachgebietes.

Das Zusammenwirken mehrerer Agenten in sogenannten Multi-Agenten-Systemen ermöglicht auch die Bewältigung deutlich komplexerer Aufgaben. In diesen Systemen übernehmen spezialisierte (Sub-)Agenten (Teil-)Aufgaben und die Ergebnisse werden wieder zusammengeführt. Abhängig vom Grad ihrer Autonomie können diese Systeme Aufgaben entweder vollständig eigenständig ausführen oder strikten Anweisungen folgen.

Auf diese Weise sind Agenten auch in der Lage, selbstständig einen Plan zur Erledigung der Aufgabe aufzustellen und anschließend dessen Ausführung zu überwachen und sogar Korrekturen selbstständig vorzunehmen. Hierbei verwenden sie eigenständig Werkzeuge wie Rechner, Schreiben und führen Code aus oder führen Datenbankabfragen durch. Durch die Vorgabe der Verwendung dieser Werkzeuge lassen sich Abläufe mit einer höheren Compliance durchführen.

Einsatzpotenziale in der Verwaltungspraxis

Autonome KI-Agenten können vielfältige Aufgaben in der Verwaltungspraxis übernehmen: Dokumentenprüfung, Datenanalyse, Aktualisierung von Richtlinien oder sogar Unterstützung bei Entscheidungsprozessen.

Die Einführung gänzlich autonomer KI-Agenten, aber auch bereits Vorstufen mit teilautomatisierten Workflows, bietet der Verwaltungspraxis zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Anfragen rund um die Uhr.

• Arbeitsentlastung: Die Übernahme repetitiver Aufgaben durch KI-Agenten schafft Kapazitäten für anspruchsvollere und wertschöpfendere Tätigkeiten.

• Optimierte Datenverarbeitung: KI-Agenten sind in der Lage, große Datenmengen in kurzer Zeit zu analysieren, Muster zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen bzw. bei der Entscheidungsfindung zu assistieren.

• Skalierbarkeit: Die Systeme können flexibel an verschiedene Anforderungen und steigende Arbeitslasten angepasst werden, ohne dass umfangreiche Änderungen notwendig sind.

• Qualitätsverbesserung: Durch den Einsatz von KI-Agenten können Fehler reduziert und die Qualität der erbrachten Dienstleistungen erhöht werden.

Eine Grundvoraussetzung, die Potenziale von KI-Agenten in der Verwaltungspraxis voll ausschöpfen zu können, ist eine kontinuierliche Qualitätskontrolle, die auch eine systematische Messung der Ergebnisqualität umfasst. Die Einbindung von Mitarbeitenden als „Human-in-the-loop“ bleibt essenziell, um Entscheidungen zu validieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Automatisierte Feedbackschleifen funktionieren dabei so, dass die Systeme ihre Ergebnisse mit einer Referenz oder einem erwarteten Ergebnis vergleichen. Abweichungen werden erkannt, gespeichert und fließen in zukünftige Anpassungen des Systems ein.

Dank dieses adaptiven Mechanismus lernt der KI-Agent kontinuierlich dazu und kann seine Leistung verbessern, ohne dass jedes Mal manuell eingegriffen werden muss. Ein Beispiel für solche Entwicklungen ist das EU-Projekt DataBri-X, an dem Wolters Kluwer beteiligt ist. Es zielt auf den Aufbau eines Legal Dataspaces, um datenbasierte Anwendungen rechtskonform zu ermöglichen. Ist die Qualität hoch genug, kann ein KI-Agent sogar als Teammitglied agieren.

Konkrete Beispiele für den Einsatz im Verwaltungsalltag

• Intelligente Abfallwirtschaft („Urban Data”): Sensoren in öffentlichen Mülleimern übermitteln Füllstandsdaten. Ein KI-Agent analysiert diese Informationen über Nacht, erstellt eine Karte mit den am stärksten gefüllten Standorten und plant die effizienteste Route zur Leerung für die Teams der Stadtreinigung.

• Straßenerhaltung durch Bildanalyse („Image Recognition”): Bürger laden Fotos von Straßenschäden wie Schlaglöchern hoch. Die KI erkennt automatisch den Schaden, kategorisiert ihn und leitet einen Reparaturauftrag an das zuständige Straßenbauamt weiter.

• Texterstellung für Öffentlichkeitsarbeit: KI-Agenten unterstützen beim Verfassen von Reden, Pressemitteilungen und anderen Kommunikationsbeiträgen – schnell, konsistent und zielgruppengerecht.

• Rechtsprüfung lokaler Satzungen: Agenten können Satzungen auf Übereinstimmung mit übergeordnetem Recht prüfen, Formulierungshilfen geben oder auf widersprüchliche Regelungen hinweisen.

• Aktualitätsprüfung bei Online-Diensten: KI-Agenten kontrollieren regelmäßig Online-Antragsformulare und zugehörige Hinweise, um sicherzustellen, dass Inhalte stets aktuell, korrekt und verständlich sind. So lassen sich Mitarbeitende entlasten, Prozesse beschleunigen und die Qualität der Dienstleistungen verbessern.

Herausforderungen

Trotz dieser Vorteile gibt es auch Herausforderungen und Risiken, die bei der Einführung autonomer KI-Agenten berücksichtigt bzw. minimiert werden müssen:

• Datensicherheit: Der Schutz sensibler Verwaltungsdaten muss gewährleistet sein, um die Privatsphäre der Bürgerinnen und Bürger zu schützen und Cyberangriffe zu verhindern.

• Transparenz und Erklärbarkeit: Die Entscheidungsprozesse müssen transparent und verständlich gestaltet sein, damit die Mitarbeitenden auf der einen Seite aber auch Bürgerinnen und Bürger nachvollziehen können, wie das KI-System funktioniert.

• Implementierung: Die Einführung von KI-Agenten erfordert Investitionen in Infrastruktur und Technologie, insbesondere aber auch in die Schulung der Mitarbeitenden. Es ist entscheidend, dass Mitarbeitende entsprechend ausgebildet werden, um die neuen Systeme effektiv nutzen zu können, gleichzeitig aber auch das Verständnis für deren Limitationen haben.

• Akzeptanz: Die Akzeptanz neuer Technologien kann eine Herausforderung darstellen. Es ist daher besonders wichtig, die Vorteile von KI-Agenten klar zu kommunizieren und die Bedenken der Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit ernst zu nehmen und zu adressieren.

• Ethische Überlegungen: Es muss sichergestellt werden, dass die Agenten fair agieren und keine unabsichtlichen diskriminierenden Entscheidungen treffen. Algorithmen müssen sorgfältig geprüft und überwacht werden, um Verzerrungen zu vermeiden. Zudem sind klare rechtliche und politische Rahmenbedingungen notwendig, um die Nutzung von KI-Systemen zu regulieren und sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben stehen.

Zukünftige Trends

Der Autonomiegrad der Agenten wird weiter steigen, und die Workflowintegration wird optimiert. Selbstlernende Systeme, Augmented/Virtual Reality bzw. Blockchain könnten die Zukunft der Agenten maßgeblich beeinflussen. Diese Entwicklungen können die Fähigkeit der Agenten verbessern, auf komplexe Anforderungen zu reagieren. Durch die Möglichkeit, sich an neue Gegebenheiten zu adaptieren und selbst zu lernen, wird die Effizienz deutlich gesteigert werden können, da auch unerwartete Probleme von den Agenten selbständig gelöst werden könnten. Dennoch bleibt der Mensch unverzichtbarer Garant für die Qualität.

Fazit

Autonome KI-Agenten besitzen großes Potenzial, die Verwaltungspraxis grundlegend zu verändern. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, ist ein tiefes Verständnis der Technologie erforderlich, begleitet von klaren ethischen Leitlinien und robusten Systemen. Die Einführung solcher Agenten sollte nicht als schnelle Lösung betrachtet werden, sondern erfordert eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Überwachung.

Es ist entscheidend, dass alle relevanten Stakeholder einbezogen werden und gemeinsam Lösungen entwickelt werden, die den Anforderungen der Zukunft gerecht werden. Die Einführung von autonomen KI-Agenten kann zu einer effizienteren, transparenteren und effektiveren Verwaltung führen, bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt. Nur durch eine ausgewogene und verantwortungsvolle Implementierung können die Vorteile dieser Technologie voll ausgeschöpft werden.

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