Automatisierung von universitären Workflows Wenn Akademiker zu Citizen Developern werden

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Die digitale Transformation katapultiert auch die Bildung in ein neues Zeitalter. Eine moderne Organisation im Hochschul- und Universitätsbereich zeichnet sich nicht mehr allein durch die Qualität ihrer Lehre und Forschung aus. Vorreiter ist NRW: Hier automatisieren viele Bildungseinrichtungen bereits ihre Workflows selbst und tauschen sie auf einer gemeinsamen Plattform aus. Dieses Projekt wird inzwischen bundesweit auch von anderen Hochschulen aufgegriffen.

Nordrhein-Westfalen hat als erstes Bundesland einen Referenzstandard zur Umsetzung des EgovG für das Managen von Geschäftsprozessen implementiert und 2021 ein Kooperationsprojekt mit dem Bochumer BPM-Software-Spezialisten GBTEC gestartet, das schnell überzeugende Erfolge gebracht hat. Zum Start waren es fünf, aktuell entwickeln bereits über 30 der insgesamt 71 Hochschulen und Universitäten in NRW ihre Workflows auf Basis der BIC Platform von GBTEC. Besonders wertvoll ist der Austausch der automatisierten Abläufe unter den Einrichtungen. Auf diese Weise können Synergieeffekte genutzt, Best-Practice-Prozesse übernommen und der Aufwand für Modellierung und Automatisierung erheblich reduziert werden. Denn die Aufgabenstellungen sind in den meisten Hochschulen dieselben: Wie bestellt man Honorarprofessuren, beantragt Elternzeit, rechnet Lehrverpflichtungen ab? Solche standardisierbaren Verwaltungsprozesse lassen sich auf der BIC Platform sehr leicht automatisieren und mit anderen Organisationen teilen, so dass nicht jede Einrichtung selbst ihren Workflow von Grund auf neu aufsetzen muss.

Der Bedarf ist klar erkannt

Mindestens 64 Prozent der Arbeitsstunden in der öffentlichen Verwaltung lassen sich laut einer von McKinsey durchgeführten Studie automatisieren. Die größten Automatisierungspotenziale liegen in der Datenerfassung und der Datenverarbeitung wie dem Erfassen und Verarbeiten von Studierendendaten, Finanzdaten, Personaldaten, Liegenschaftsdaten oder Forschungsdaten. Diese Tätigkeitsbereiche allein machen bereits 50 Prozent der Arbeitsstunden aus.

Bereits 2018 schrieb Nordrhein-Westfalen landesweit ein zentrales Group Policy Objects (GPO)-Tool aus, um die Verwaltung seiner Behörden, Polizei und Hochschulen einheitlich zu digitalisieren und Synergieeffekte zwischen den verschiedenen Einrichtungen zu schaffen. Ursprünglich sollte der landeseigene Dienstleister IT.NRW das Hosting organisieren, doch der Aufbau eines neuen Systems hätte Jahre gedauert. Dabei gab es bereits ein erfolgreiches Vorzeigeprojekt im Land, das als Basis dienen konnte: Die Universität Duisburg-Essen hatte zusammen mit dem Bochumer BPM-Spezialisten GBTEC mehr als 500 Prozesse erfolgreich modelliert. Mit vier weiteren Bildungseinrichtungen des Landes startete daraus 2021 das „Hochschulprojekt NRW“ auf der Automatisierungsplattform BIC Process Execution von GBTEC. Die Universitäten und Hochschulen beziehen ihre Lizenzen aus einem Landesvertrag und zahlen eine jährliche Gebühr für das Hosting.

Mit No-Code/Low-Code konfiguriert die promovierte Chemikerin ihre Prozesse selbst

Dr. Beate Ochs vom Dezernat für Digitale Transformation und Akademisches Controlling an der Universität Duisburg-Essen hat die Kooperation mitinitiiert und automatisiert seitdem auch ihre Prozesse mithilfe von No-Code/Low-Code selbst. Einen IT-Entwicklerhintergrund hat sie nicht: „Ich habe mir gesagt, wenn das so einfach ist, dann kriege ich das als Chemikerin und Molekularbiologin auch hin.“ Seither konfigurieren Beate Ochs und ihre Kolleginnen und Kollegen als sogenannte Citizen Developer die meisten Abläufe selbstständig. Prozesse, die nicht über ein Fachverfahren ausgeführt werden, beispielsweise die Vergabe und Abrechnung von Lehraufträgen, das Erstellen von Promotionsurkunden oder digitale Zutrittsberechtigung auf Basis von Transpondern, können von den Citizen Developern eigenhändig in digitale Workflows überführt werden. Das Spektrum der unterstützenden Prozesse reicht dabei von der Prüfungsverwaltung, Studierendenverwaltung, Facility Management oder Personalverwaltung.

Grafische Anwendungen und Drag-and-Drop ersetzen den klassischen Code

Grundlage für jede erfolgreiche Prozessdigitalisierung ist eine stabile IT-Infrastruktur mit einer professionellen BPM-Software als Herzstück, die die Prozesse auf einer Datenbank abbildet. Mithilfe der No-Code- und Low-Code-Technologien lassen sich die zuvor modellierten Prozessdaten ohne oder mit nur geringem Programmieraufwand in ausführbare Anwendungen transformieren. Statt auf klassische Programmier-Methoden setzt der No-Code/Low-Code-Ansatz grafische Bedienelemente sowie Drag-and-Drop-Funktionen ein.

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