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Cassini Consulting AG

In Programmen und Projekten selbst ist eine Harmonisierung von Berichts- und Veraktungspflichten erforderlich. Es gilt, Doppelstrukturen zu verhindern. In den Wahlprogrammen lässt sich der Begriff „Once-Only“ häufig im Kontext von Datenerfassung lesen. Die Einführung einer „Once-Only-Prüfung“ in der Verwaltung für Vorgänge würde viel bewirken. Eine x-fache Prüfung von Sachverhalten auf eine Prüfperspektive sollte unterbunden werden. Ist beispielsweise eine Software umfassend durch eine Behörde datenschutzrechtlich geprüft, sollte jede weitere Behörde darauf verzichten. Die Beteiligung von Akteuren in Projekten ist dringend auf die Arbeitsebene zu beschränken und insgesamt ist die Anzahl beteiligter Stellen zu reduzieren. Bei der Reduktion von beteiligten Stellen in Kombination mit mangelhafter Zuständigkeitsstruktur kann es durchaus passieren, dass im übertragenen Sinne die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut. Aber vielleicht ist das tragbar, wenn dann wieder beide Hände etwas tun.

Auftraggeberfähigkeit stärken

Für die Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung ist aktuell auf vielfältige Art externe Unterstützung erforderlich – von Programmierleistungen über Projektmanagement bis hin zur Strategieformulierung wird Leistung und Expertise eingekauft. Diese Unterstützungsaufträge müssen angemessen vorbereitet, inhaltlich gesteuert und kontrolliert werden. In der Praxis hakt es häufig an der inhaltlichen Steuerung und der Kontrolle. Während Mitarbeitende der Verwaltung zumeist sehr versiert in anzuwendenden Verordnungen und Gesetzen sind, mangelt es zum Teil beträchtlich an methodischer Expertise im Anforderungsmanagement und im Projektmanagement klassischer wie auch agiler Projekte sowie an technischer Kompetenz. Anforderungen werden nicht eindeutig beschrieben, die entstehenden Interpretationsspielräume in Leistungsbeschreibungen reizen Anbieter teilweise zum eigenen Vorteil aus, statt vor Vertragszeichnung Klärungen herbeizuführen. Um gestartete Projekte dennoch fortzuführen, werden nachträgliche Vertragsanpassungen erforderlich. Das Ergebnis: Projekte dauern länger und kosten mehr. Schulungen und Zertifizierungen zu markterprobten und gängigen Methoden könnten hier Abhilfe schaffen. Doch Wartezeiten auf genehmigte Schulungen von teilweise mehreren Monaten sind in diesem Kontext ein Ohnmachtsbekenntnis.

Dabei liegt besonders in agilen Projekten, bei denen die künftigen Nutzenden von Anfang an mit einbezogen werden, viel Potenzial. Die Besetzung von entsprechenden inhaltlichen Steuerungsrollen (insbesondere der Product-Owner-Rolle) durch die Verwaltung muss in agilen Projekten forciert werden. Unter allen Umständen ist zu vermeiden, dass ein Dienstleister sich selbst steuert. Daher muss die Auftraggeberfähigkeit in der Verwaltung gestärkt werden, dazu braucht es mehr Schulungen.

Auf die serviceorientierte Architektur wechseln

In der Privatwirtschaft fand Anfang der 2000er ein Paradigmenwechsel von monolithischen IT-Architekturen auf die serviceorientierte Architektur (SOA) statt. Stark kondensiert geht es darum, möglichst viele Teile einer Softwarelösung wiederverwendbar zu gestalten und so neue Softwarelösungen hierauf aufsetzen zu können. Das Rad muss nicht jedes Mal neu erfunden werden. Zudem können sukzessive Doppelentwicklungen abgebaut werden. Wartungs- und Pflegeaufwände werden nachhaltig gesenkt. In der Verwaltung hat dies teilweise mit den Begriffen Basisdienste und Funktionsbausteine Einzug gehalten. Für die konsequente Verfolgung eines SOA-Ansatzes ist allerdings tiefgreifendes technisches und architektonisches Verständnis erforderlich. Aus Mangel an geeignetem Personal werden hierfür vorgesehene Stellen selten mit Informatikern, sondern regelmäßig mit Juristen oder Verwaltungswissenschaftlern besetzt. Zudem werden häufig die Initialkosten für einen SOA-Ansatz gescheut. Darüber hinaus fehlt es an der gemeinsamen Infrastruktur und dem übergreifendem Management bestehender Lösungen. Das Ergebnis: Fachverfahren werden häufig als Silos umgesetzt oder eingekauft, Daten sind nicht oder kaum austauschbar und die Lock-In-Effekte durch proprietäre Software steigen. Die Verwaltung ist hierdurch kaum Herrin ihrer eigenen Daten oder Prozesse. Die Digitalisierung wird langsamer, komplexer und deutlich teurer. Ein umfassendes und technologisch fokussiertes Architekturmanagement muss Einzug in die Verwaltung halten. Jede Softwarekomponente muss auf Wiederverwendbarkeit geprüft, in einem Komponentenkatalog hinterlegt und als Open Source verfügbar gemacht werden. Der Nachnutzung sollte Vorzug vor Neuentwicklung gegeben werden. Dies muss verwaltungsseitig forciert werden, da es gegen die Partikularinteressen von Anbietern läuft.

Was bleibt?

In der Verwaltung arbeiten sehr viele fleißige und engagierte Menschen. Das Potenzial für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung ist vorhanden. Um es zu nutzen, müssen wir die Rahmenbedingungen anpassen. Das wird allerdings nur mit dem politischen Willen, Mut und Budget funktionieren.

Wir brauchen eine leistungsfähige und moderne Verwaltung. Wir sind als Bürgerinnen und Unternehmen darauf angewiesen. Zudem schadet das erodierte Vertrauen in unsere Verwaltung unserer Demokratie. Der Ruf nach zu einfachen Lösungen wird lauter und Polemik hält Einzug. Das müssen wir abwenden. Das schaffen wir allerdings nur, wenn wir dorthin schauen, wo es weh tut.

Ich danke allen Verwaltungsangestellten von Herzen, welche mit Ausdauer und großem Engagement die Verwaltung in diesem Land nach vorne bringen, gegen Widerstände, Beharrungskräfte und teilweise unter widrigen Umständen! Sie verdienen unser aller Respekt.