Digitalisierung im öffentlichen Sektor So können öffentliche Einrichtungen sicher mit Microsoft 365 arbeiten

Anbieter zum Thema

Mein Videotermin Suite | Voigtmann GmbH

SysEleven GmbH

xSuite Group GmbH

Immer öfter kommt Microsoft 365 auch in öffentlichen Einrichtungen und systemrelevanten Unternehmen zum Einsatz. Damit die in Mails oder dem Kalender verarbeiteten Informationen stets höchsten Sicherheitsanforderungen und KRITIS-Richtlinien entsprechen, sollten diese Daten unbedingt verschlüsselt werden. Wichtig ist jedoch, dass den Anwendern ihre gewohnte Arbeitseffizienz und Applikationsfunktionen erhalten bleiben.

Für Einrichtungen des öffentlichen Sektors und systemrelevante Versorgungsunternehmen, die unter KRITIS-Richtlinien fallen, sind die Regeln für die Datensicherheit noch einmal höher als in anderen Wirtschaftsbereichen. Gleichzeitig besteht größtes Interesse daran, die Digitalisierung voranzutreiben. Aus diesem Grund wurde das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) ins Leben gerufen; es gilt seit 2017. Auch wenn das OZG bisher nicht den gewünschten Erfolg gebracht hat – lediglich 105 von 575 Verwaltungsdienstleistungen sind laut deutschem Institut für Wirtschaft online verfügbar – nimmt die interne Nutzung von Cloudlösungen, etwa Microsoft 365 zu. Das wiederum führt sukzessiv zu einem veränderten Umgang mit den digitalen Möglichkeiten. Man kann sagen, dass die Einführung des Anwendungscockpits von Microsoft der Anfang eines tiefgreifenden Wandels ist, denn Microsoft 365 bedeutet für die öffentlichen Organisationen weit mehr als nur eine technische Umstellung.

Derzeit findet ein Paradigmenwechsel statt, bei dem vor lauter Enthusiasmus aber nicht die Datensicherheit aus den Augen verloren werden darf. Umso wichtiger ist es, dass die Einrichtungen der öffentlichen Hand Möglichkeiten finden, wie sie einerseits die Sicherheitsanforderungen erfüllen und andererseits ihren Mitarbeitenden und beitragenden Externen eine moderne Arbeitsumgebung bieten. Vor allem wenn es um die digitale Zusammenarbeit in Form eines unabhängigen Datenzugriffs oder um Collaboration-Features geht.

Leuchtturmprojekte machen Mut

Um diese Herausforderung zu meistern, hat beispielsweise eine staatliche Anstalt der betrieblichen Altersvorsorge einen neuen Weg eingeschlagen. Sie setzt auf Microsoft 365, verschlüsselt aber gleichzeitig die hierin bearbeiteten und gespeicherten Daten mit einer modernen Verschlüsselungslösung. So schlägt die Anstalt zwei Fliegen mit einer Klappe: Zum einen sind die Mitarbeiter mit einer etablierten Cloudlösung für den Office-Alltag ausgestattet und zum anderen ist gewährleistet, dass die Daten nicht im Klartext in der Cloud gespeichert werden. Das Besondere an dieser Art von Verschlüsselung: Obwohl die Daten verschlüsselt werden, ist die Performance und Funktionalität des Anwendungscockpits in keiner Weise eingeschränkt. Sämtliche Operationen, wie beispielsweise das Suchen oder Sortieren von Daten, sind verfügbar und auch alle Microsoft-Schnittstellen (MAPI, ActiveSync, EWS, OWA, etc.) können genutzt werden.

Eine Technologie, wie beispielsweise in diesem Fall von eperi, ermöglicht es, pseudonymisierte Daten außerhalb der Grenzen der Datenresidenz zu verarbeiten. Denn sensible PII-Daten werden selektiv verschlüsselt, noch bevor sie in der Cloud gespeichert werden. So hat die Rentenanstalt nicht nur jederzeit ihre Daten unter Kontrolle, sondern kann sich dank der Krypto-Agilität auf die Sicherheit für ihre Clouddaten verlassen.

Bei einer Verschlüsselungslösung ist es prinzipiell wichtig, dass diese flexibel in der Konfiguration und Bereitstellung ist und an die individuellen Anforderungen angepasst werden kann. Damit können nicht nur Bereiche, Abteilungen und Arbeitsplätze schrittweise in das Verschlüsselungskonzept überführt werden, sondern auch die verschiedenen Funktionen.

Für welche Bereiche ist eine Verschlüsselung sinnvoll?

Eine Verschlüsselung von Daten in der Cloud ist immer dann sinnvoll, wenn es die gesetzlichen Vorgaben erfordern oder wenn eine Organisation aus eigener Weitsicht den Datenschutz und damit die Interessen der Bürger und Bürgerinnen ernst nimmt. Unter dem Einsatz von Microsoft 365 im öffentlichen Sektor sind im Prinzip beide Anforderungen erfüllt. Denn die Daten und Informationen, die in den unterschiedlichen Applikationen von Microsoft 365 verarbeitet oder gespeichert werden, sind unweigerlich auch in der Cloud. Selbst wenn eine Organisation als Verarbeitungs- und Speicherort eine sogenannte Souveräne Cloud wählt, ist der Datenschutz noch nicht ausschließlich unter der alleinigen Hoheit der Kommunen, Landes- oder Staatseinrichtungen. Darum sollten sich Organisationen Fragen im Zusammenhang mit dem Einsatz der Microsoft 365 Applikationen und den Datenspeicherorten stellen. Drei typische, beispielhafte Fragen in diesem Zusammenhang sind:

• Nutzen wir Outlook Mail? Wenn ja, sollte eine Verschlüsselung der Betreffzeilen, Text und Anhänge unter Beibehaltung der Such- und Sortier-Funktionen stattfinden.

• Nutzen wir Outlook Kalender? Wenn ja, ist eine Verschlüsselung von Termin-Titeln und deren Beschreibungen unter Beibehaltung der Suchfunktion empfehlenswert.

• Nutzen wir OneDrive? OneDrive kann sowohl als klassischer Datenablageort als auch als Backup-Speicher genutzt werden. In beiden Fällen sollte eine Verschlüsselung von Dateien oder Dokumente erfolgen.

Neue Cloud-Alternative

Delos Cloud: Souverän trotz Azure?

Zwei entscheidende Aspekte sind bei der Wahl einer Verschlüsselungslösung wichtig:

Hat jemand außerhalb meiner Organisation den Schlüssel für die Ver- und Entschlüsselung der Daten? Sollte diese Frage mit „ja“ beantwortet werden können, ist der Datenschutz höchst fragil. Denn er taugt im Grunde nicht viel mehr als eine abgeschlossene Haustüre mit einem Ersatzschlüssel bei einem Nachbarn, den ich nicht wirklich gut kenne. Dies ist genau dann der Fall, wenn die Schlüssel der Datenverschlüsselung auch beim Cloud-Provider oder beim Betreiber einer (souveränen) Cloud vorliegen. Diese Schlüssel gehören alleinig in die Hände der Organisation. Erst dann ist der Datenschutz gewährleistet.

Die zweite Frage, die sich Organisationen bei der Wahl einer Verschlüsselungslösung unbedingt stellen sollten, ist die der Funktionalität. Zum Beispiel müssen Volltext-Suchen in verschlüsselten Dokumenten oder in Office Online Apps trotz einer sicheren Datenverschlüsselung funktionieren. Eine vorherige Entschlüsselung der Daten, um mit diesen arbeiten zu können, wäre umständlich, komplex und vor allem ein Bruch im Datenschutzkonzept. Daher sollte die Verschlüsselungslösung unbedingt eine funktionserhaltende Technologie aufweisen, die für den Anwender, aber auch für den Administrator völlig transparent und unauffällig im Hintergrund läuft.

Mit der Einführung einer funktionserhaltenden Verschlüsselungslösung haben Organisationen funktionierende Workflows und Prozesse, die wie gewohnt fortgesetzt werden und gleichzeitig die notwendige Sicherheit in hohem Maße sicherstellen.

Kommentar

„Und ob es ohne Microsoft 365 geht!“

Souveräne Cloud für Bund, Länder und Kommunen

Ohne Cloud-Technologie keine moderne Verwaltung

(ID:50044086)