SmartDocuments Deutschland GmbH

In vielen Organisationen stellt sich dieselbe Herausforderung: Ein Dokumenteninhalt – aber viele Designs. Im Whitepaper "Ein Vorlagensatz – viele Gesichter" haben wir gezeigt, wie sich mit einem einzigen Vorlagensatz unterschiedliche Kopf‑ und Fußtexte kombinieren lassen. Das reduziert den Pflegeaufwand erheblich und ermöglicht gleichzeitig individuelle Corporate‑Design‑Varianten.

Doch in der Praxis taucht schnell die entscheidende Frage auf:

👉 Wie wird automatisch entschieden, welcher Kopftext verwendet wird? Gerade dann, wenn Dokumente aus Fachanwendungen, über Schnittstellen oder via Abfragen automatisiert erzeugt werden, ist eine manuelle Auswahl nicht praktikabel.

Warum Automatisierung hier so wertvoll ist ...

In komplexeren Strukturen zeigt sich das volle Potenzial:

☑️ Verbandsgemeinden & Verwaltungsgemeinschaften: Mehrere Gemeinden arbeiten zusammen, aber jede benötigt ihren eigenen Look. Das richtige Logo, Farbschema und die korrekten Absenderdaten müssen automatisch ausgewählt werden.

☑️ Unternehmen mit mehreren Standorten oder Tochtergesellschaften: Ein zentraler Vorlagensatz aber individuelle Briefköpfe, Ansprechpartner oder Pflichtangaben je Standort oder Gesellschaft.

☑️ Kommunale Verwaltungen & Eigenbetriebe: Stadtwerke, Verkehrsbetriebe, Abfallwirtschaft. Gleiche Inhalte, aber unterschiedlich erkennbare Absender.

Die Lösung: Automatisierte Auswahl statt manueller Klicks

Unser neuer Tipps‑&‑Tricks‑Artikel zeigt: Aufbauend auf dem Konzept „eine Vorlage – mehrere Gesichter“ lassen sich Kopf‑ und Fußtexte nicht nur flexibel verknüpfen, sondern zielgerichtet automatisiert auswählen. Parameter aus:

✔ Abfragen

✔ Metadaten

✔ Nutzerdaten

steuern, welcher Kopf‑ oder Fußbereich eingebunden wird – sauber, nachvollziehbar und ohne Sonderlogik.

Das Ergebnis:

👉 Dokumente, die sich automatisch an Kontext, Organisationseinheit oder Empfänger anpassen.

👉 Ohne zusätzliche Vorlagen.

👉 Ohne manuelle Entscheidungen.

👉 Ohne Mehraufwand in der Pflege.

Ein Vorlagenpool – viele Designs. Ein Prozess – maximale Effizienz.

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