Verwaltungsdigitalisierung Berlin-Mitte verbietet Nutzung der E-Akte

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Eigentlich soll die E-Akte den Mitarbeitern der Berliner Verwaltungen spätestens ab 2025 die Arbeit erleichtern. Die Software ist allerdings so unausgereift, dass Berlin-Mitte nun die Reißleine gezogen hat.

Eigentlich ist sie das Herzstück der Digitalisierung, in Berlin-Mitte ist ihr Einsatz nun allerdings erstmal untersagt: Die Rede ist von der E-Akte. „Im Moment ist es tatsächlich ein so großer Mehraufwand, dass ich im Einvernehmen mit meinen Ämtern gesagt habe, dass sie das nicht benutzen dürfen“, erklärte Bezirksbürgermeisterin Stefanie Remlinger dem rbb. Größter Schwachpunkt: Die Scan-Software, die lediglich das Eingangsdatum der Verwaltung lesen könne. Die gescannten Dokumenten landen so nicht automatisch bei den richtigen Stellen und Ämtern, da Schnittstellen zu den zentralen Programmen der Verwaltung nicht funktionieren.

Und wir sprechen hier von einer großen Masse an Dokumenten: Das Land Berlin hat 80 Behörden, die teilweise über 50 Zweigstellen verfügen. Jede dieser Behörden hat eine zentrale „Scan-Stelle“, in der aktuell jegliche eingehende Post, Bescheide und Formulare gescannt und im Nachgang an die entsprechende Zweigstelle zurückgegeben werden. Da kommen laut Remlinger rund 20.000 Blatt und 14.000 Finanzanweisungen zusammen. „Da heißt jeden zusätzlichen Klick, den man machen muss, muss ich 14.000 Mal klicken oder 20.000 Mal einen Vorgang händisch machen“, sagt sie. „Und das ist ja nicht nur ein Klick. Das sind jeweils mehrere Klicks.“

Dabei hat man sich in Berlin sowie bereits darauf geeinigt, lediglich anlassbezogen zu scannen. Das bedeutet, dass aktuell benötigte Akten bei Bedarf aus den Archiven geholt und dann gescannt werden. Eine generelle Digitalisierung aller Akten ist aufgrund von Personalmangel und dutzender Regalkilometer an Akten zum jetzigen Zeitpunkt nicht realisierbar. Darüber hinaus gibt es laut einem Insider keinerlei Bestrebungen jene Akten zu digitalisieren, die nur noch zwecks Aufbewahrungsfristen in den Archiven sind. Aktenbestände, die historischen Wert aufweisen, werden gegebenenfalls irgendwann einmal digitalisiert. Das ist vorerst jedoch sehr weit unten auf der Agenda.

Gescannt wird mit der mitgelieferten Ricoh-Software der eingesetzten Fujitsu-Geräte, erklärte dieser weiter. Diese ist jedoch offenbar nicht leistungsfähig genug, um etwaigen Standards für den Umgang mit E-Akten zu entsprechen. Eine Neuausschreibung der Scannersoftware würde womöglich einen Austausch der Hardware nach sich ziehen. „Nach einer ersten Bewertung gibt es bei der von meinen Vorgängern eingekauften Digitalen Akte eine hohe Unzufriedenheit und auch nachweisbare Mängel am Produkt“, bestätigte Klement gegenüber dem rbb. Sie führe daher Gespräche mit dem Vertragspartner, mit dessen Hilfe das Land die Digitalisierung stemmen wollte. „Diese Gespräche werden zeigen, ob unser aktuelles Produkt entsprechend nachgebessert werden kann und wie im Zweifelsfall der weitere Fahrplan hin zu einer funktionierenden E-Akte aussehen kann.“

Damit erhält das Chaos um die Einführung der E-Akte in Berlin ein neues Kapitel. Der Starttermin wurde bereits des Öfteren verschoben – bis Ende 2024 sollte die E-Akte nun allerdings in allen Bezirken eingeführt werden. Ob dieser Zeitplan noch zu halten ist, bleibt fraglich.

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