SmartDocuments Deutschland GmbH

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05.03.2026

Teamwork im Dokument: So funktioniert "Co‑Authoring" in der Praxis

Dokumente entstehen in der Praxis selten im Alleingang, sondern häufig als echte Teamleistung. Genau dafür bietet SmartDocuments die passende Lösung. Mit dem Modul „Co-Authoring“ können bis zu 10 Mitarbeiter nacheinander gemeinsam an einem Dokument arbeiten – jeder übernimmt dabei exakt den Baustein, für den er verantwortlich ist. So entsteht ein klar strukturierter Prozess ohne Versionschaos, ohne manuelle Nachbearbeitung und ohne Umwege über Word-Dateien – direkt und bequem im SmartWizard.

Während in der Basisvariante nur eine Person den Frage‑Antwort‑Dialog durchläuft, ermöglicht Co‑Authoring die gezielte Zuweisung einzelner Bausteine an bestimmte Autoren. Jede Person beantwortet nur die für sie relevanten Fragen – effizient, strukturiert und ideal für kollaborative Prozesse.

Beispiel: Laufzettel für Personal-Neueinstellungen

In unserem Beispiel wird eine neue Person im Unternehmen bzw. der Organisation eingestellt. Die Personalabteilung (Autor 1) erfasst die Stammdaten der Person, die IT-Abteilung (Autor 2) weist eine gewisse Hardwareausrüstung zu und die Abteilungsleitung (Autor 3) ergänzt Schulungen, an denen der neue Mitarbeiter teilnehmen soll. (Es handelt sich hierbei um ein einfaches Beispiel. Selbstverständlich können die unterschiedlichsten Szenarien abgebildet werden.)

Mit dem Co-Authoring-Modul können mehrere Personen fachlich an einem Dokument arbeiten oder auch Genehmigungsprozesse, wie beispielsweise Korrekturläufe, Freigaben oder Ähnliches abgebildet werden.)

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