Barrierefreie Kommunikation

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Home Office schnell & einfach eingerichtet

Telearbeit spielt beim Kreis Steinfurt eine wichtige Rolle: Aktuell arbeiten rund 75 Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause aus. Tendenz steigend. Über einen virtuellen Desktop können die Kollegen auch im Home Office auf alle Anwendungen zugreifen. Mithilfe von XPhone Connect sind sie nun auch optimal in die Kommunikation eingebunden: Über die Funktion „AnyDevice“ lässt sich jedes beliebige Telefon mit dem Connect-Client steuern. So können die Verwaltungsmitarbeiter auch mit dem heimischen Festnetz-Telefon Konferenzen einrichten oder Anrufe weiterleiten. Die Telefonate werden dabei über den Firmenanschluss aufgebaut und gehalten. So entstehen für die Mitarbeiter keine Telefonkosten. Gleichzeitig wird sowohl der Telefoniestatus übertragen als auch das Anrufjournal weitergeführt.

„Entscheidend ist für uns darüber hinaus die One-Number-Funktion“, betont Nagelsmann. Über diese Funktion wird sichergestellt, dass bei ausgehenden Telefonaten ausschließlich die Büronummer angezeigt wird. „Schließlich sollen privaten Nummern unserer Mitarbeiter nicht beim Bürger angezeigt werden.“

Je mehr Mitarbeiter im Home Office arbeiten, desto wichtiger wird eine weitere Funktion: die Telefonkonferenz. XPhone Connect bringt hierfür einen eigenen Konferenz-Server mit. Über ein Outlook-Addin können die Anwender neue Konferenzen in ihrem Kalender anlegen und diese genau wie einen Termin verwalten. Zum Startpunkt der Konferenz erscheint bei den Teilnehmern automatisch ein Popup, über das sie sich mit einem Klick einwählen können. Die Konferenz kann dabei jederzeit um einen Gruppen-Chat erweitert werden, zum Beispiel um einen Dokumenten-Link oder eine Web-Adresse zu verschicken. Die Chats werden dabei am Server gespeichert, sodass auch im Nachgang auf alle Informationen zugegriffen werden kann.

Freitextsuche über alle Kontakte

Mit Konferenzdienst, Chat, Screen-Sharing und Fax-Editor stehen den Mitarbeitern der Kreisverwaltung alle Kanäle zur Verfügung, die sie für einen effizienten Austausch benötigen. Damit die Kommunikationsdienste aber auch tatsächlich entsprechend genutzt werden können, ist eine weitere Funktion entscheidend: der einfache Zugriff auf alle Kontakte.

XPhone Connect bietet hierzu einen sogenannten Directory-Dienst, über den sich diverse Datenquellen wie das Active Directory, Outlook-Kontakte, Drittanwendungen oder auch CSV-Dateien anbinden lassen. Sämtliche Kontakte, die über das Directory angebunden sind, werden zur Anrufer-Identifizierung genutzt. Gleichzeitig stehen die Kontakte im Client via Freitextsuche zur Verfügung. Möchte ein Mitarbeiter zum Beispiel mit einem Kollegen aus dem Bauamt sprechen, gibt er einfach „Bauamt“ in das Suchfeld ein. Schon werden ihm alle Mitarbeiter der Abteilung angezeigt.

Einen noch umfassenderen Überblick bietet das Team-Panel: Hier lassen sich die Kontakte aller Abteilungen auf einzelnen Reitern übersichtlich zusammenfassen. Anrufe, Chats und Konferenzen lassen sich mit einem Klick auf den entsprechenden Kontakt starten. „Im Support, in dem es naturgemäß einen sehr intensiven Austausch mit allen Abteilungen gibt, haben sich die Mitarbeiter für das Team-Panel einen zusätzlichen Monitor aufgestellt“, erzählt Steinigeweg.

Einfache Administration

Dabei hatte die IT das Team-Panel anfangs gar nicht freischalten wollen. „Wir wollten die Mitarbeiter nicht gleich mit allen Funktionen erschlagen“, schmunzelt Nagelsmann. Wie sich herausstellte, eine unberechtigte Sorge: „Die Kollegen haben ganz von alleine entdeckt, dass wir ihnen nicht alle Funktionen zur Verfügung gestellt haben und haben den Rollout des Team-Panels angefragt, dem wir dann nach der Startphase der Software auch nachgekommen sind.“

Einzelne Funktionen wie Chat, Mobile App oder eben das Team-Panel lassen sich für ausgewählte Benutzergruppen oder auch für alle Anwender zentral in der Administrations-Oberfläche sperren oder freischalten. Für die IT ist der Aufwand gering.

Der IT-Mitarbeiter sieht sich in der Entscheidung des Kreises für eine unabhängige UC-Lösung klar bestätigt. „Natürlich hätten wir auch die UC-Software nehmen können, die unsere Telefonanlage von Haus aus mitbringt. Aber zum einen ist der Funktionsumfang deutlich geringer. Zum anderen kam für uns im Sinne von Investitionssicherheit und Zukunftsfähigkeit nur eine Hersteller-unabhängige Lösung in Frage.“ Die XPhone-Lösungen stammen aus dem Hause der C4B Com For Business AG. Der Münchner Kommunikations-Spezialist entwickelt seit knapp 20 Jahren CTI- und UC-Lösungen, die mit allen großen Telefonanlagen kompatibel sind. „So können wir XPhone auch dann weiternutzen, wenn wir unsere VoIP-Anlage austauschen.“

Mehr Informationen zur vorgestellten Kommunikationslösung finden Sie hier.

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