HR-Prozesse digitalisieren Bits und Bytes statt Blätter und Büroklammer

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Fachkräftemangel, wachsender Verwaltungsaufwand und zunehmende gesetzliche Berichtspflichten belasten auch die Personalabteilungen im öffentlichen Dienst. Digitale Lösungen können helfen, Prozesse zu verschlanken, den Aufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern – von der automatisierten Dokumentenerstellung bis hin zur digitalen Personalakte.

Wie viele andere Bereiche spürt auch die öffentliche Verwaltung die Folgen des Fachkräftemangels. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Personalabteilungen durch umfangreiche Verwaltungsaufgaben und gesetzliche Berichtspflichten. Anders als in der Privatwirtschaft sieht sich der öffentliche Sektor dabei mit besonderen Herausforderungen konfrontiert.

Die digitale Transformation befindet sich hier in einer entscheidenden Phase. Dabei dauern viele Prozesse aufgrund rechtlicher Vorgaben länger als in der Privatwirtschaft. Vorschriften müssen strikt eingehalten werden, ohne Spielräume oder Grauzonen. Dennoch ist klar: Die Transformation der HR-Prozesse ist unverzichtbar, um die Effizienz zu erhöhen und die Attraktivität des Arbeitgebers „Öffentlicher Dienst“ zu steigern.

Digitalisierungs-Potenziale im Personalwesen

Die Digitalisierung im HR-Bereich umfasst eine Vielzahl von Prozessen und Werkzeugen, die die Arbeit von Personalabteilungen erleichtern können. Zu den wesentlichen Technologien gehören Self-Service-Portale, digitale Workflows, automatisierte Dokumentenverwaltung, digitale Dokumentenerzeugung und die digitale Personalakte. Diese Lösungen helfen, Routineaufgaben wie die Verwaltung von Abwesenheiten oder die Gehaltsabrechnung effizienter zu gestalten.

Für die Mitarbeitenden entsteht eine zugänglichere und flexiblere Arbeitsumgebung, die den heutigen Anforderungen an Remote-Arbeit gerecht wird. Die digitale Personalakte ist hierbei ein zentraler Baustein. Sie ermöglicht den jederzeitigen Zugriff auf Dokumente der HR-Mitarbeitenden und verringert den Bedarf an Papierakten. Neben der Zeitersparnis für HR-Teams werden auch Fehlerquellen reduziert und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien gewährleistet. Dies ist besonders relevant im öffentlichen Dienst, wo die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine zentrale Rolle spielt.

Status quo: Wie digital ist der öffentliche Sektor heute?

Im Vergleich zur Privatwirtschaft hinkt der öffentliche Sektor bei der Digitalisierung seiner HR-Prozesse hinterher. In vielen Personalabteilungen dominiert weiterhin das Papier. Trotz der durch die COVID-19-Pandemie angestoßenen Digitalisierungswelle bestehen nach wie vor erhebliche Rückstände, vor allem wegen der hohen Relevanz der Rechtssicherheit.

Ein zentraler Aspekt dabei ist die digitale Signatur, die in verschiedenen Ausführungen existiert. Die „einfache elektronische Signatur“, bietet geringe rechtliche Verbindlichkeit und ist vor allem für interne Prozesse geeignet. Deutlich sicherer ist die „fortgeschrittene elektronische Signatur“, die mit der Identität der unterzeichnenden Person verknüpft ist. Für Prozesse mit Schriftformerfordernis, wie etwa die Unterzeichnung von (insbesondere befristeten) Arbeitsverträgen, ist jedoch die „qualifizierte elektronische Signatur“ erforderlich. Sie besitzt die höchste Sicherheitsstufe und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Die Problematik, dass die Rechtsgrundlagen nicht an den digitalen Wandel angepasst sind, zeigt sich am Beispiel des Faxgeräts. Trotz des technologischen Wandels gilt das Fax aufgrund älterer Rechtsprechung in vielen Fällen als rechtssicher. Moderne, digitale Signaturlösungen hingegen müssen sich an den strengen Vorgaben der geltenden Rechtsvorschriften messen lassen. Diese Diskrepanz zeigt, wie dringend eine Modernisierung der rechtlichen Rahmenbedingungen erforderlich ist.

Besondere Herausforderungen des öffentlichen Sektors

Der öffentliche Sektor steht bei der Digitalisierung seiner HR-Prozesse vor einzigartigen Herausforderungen. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft müssen Personalabteilungen im öffentlichen Dienst gesetzliche Vorgaben strikt einhalten. Jedes Verfahren und jede Entscheidung müssen dokumentiert und rechtlich abgesichert sein. Innovative oder flexible Lösungen sind oft schwer umsetzbar. Prozesse sind durch geringe Flexibilität und langwierige Entscheidungswege geprägt, die aufgebrochen werden müssen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die besondere Zusammensetzung der Mitarbeitenden. Im öffentlichen Dienst arbeiten sowohl Beamtinnen und Beamte als auch Angestellte, die unterschiedliche Rechts- und Sozialstatus besitzen. Verbeamtete beziehen Pensionen, während Angestellte Rentenansprüche haben. Auch bei der Krankenversicherung bestehen Unterschiede, da Beamtinnen und Beamte Anspruch auf Beihilfe haben, während Angestellte in der gesetzlichen Krankenversicherung verbleiben. Diese Differenzen erfordern hochgradig angepasste HR-Prozesse und Softwarelösungen, die beide Statusgruppen berücksichtigen.

Darüber hinaus erschwert der Umgang mit Technologien den Fortschritt. Der öffentliche Dienst muss sicherstellen, dass Daten vor dem Zugriff von Behörden außerhalb der EU geschützt sind. Dies schließt viele internationale Cloud-Anbieter aus. Stattdessen werden bevorzugt inländische bzw. ausschließlich EU-, DSGVO-konforme Cloud-Lösungen eingesetzt. Hier spielt das C5-Testat eine entscheidende Rolle. Es beschreibt die Sicherheitsstandards, die ein Cloud-Anbieter erfüllen muss, um im öffentlichen Dienst zugelassen zu werden.

Zusätzlich wird die Modernisierung durch langsame Gesetzesanpassungen behindert. Die Geschwindigkeit der technologischen Entwicklung übertrifft häufig das Tempo der Gesetzgebung, z.T. auch der Rechtsprechung. Diese Diskrepanz erschwert es dem öffentlichen Sektor, mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten.

Chancen und Voraussetzungen

Die Digitalisierung der HR-Prozesse im öffentlichen Sektor ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Sie bietet die Chance, den Verwaltungsaufwand entscheidend zu verringern, die Attraktivität des öffentlichen Arbeitgebers zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Die digitale Personalakte und die Automatisierung von Workflows sind dabei zentrale Bausteine.

Doch um das volle Potenzial auszuschöpfen, müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen fortwährend modernisiert und die Rechtssicherheit für elektronische Signaturen geschaffen werden. Nur dann kann der öffentliche Dienst die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen und langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Wie auch in der Privatwirtschaft ist im öffentlichen Sektor Mut und Engagement gefragt, wenn digitale Lösungen zu finden, zu konzeptionieren und schließlich in der Praxis einzusetzen sind.

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