Anforderungen zur eRechnung Zehn Merksätze fürs eInvoicing

Ab 27. November 2020 lässt der Bund nur noch elektronische Rechnungsstellungen zu. Länder und Kommunen nehmen zwar bereits seit April elektronische Rechnungen an, doch ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland erstellt Rechnungen noch immer überwiegend in Papierform. Deshalb hat der Bitkom „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ veröffentlicht, die bei der Umstellung helfen sollen.

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Die Öffentliche Verwaltung empfängt künftig nur noch Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt sind. „Eine lediglich elektronisch versendete Rechnung – beispielsweise eine Rechnung, die als PDF an eine eMail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält – wird nicht als elektronische Rechnung verstanden. Denn der Rechnungsempfänger kann unstrukturiert empfangene Rechnungsinhalte nur mit zusätzlichen Zwischenschritten (Texterkennung über Optical Character Recognition) in seinen Systemen digital weiterverarbeiten“, erläutert der Bitkom.

Der Digitalverband hat zehn Merksätze zusammengestellt, um einen Überlick zu den aktuellen Anforderungen zu schaffen:

• Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln: Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien Authentizität, Integrität und Lesbarkeit. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig enthalten sein. Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss allerdings Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen. Die Zustimmung des Empfängers muss nicht schriftlich erfolgen, es kann auch genügen, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend (konkludent) billigt.

• Elektronische Rechnungen sind technologieneutral: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, deren Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgt – sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Für die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen bestehen am Markt verschiedene Rechnungsformate, die sowohl strukturiert als auch unstrukturiert ausgestaltet sein können. Als unstrukturiert bezeichnet man eine simple PDF-Rechnung, die in der Praxis oft einer eMail angehängt wird. Um jedoch die Daten medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesen, prüfen und weiterverarbeiten zu können, bedarf es strukturierter Daten, die meist in Form eines XML-basierten Datensatzes vorliegen. Die gängigsten Formate in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD, die sich unterscheiden: Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, welches über ein separates Visualisierungstool abbildbar und so für das menschliche Auge lesbar ist. Der XRechnung können außerdem bis zu 200 Anlagen in fünf verschiedenen Formaten beigefügt werden. Das ZUGFeRD-Format ist klassischerweise als hybride Datei ausgestaltet. Die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei ergänzend die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.

• Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten: Für jede Rechnung (Papier und elektronisch) ist die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) zu gewährleisten. Authentizität und Integrität können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellt. Wie das Kontrollverfahren und der Prüfpfad im Detail auszugestalten sind, hat jeder Unternehmer selbst festzulegen. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob durch die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung entsteht. Insbesondere wird der Rechnungsempfänger im Rahmen einer Rechnungsprüfung etwa abgleichen, ob die Leistung in richtiger Art, Menge und Preis erbracht wurde und der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch hat. Sämtliche Informationen, die der Rechnungsempfänger dabei zu Hilfe nimmt (Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine), können den verlässlichen Prüfpfad begründen.

• Jede Rechnung muss lesbar sein: Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Während Papierrechnungen diese Anforderungen unmittelbar erfüllen, müssen bei elektronischen Rechnungen dafür geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden (z. B. ein passender Viewer für PDF-Formate). Liegen Rechnungen in strukturierter Form vor, um eine maschinelle Weiterverarbeitung zu ermöglichen, so ist bei ihrer Darstellung eine eindeutige Zuordnung des jeweiligen Attributs zu seinem Inhalt erforderlich. Es muss also klar erkennbar sein, welchen Wert zum Beispiel das Attribut Rechnungsdatum enthält. Auch hier kann ein geeigneter Viewer zum Einsatz kommen. Eine spezielle Anordnung der Inhalte ist nicht erforderlich, eine einfache Aufzählung genügt. Die Lesbarkeit muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein, entsprechend müssen also auch geeignete Anzeigeprogramme über diesen Zeitraum vorgehalten werden.

• Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten: Umsatzsteuerlich (insbesondere als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug) muss jede Rechnung – egal ob in Papierform oder elektronisch – die gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten. Zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören u.a. der vollständige Name samt Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum und die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.

• Jede Rechnung muss aufbewahrt werden: Für Rechnungen gilt, dass dies aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren ist (siehe dazu § 14b Abs. 1 UStG). Unveränderbarkeit ist gewährleistet, wenn jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Zur Unveränderbarkeit zählt damit auch, dass Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Unveränderbarkeit kann durch ein Zusammenspiel von Organisation, Kontrollmechanismen, Hardware und Software im Unternehmen erreicht werden. Seit der am 28.11.2019 veröffentlichten Neufassung der GoBD ist es zudem erlaubt, elektronische Rechnungen in ein Inhouse-Format zu konvertieren und dieses statt dem Originalformat aufzubewahren, sofern insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit und das Recht auf Datenzugriff der Finanzverwaltung nicht eingeschränkt wird. Zusätzlich bedarf es einer entsprechenden Verfahrensdokumentation.

• Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden: Steuerrecht und Handelsrecht gestatten im Grundsatz die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger. Eingehende Papierrechnungen können daher unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (bildlich erfasst) aufbewahrt werden. Dazu muss das Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den GoBD entsprechen. Die Bilddateien treten damit an die Stelle der ursprünglichen Papieroriginale. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Insbesondere ist eine Organisationsanweisung zu empfehlen, die regelt, wer bildlich erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt bildlich erfasst wird, welches Schriftgut bildlich erfasst wird, wie die Qualitätskontrolle erfolgt oder wie die Fehlerprotokollierung sichergestellt wird. Durch die einheitliche Begrifflichkeit bildliches Erfassen (statt bisher Scannen) wird auf Basis der Neufassung der GoBD auch aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit sind auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles Scannen mittels Smartphone und App gesetzt worden. Derartige Fotografien dürfen trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften auch im Ausland erstellt werden.

• Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation): Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse (insbesondere für die IT-gestützten) gefordert. Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat diese stets den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so wie beschrieben gelebt werden. In den Anwendungskreis eingeschlossen seit jeher sind Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsprüfung). Die hierfür individuellen Verfahren und Maßnahmen zu sind somit in einer angemessenen Verfahrensdokumentation zu hinterlegen, durch die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit für einen externen Dritten sichergestellt wird. Als Orientierungshilfe für die Erstellung der notwendigen individuellen Verfahrensdokumentation hat die AWV eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage erstellt. Alle Versionen der Verfahrensdokumentation sind stets über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten.

• Regelungen zur Digitalisierung und Archivierung im Ausland: Besonderheiten aus steuerlicher Sicht gilt es insbesondere bei einer Auslagerung ins Ausland zu beachten. Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren. Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen jedoch auch ins Ausland verlagert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen. Dabei muss jedoch insbesondere sichergestellt sein, dass die GoBD und damit einhergehend die Vorgaben zum Datenzugriff in vollem Umfang eingehalten werden. Für Rechnungen existiert eine Sonderregelung (§ 14b UStG). Demnach sind Rechnungen, die ein inländischer Unternehmer ausgestellt bzw. empfangen hat, grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Eine elektronische Aufbewahrung dieser Rechnungen insbesondere im übrigen Gemeinschaftsgebiet setzt voraus, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist. Im Zusammenhang mit einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung dürfen Papierbelege ins Ausland verbracht und dort bildlich erfasst werden. Die bildliche Erfassung hat dabei zeitnah zur Verbringung ins Ausland zu erfolgen.

• Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff: Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung kann ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden. Dabei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Soweit die Prüfung im Rahmen einer sog. Umsatzsteuernachschau erfolgt, entfällt für die Unternehmen jegliche Vorlaufzeit – etwa zum Einrichten entsprechender Prüferberechtigungen – und der Datenzugriff muss unverzüglich, in angemessener Zeit zur Verfügung stehen. Die Neufassung der GoBD bringen auch Erleichterungen für die Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird.

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