Akten und Dokumente Wie Kommunen Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen

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Kommunen stehen aktuell vor der Herausforderung, ihre umfangreichen Aktenbestände und Verwaltungsprozesse in die digitale Zukunft zu überführen. Damit ein Digitalisierungsprojekt nicht nur technisch funktioniert, sondern auch langfristig einen Mehrwert schafft, lohnt sich ein intensiver Blick auf fünf zentrale Erfolgsfaktoren.

Bei Digitalisierungsprojekten geht es um weit mehr, als lediglich Bestandsakten oder den Posteingang zu scannen. Digitalisierung ist kein reiner Scan-Vorgang, sondern ein komplexes Logistik- und IT-Projekt. Der Weg von papierbasierten Bestandsakten zu digitalen Assets erfordert eine lückenlose Prozesskette. Entscheidend für den Projekterfolg ist dabei auch das Timing: Das Zielsystem muss zwingend vor Beginn der Digitalisierung bereitstehen und leistungsfähig genug sein, um große Datenvolumina ohne Performance-Einbußen zu integrieren.

Neben diesen technischen und organisatorischen Aspekten sollten Kommunen Maßnahmen ergreifen, um die Akzeptanz ihrer Fachabteilungen zu fördern. Hierzu gehören das frühzeitige Einbinden und Schulen der Mitarbeitenden sowie das klare Darlegen von Vorteilen: Hier lautet die Devise: Homeoffice-Optionen statt staubiger Aktenkeller. Außerdem sollten Kommunen bereits vor Projektbeginn den Umgang mit neu entstehenden Akten festlegen. Für deren laufende Digitalisierung und Übertragung in das Zielsystem etwa sind die dafür erforderlichen Scanner in die IT-Landschaft zu integrieren. Zudem ist es auch erforderlich, die oft seit Jahren gelebten Prozesse zur Ablage von Papierdokumenten an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Datenschutzfragen frühzeitig klären

Der Datenschutz ist Grundvoraussetzung jeder Digitalisierung. Kommunen sollten daher zentrale Datenschutzfragen vollständig klären, bevor sie ein Digitalisierungsprojekt ausschreiben. Wird der Datenschutzbeauftragte frühzeitig eingebunden, kann er den Schutzbedarf der betroffenen Dokumente prüfen. So lassen sich Verzögerungen vermeiden und das Digitalisierungsprojekt rechtssicher umsetzen.

Expertise einholen

Kommunen sollten die Digitalisierung nicht isoliert planen, sondern vorhandenes Wissen nutzen. Viele öffentliche Verwaltungen haben bereits Erfahrungen mit solchen Projekten gesammelt und können wertvolle Hinweise geben. Der Austausch mit diesen Einrichtungen, aber auch den Herstellern der eingesetzten Dokumenten-Management- oder Aktensysteme hilft, Fehler zu vermeiden und bewährte Vorgehensweisen zu übernehmen. Auch bestehende öffentliche Ausschreibungen können zur eigenen Orientierung dienen.

Qualität als Vergabekriterium einbeziehen

Häufig nennen Kommunen bei Ausschreibungen von Digitalisierungsprojekten den Preis als einziges Vergabekriterium oder gewichten ihn unangemessen hoch. Da Akten jedoch das Gedächtnis der Verwaltung sind, birgt eine reine Preisfokussierung bei Digitalisierungsvorhaben große Risiken. Die parallele Berücksichtigung qualitativer Kriterien stellt hingegen sicher, dass Dienstleister nicht nur wirtschaftlich attraktiv anbieten, sondern auch zuverlässig, sorgfältig und kompetent arbeiten und dies durch Konzepte oder Testverarbeitungen vor der Massendigitalisierung unter Beweis stellen müssen. Ein Vergleich aus dem Alltag: Man operiert auch nicht am offenen Herzen oder sucht sich dafür den billigsten Chirurgen aus.

Think big, start small

Eine langfristige Vision sollte mit pragmatischen ersten Schritten angegangen werden. Statt sofort den gesamten Aktenbestand zu digitalisieren, können Kommunen mit einem überschaubaren Pilotprojekt beginnen – zum Beispiel in einem kleineren Fachbereich. Der gewählte Dienstleister scannt zunächst nur einige Ordner und setzt damit einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung. Auf diese Weise lassen sich Quick Wins erzielen, Erfahrungen sammeln und Prozesse optimieren. Anschließend kann die Digitalisierung schrittweise auf andere Bereiche ausgeweitet werden. Kleinere, klar abgegrenzte Projekte erleichtern zudem den Angebotsvergleich und die Entscheidungsfindung.

Fazit

Wenn Kommunen diese fünf Punkte vor der Ausschreibung von Digitalisierungsprojekten umsetzen, erhöht sich zwar der Zeitbedarf für die Vorbereitung, doch dieser zusätzliche Aufwand zahlt sich aus. Die Verwaltungen profitieren von einem reibungsärmeren Ablauf, vermeiden unnötige Verzögerungen und schaffen die Grundlage für dauerhaft effiziente Strukturen. Die Investition von Zeit und Mühe in eine sorgfältige Planung ist somit ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen digitalen Kommune.

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