Enterprise Content Management Strategische ECM-Plattform für alle Behördenbereiche

Verwaltungsweite allgemeine Schriftgutverwaltung und Anbindung aller Fachverfahren – beim Kreis Borken nimmt man sich des Themas Enterprise Content Management (ECM) behördenweit an. 900 Beschäftigte werden im Endausbau mit den Aktenlösungen der codia Software GmbH arbeiten.

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Die Kfz-Abteilung ist der Klassiker bei der ECM-Einführung in vielen Kreisverwaltungen. Dort rechnet sich der Einsatz eines solchen Systems besonders schnell. Wie im Kreis Borken, der nach Ablösung seiner Mikroverfilmung durch eine digitale Kfz-Akte vor zwölf Jahren unmittelbar 1,5 Stellen einsparen konnte.

Gesucht: ein offenes, universelles System

„Wir suchten schon damals aber nicht nur eine passgenaue Lösung für die Kfz-Zulassung, denn derer gibt es viele. Es ging uns vielmehr um ein offenes, universelles System, welches wir perspektivisch als strategische ECM-Plattform in allen Behördenbereichen einsetzen können“, sagt Norbert Nießing, Leiter IT & Organisation der Kreisverwaltung Borken. Die d.3-Lösung von d.velop entsprach diesen Vorstellungen am ehesten. Im Prinzip war dies bereits der Startschuss von „smart government“.

Unter diesem Schlagwort entwickelt der Kreis Borken heute in enger Zusammenarbeit mit dem d.3-Hersteller d.velop und seinem Systempartner codia Software GmbH die d.3-Plattform zu praxisgerechten Lösungen für Öffentliche Verwaltungen und Behörden weiter. Mit codia als Competence Center eGovernment der d.velop AG arbeitet der Kreis Borken seit 2006 zusammen.

In der Kfz-Zulassung wurde die auf d.3 basierende digitale Kfz-Akte zunächst an das damalige hostbasierende Fachverfahren angebunden. Heute ist dort OK.Vorfahrt im Einsatz, zu welchem codia eine Schnittstelle entwickelt hat. Im Publikums- und Bedienbereich hat jeder Mitarbeiter einen Tischscanner, über den er eingehende Papierunterlagen – auch Überformate – digitalisieren kann, noch während der Bürger vor ihm sitzt.

Die d.3-Software verschlagwortet die Dokumente automatisch und übergibt sie samt Indexdaten an das ECM-System. Der Beleg wird automatisch der passenden Akte zugeordnet oder es wird eine solche angelegt. Schon Sekunden später können alle Sachbearbeiter mit entsprechender Berechtigung auf die Unterlagen zugreifen – entweder direkt über OK.Vorfahrt oder über die d.3. Oberfläche. Eine komfortable Vorgehensweise, durch die der Landkreis effizienter und bürgerfreundlicher geworden ist.

Automatisierter Rechnungseingang

„Inzwischen setzen wir die verschiedenen Aktenlösungen von codia mit der jeweiligen Fachverfahrensintegration ein“, sagt Andreas Brinkhues vom Organisationsteam der Kreisverwaltung Borken. Angeschlossen sind neben der Kfz-Zulassung das Jugendamt mit der Anwendung OK.Jug, das Vermessungs- und Katasterwesen (GEORG Auftragsbearbeitung), das Führerscheinwesen (prokommunal FSW), der Lebensmittel- und Veterinärbereich (BALVI), das Umweltamt mit dem Umwelt­informationssystem S&F KOMVOR, das Bauwesen mit Anbindung an das Baugenehmigungsverfahren ProBAUG und die Kämmerei/Kasse mit dem Finanzverfahren mpsNF.

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