Definition Was versteht man unter elektronischer Archivierung?

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Bei der elektronischen Archivierung erfolgt die Speicherung von Daten und Dokumenten mit EDV-Technik. Die elektronische Form ersetzt die Archivierung von ausgedruckten Unterlagen. Damit gehen diverse Vorteile und Herausforderungen einher.

Im Zuge der Digitalisierung gewinnt die elektronische Archivierung rasant an Bedeutung. Vor allem im Wirtschaftsbereich und im öffentlichen Sektor lassen sich mit E-Archiven enorme Effizienzgewinne erzielen. Zugleich verdienen Sicherheitsaspekte und gesetzliche Vorgaben Aufmerksamkeit. Die fachgerechte elektronische Archivierung setzt voraus, dass Akteure technische und organisatorische Kriterien beachten.

Verschiedene Arten der elektronischen Archivierung

Der Begriff der elektronischen Archivierung umfasst sämtliche Formen und Gründe der längerfristigen Datenspeicherung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die elektronische Archivierung zu kategorisieren. Dazu zählt die Frage, wer Dokumente archiviert:

• Unternehmen: Soloselbstständige und Firmen kommen mit der elektronischen Archivierung den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach.

• Privatpersonen: Mit der elektronischen Archivierung speichern sie alle relevanten Dokumente wie Versicherungs- und Kaufverträge platzsparend ab. Zudem fordert das Finanzamt, steuerrechtlich relevante Unterlagen aufzubewahren.

• Behörden: Staatliche Organisationen müssen Dokumente unterschiedlicher Art für bestimmte Zeiträume archivieren.

• Universitäten, Archive, Museen, Bibliotheken und Co.: Bei diesen Institutionen geht es darum, den dauerhaften Zugriff auf wissenschaftlich bedeutende Dokumente zu ermöglichen.

Vorteile der elektronischen Archivierung

Die Archivierung mit Speichermedien führt in vielfältiger Weise zu Kostensenkungen. Erstens sparen Unternehmen und andere Organisationen den bisher erforderlichen Platz für die Aktenlagerung. Sie können Büroräume besser nutzen, größere Institutionen benötigen keine Archivräume mehr. Zweitens reduziert sich der Personalbedarf. Angestellte greifen jederzeit über ihren Computer auf Daten und Dokumente zu, das verringert den Aufwand. Drittens ermöglicht die elektronische Archivierung modernes und dezentrales Arbeiten. Elektronische Akten sind die zentrale Voraussetzung, um das mobile Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice zu organisieren. Viertens erlaubt die elektronische Speicherung die gezielte Analyse aller vorhandenen Daten.

Revisionssichere Archivierung im Handels- und Steuerrecht

Das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung und die GoBD schreiben exakt vor, wie Unternehmen die elektronische Archivierung gestalten müssen. Hierbei gelten mehrere Grundsätze:

• Unveränderbarkeit,

• Nachvollziehbarkeit,

• Vollständigkeit,

• Verfügbarkeit.

Die Unveränderlichkeit der Dokumente stellt hierbei die größte Herausforderung dar. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass sich Rechnungsbelege und andere Unterlagen nachträglich nicht ändern lassen. Das Finanzamt kann seine Kontrollfunktion nur wahrnehmen, wenn alle elektronischen Dokumente manipulationssicher sind. Zugleich müssen Beamte problemlos auf einzelne Belege zugreifen können.

Diese Regeln lassen sich mit verschiedenen Verfahren umsetzen. Zum Einsatz kommen zum Beispiel WORM-Speichermedien wie bestimmte CD-ROMs und DVDs. WORM steht für „Write Once, Read Many“. Entsprechende Datenträger lassen sich nicht überschreiben, damit sind sie revisionssicher. Zunehmend mehr Unternehmen setzen stattdessen auf moderne Softwarelösungen für die elektronische Archivierung, die Speicherung der Daten und Dokumente erfolgt in einer Cloud.

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