Die Öffentliche Verwaltung in der eGovernment-Falle?

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Der Ausblick

Die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben müssen im Mittelpunkt stehen. Da einzig die Mitarbeiter in den Verwaltungsorganisationen eGovernment auch wirklich umsetzen können, sind ihre Arbeitsprozesse, ihre Rahmenbedingungen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Die Bereitstellung adäquater IT-Systeme und deren Nutzung durch die Mitarbeiter ist eine zwingende Notwendigkeit für erfolgreiches eGovernment, das heißt, ohne die Anwendung der vorhandenen Technologie ist eGovernment nicht existent. Daher muss man sich bei der Durchführung von eGovernment-Projekten vorrangig auf die Beantwortung folgender Fragen konzentrieren:

• Welche Aufgaben sollen die Mitarbeiter wirklich erledigen?
• Welche Aufgaben sollen die Mitarbeiter nicht (mehr) erledigen?
• Wie sollen die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen?
• Welche Unterstützung durch Informationen und Technik brauchen die Mitarbeiter wirklich für die Erledigung ihrer Aufgaben?
• Welche Zusammenhänge und Wechselwirkungen bestehen zwischen den beteiligten Mitarbeitern, den benötigten Informationen sowie der einzusetzenden Technik?

Den methodischen Zusammenhang zur Beantwortung dieser Fragen bildet die Erweiterte Soziotechnische Systemanalyse (ESSA). Mithilfe dieser Methode ist gewährleistet, dass immer das Gesamtsystem betrachtet wird, in welchem der Mensch im Mittelpunkt steht (siehe Abbildung „Erweiterte soziotechnische Systemanalyse (ESSA)“.

Ob die der Organisation übertragenen Aufgaben adäquat in den Geschäftsprozessen umgesetzt werden, wird durch eine Effektivitätsanalyse ermittelt. Durch eine Effizienzanalyse wird die Wirtschaftlichkeit der Prozesse untersucht. Welche Informationen und IT-Systeme für die Erledigung der Arbeitsaufgaben notwendig sind, ist das Ergebnis einer Bedarfsanalyse.

Während eines Veränderungsprozesses stehen die drei dynamischen Komponenten Informationen, Menschen und Technik in einem unmittelbaren Wirkungszusammenhang. Veränderungen können nur unter Berücksichtigung des Gesamtsystems erfolgreich umgesetzt werden. Mithilfe der Erweiterten Soziotechnischen Systemanalyse werden die Abhängigkeiten zwischen den dynamischen Komponenten aufgedeckt und dokumentiert.

Komplexe Zusammenhänge

Dies stellt sicher, dass während der Durchführung eines notwendigen Veränderungsprozesses die Auswirkungen und die soziotechnische Interaktion aller beteiligten Komponenten betrachtet und berücksichtigt werden können. So hat beispielsweise die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Beschäftigten, die notwendige Systemunterstützung sowie den Informationsbedarf.

Festzustellen ist, dass viele derartige Projekte diese komplexen Zusammenhänge nur ungenügend beachten. Das führt für gewöhnlich nach längerer Projektlaufzeit oft zur nicht offen kommunizierten Rücknahme von Projektzielen oder – im schlechtesten Fall – gar zum Scheitern des Projektes.

Fazit

Abseits der Erfolgsmeldungen über die Einführung von technischen Systemen im eGovernment-Umfeld muss der einzelne Mitarbeiter und damit die gesamte Verwaltungsorganisation in das Zentrum der Aufmerksamkeit gerückt werden. Letztendlich ist eGovernment kein Selbstzweck, sondern muss die Verwaltungsorganisation in die Lage versetzen, Arbeitsprozesse effektiver und effizienter zu bewältigen. Dies geschieht aber nur, wenn auch der Mitarbeiter seinen Platz in der eGovernment-Organisation und ihren Prozessen gefunden hat und seine Rolle ausfüllen kann.

Daher ist es wichtig, eGovernment als umfassenden und komplexen Weg zu verstehen, bei dem zwischen den einzelnen Faktoren vielfältige, sich ständig ändernde Abhängigkeiten bestehen. Eine Fokussierung auf einzelne Aspekte wie beispielsweise IT-Systeme führt unweigerlich zur Vernachlässigung anderer Faktoren und letztlich zum Scheitern.

(ID:2007116)