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Prozesse Ende-zu-Ende anlegen

In der Regel werden Prozesse für die Automatisierung nicht in einzelne Arbeitsbereiche untergliedert, sondern End-to-End angelegt, das heißt sie enthalten sämtliche Schritte vom Beginn bis zum Ende des Prozesses. Der ganzheitliche Ansatz erhöht nicht nur die Effizienz und Effektivität, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit. „Anfangs haben wir Prozesse so konfiguriert, dass sie beispielsweise bei ,Antrag liegt vor‘ beginnen und bei ,Antrag ist bearbeitet‘ enden. Alles, was dahinter in den Fakultäten los ist, wurde nicht abgebildet und bot somit Potenzial für Fehler“, erinnert sich Beate Ochs. „Mit der Zeit haben wir festgestellt, dass der Prozess eigentlich viel früher, nämlich bei ,Bedarf liegt vor‘, beginnt. Er fängt also bei den einzelnen Mitarbeitenden mit ihren jeweils individuellen Prozessen an und geht erst danach in die Verwaltung. Mittlerweile haben wir einen ‚Workflowkompass‘ für die Fakultäten gebaut, so dass sie die Workflows ganz nach ihren Bedürfnissen ‚zusammenklicken‘ können. Wem das nicht reicht, dem geben wir Möglichkeit, eigene Workflows zu bauen und diese an unsere Workflows anzudocken. Wir haben ein Projekt ‚360°-Blick entwickeln‘, bei dem wir mit den einzelnen Beschäftigten ins Gespräch kommen, und nach ihren Bedürfnissen fragen. Das macht zwar sehr viel Arbeit, kommt aber auch sehr gut an und führt zu passgenauen Workflows.“

Ein grundlegendes Systemverständnis entwickeln

Als Citizen Developer verwalten die Mitarbeitenden der Universität Duisburg-Essen ihre Prozesse mittlerweile weitgehend selbständig: „Bei einer großen Institution wie unserer mit insgesamt 13 Fakultäten und vielen anderen großen Einrichtungen ist es nicht möglich, alles zentral zu machen“, erklärt Beate Ochs. „Wir kopieren beispielsweise einen Workflow, den eine Fakultät entwickelt hat, für unseren Bereich und passen ihn anschließend auf die eigenen Anforderungen an. Das spart sehr viel Arbeitszeit.“ Geht es nach Dr. Ochs, hängt die Zukunftsfähigkeit der Digitalisierung zu einem großen Teil von der Kollaborationsfähigkeit der Hochschulen untereinander ab. Sie hat die Vision, „dass ich eines Tages beim Start eines neuen Workflow-Projekts einfach nur in die Runde fragen muss, wer das Projekt schon umgesetzt hat. Irgendjemand wird mir dann seinen Workflow schicken und ich passe ihn lediglich auf meine Anforderungen an.“

Projekt macht bundesweit Schule

Und warum sollte das nur Uni-intern und nur in NRW funktionieren? Das Erfolgsprojekt macht inzwischen deutschlandweit Schule: Insgesamt sind bereits mehr als 70 der 423 Hochschulen und Universitäten in der Bundesrepublik auf der Plattform vernetzt, pro Monat kommen im Schnitt zwei weitere dazu. Auch die Fachhochschule Erfurt in Thüringen ist über eine Arbeitsgruppe schon mit an Bord. Tino Garbe, Business Analyst an der FH Erfurt, freut sich über den Erfolg: „Lehrende müssen sich nun nicht mehr durch die Abteilungen fragen, wenn sie auf der Suche nach den neuesten Arbeitshilfen oder einem wichtigen Paper sind. Sie sparen dadurch viel Zeit ein, die sie effektiver mit ihren Kernaufgaben, dem Forschen und Lehren, verbringen können.“

Blick in die Zukunft

In Zeiten akuten Fachkräftemangels können gezielte Automatisierungslösungen erheblich dazu beitragen, bestehenden und entstehenden Personalengpässen entgegenzuwirken und die Mitarbeitenden im Alltag erheblich zu entlasten. Zwar werden Mitarbeitende künftig immer noch bestimmte Systeme bedienen müssen, sie werden aber vor allem flexible Anwendungen benötigen, die sich schnell beispielsweise an neue Versionen anpassen oder um neue Systeme erweitern lassen. Kooperationen werden dabei weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Die Universität Duisburg-Essen hat zum Beispiel gerade zusammen mit den GBTEC-Spezialisten eine praxisorientierte Schnittstelle für E-Akten-Dokumentation entwickelt. Und die kann bald auf der gemeinsamen Plattform multipliziert werden.

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