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Welche Hürden und Learnings haben sich ergeben?

Wilken: Trotz guter Vorbereitung haben wir fachliche und technische Überraschungen erlebt. Insbesondere die Ersetzung der Daten des Registers zur Person durch die Daten des Bundeszentralamtes für Steuern war mit Herausforderungen verbunden – auch weil im Register parallel weitergearbeitet wurde. Unsere Kernbotschaft ist, dass es für registerführende Stellen wichtig ist, sich frühzeitig mit der Einführung der Identifikationsnummer zu beschäftigen. Denn neben fachlichen Themen sind auch komplexe technische Fragen zu klären, die ihre Zeit benötigen, zum Beispiel Standards, infrastrukturelle Gegebenheiten, Anpassung des eigenen Datenmodells und externer Schnittstellen.

Wie geht es nun weiter?

Wilken: Nach der Pilotierung mit dem NWR sollen noch weitere Pilotvorhaben umgesetzt werden, um Erfahrungen mit anderen Registern und Technologien zu sammeln. Dies soll auch den Roll-out-Prozess insgesamt beschleunigen und erleichtern. Im Bereich der Bundesregister hat der IT-Rat bereits die weitere Roll-out-Planung beschlossen. Bei den dezentralen Registern wollen wir zunächst Erfahrungen sammeln und auch auf Fachverfahrenshersteller und IT-Dienstleister zugehen. Ziel ist insbesondere die Umsetzung der Schnittstellen zu erleichtern, um das Vorhaben insgesamt zu beschleunigen.

Wie sieht es mit den (Datenschutz-)Schutzmaßnahmen aus? Welche Projekte gibt es in diesem Bereich?

Wilken: Aktuell ist das wichtigste Einzelprojekt im Bereich der Schutzmaßnahmen das Datenschutzcockpit. Technisch ist die Umsetzung weit fortgeschritten, es fehlt jedoch noch die Rechtsverordnung zur Benennung der zuständigen Stelle für die Errichtung und den Betrieb. In der ersten Version wird das Datenschutzcockpit die Protokoll- und Inhaltsdaten von Datenübermittlungen unter Nutzung der Identifikationsnummer anzeigen. In der nächsten Stufe können dann auch Bestandsdaten der Register angezeigt werden. Daneben ist die Weiterentwicklung im Sinne des Entschließungsantrages des deutschen Bundestages vorgesehen.

Ein weiteres Projekt werden die Vermittlungsstellen sein, bei denen bereichsübergreifende Datenübermittlungen vor der eigentlichen Übertragung zu prüfen und protokollieren sind. Schutzmaßnahmen sind aber auch viele organisatorische und technische Methoden, die die IT-Sicherheit gewährleisten und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung schützen sollen. Das Vorhaben wird deshalb auch vom BSI und dem Datenschutz eng begleitet.

Es gibt Kritik, dass zwar die Ersteinspeicherung in die Register bereits angefangen hat, das Datenschutz-Cockpit allerdings noch nicht laufe. Was sagen Sie dazu?

Wilken: Das klingt zwar zunächst überraschend, ist aber rechtlich kein Widerspruch. Das Datenschutzcockpit soll Übermittlungen anzeigen, bei denen die Identifikationsnummer eingesetzt wurde. Das bedeutet im Sinne des Gesetzes, dass sie zur Zuordnung von Daten zu einer Person genutzt wurde. Dies ist bei der erstmaligen Übermittlung der Identifikationsnummer an ein Register jedoch nicht der Fall. Daher konnte die Pilotierung mit dem Nationalen Waffenregister durchgeführt werden. Wir arbeiten aber mit dem Datenschutzcockpit eng zusammen und haben den Anschluss des NWR bereits vorbereitet.

XBasisdaten ist der Standard des BVA für den elektronischen Datenaustausch mit registerführenden Stellen und weiteren öffentlichen Stellen im Rahmen des Identitätsdatenabrufs – er muss also auch von kleinen Kommunen implementiert werden. Wie hoch ist hier der Aufwand? Ist das mit den oftmals begrenzten Ressourcen überhaupt zu schaffen?

Wilken: Das ist eine gute Frage, zumal neben XBasisdaten auch die Standards XDatenschutzcockpit und XNachweis umzusetzen sein werden. Aufgrund der dezentralen Datenvorhaltung ergeben sich daraus prinzipiell hohe Aufwände. Wir versuchen, diese durch eine enge Zusammenarbeit mit Fachverfahrensherstellern und IT-Dienstleistern möglichst klein zu halten. Unter anderem wollen wir in einem Workshop Anfang des Jahres besprechen, wie wir die Umsetzung erleichtern können. Und natürlich werden wir bei den IDA-Projekten auch mit den registerführenden Stellen zusammenarbeiten. Aufgrund der großen Anzahl im kommunalen Bereich wird dies aber auch für uns eine besondere Herausforderung werden.

Auch registerführende Stellen müssen Vorbereitungen treffen, um an das NOOTS angeschlossen werden zu können: Worauf kommt es hier an?

Wilken: Der vom Land Baden-Württemberg federführend geleitete Programmbereich Register wird dazu ein Vorgehensmodell erstellen und die Roll-Out-Projekte begleiten. Unabhängig davon gibt es viele Möglichkeiten zur Vorbereitung. Dies beginnt bei der Aufgabe, den abrufenden Stellen die benötigten Informationen automatisiert, ohne zeitlichen Verzug und mit einem möglichst hohen Reifegrad zur Verfügung zu stellen. Dabei ist fachlich zu klären, welche Informationen benötigt werden und wie eine möglichst einfache Verarbeitung durch die abrufenden Stellen unterstützt werden kann. Ist die Nutzung der Identifikationsnummer geplant, sollten die Datenbestände frühzeitig bereinigt werden, um eine möglichst gute Zuordnungsquote zu ermöglichen. Hierdurch werden spätere Aufwände vermieden. Der Anschluss an das NOOTS ist für viele Register mit der Umsetzung der drei oben genannten XStandards verbunden. Daher sollten diese frühzeitig darauf geprüft werden, welche Änderungen und Anforderungen sich für bisherige IT-Verfahren und Prozesse ergeben. Die Nutzung der Identifikationsnummer kann auch eigene Fachprozesse erleichtern. Ist ihre Nutzung erlaubt, sollte geprüft werden, welche Potentiale bestehen. Die Umsetzung setzt ggf. zunächst die Anpassung bestehender Rechtsgrundlagen voraus, da bisher im Wesentlichen nur die Einführung der Identifikationsnummer geregelt ist. Nötige Änderungen sollten daher frühzeitig geprüft und angestoßen werden. Des Weiteren sollte geprüft werden, ob ggf. eigene Onlinedienste oder das Register selbst unter die Anschlussverpflichtung nach der SDG-Verordnung fallen. Im Rahmen der Möglichkeiten sollte zudem eine Haushaltsvorsorge für die absehbaren Aufwände getroffen werden.

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