Fellowships in den Ministerien Raus aus der Komfortzone

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Mut und Veränderungsbereitschaft sind nötig, wenn Teams aus den Ministerien und externe Fellows die Digitalisierung gemeinsam angehen – doch es lohnt sich.

Öffentliche Verwaltungen sind nicht eben Pioniere der Digitalisierung, das bedeutet aber auch: Der Public Sector kann eine Menge lernen von denen, die schon weiter sind auf dem Weg der digitalen Transformation. Und auf der anderen Seite gibt es Menschen, die mit solchen Transformationsprojekten und agilen Methoden Erfahrung haben und die sich einbringen wollen in die Gestaltung einer modernen Verwaltung.

Eine Initiative, die diese beiden Ansätze zusammenführt, ist Work4Germany des DigitalService: Im Rahmen von Fellowship-Programmen arbeiten Experten und Expertinnen für Transformation und New Work aus der Wirtschaft für eine bestimmte Zeit an konkreten Projekten der Bundesministerien mit. Die Programme laufen in einem jährlichen Zyklus von Bewerbungen über Auswahl, Matching, Preboarding und die eigentliche Projektarbeit von September bis Februar bis zur Evaluation.

Wer sind die Fellows?

Motiviert, empathisch und kommunikationsstark sollten die Fellows sein, fit in agilen Arbeitsmethoden, mit mindestens fünfjähriger Berufserfahrung in der Team- und Organisationsentwicklung oder Agile Coaching, am besten in größeren und komplexen Transformationsprojekten. Vertiefte Kenntnisse der Verwaltung sind nicht gefordert, wohl aber Interesse an deren Aufgaben und Herausforderungen.

Neben den fachlichen Bewertungskriterien zählen auch „cultural fit“ und „cultural add-on“, also inwieweit der Bewerber oder die Bewerberin mit ihren Einstellungen und ihren individuellen Fähigkeiten das Team bereichern.

Auch die Ministerien müssen sich für die Teilnahme am Programm bewerben – aktuell von Januar bis März 2024 für die nächste Runde. Voraussetzung ist, dass sich das Projekt zu Beginn des Fellowships in einer frühen Phase befindet und somit noch genügend Gestaltungsspielraum zur Anwendung der neuen Arbeitsmethoden besteht, auch insgesamt muss das Projekt in den zeitlichen Rahmen von sechs Monaten passen. Die Veröffentlichung der methodischen (nicht der inhaltlichen) Ergebnisse ist eine weitere Bedingung. Wichtige Auswahlkriterien sind politische Priorität, Umsetzbarkeit, Wirksamkeit, aber auch die Motivation der Teilnehmenden.

Als eine besondere Herausforderung wird das Matching beschrieben – das Zusammenbringen von Fellows und Projekten. Fellows sollten in Projekten arbeiten, bei denen sie ihre individuellen Fähigkeiten einbringen können, ohne aber in Interessenskonflikte zu geraten. 2023 wurde diese Zuordnung erstmals nicht mehr an eine externe Jury delegiert, sondern intern ausgeführt, nachdem in den Jahren zuvor die nötige Erfahrung gesammelt wurde.

Erfahrungen aus den Projekten

„Wie aufgeschlossen, dankbar und mutig sich die Mitarbeitenden auf Neues einließen, wird immer eines meiner Highlights bleiben“, schreibt Lisa Schiemann, die 2022 das BMWK-Projekt „Digitales Onboarding neuer Beschäftigter als Fellow begleitete. Im DigitalService-Blog berichtet sie von einem „Moderationshimmel“, gleichzeitig aber auch von dem Gefühl, durch die detallierten Vorplanungen eingeengt zu sein. Das Spannungsfeld zwischen Struktur und Flexibilität wurde entsprechend thematisiert, geholfen habe die Frage: „Wollt/könnt Ihr Euch überraschen lassen?“ Interviews mit Nutzenden zum Onboarding wurden ergebnisoffen geführt, vorgegeben war nur die Einstiegsfrage. So „unplanmäßig“ in ein Gespräch im Ministerium zu gehen, sei etwas sehr Besonderes, ein großes Learning gewesen.

„Ich hatte immer das Gefühl, dass meine Ideen auf sehr fruchtbaren Boden stießen und mein Referat bereit für Veränderungen und das Ausprobieren neuer Ansätze war“, so die Einschätzung eines weiteren Fellows zum Projekt „Partizipatives Gestalten neuer Prozesse im Personalreferat“, das 2022 im Bundesfinanzministerium durchgeführt wurde. Auch wenn nicht alle Anregungen umgesetzt wurden, es manchmal nicht schnell genug ging: „Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, mutig zu sein und aus meiner Komfortzone herauszugehen“, so sein Fazit.

Gekommen, um zu bleiben

Aber was bleibt, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, wie nachhaltig sind die Veränderungen und Erfolge? Veränderungen sollen auf allen Ebenen erreicht werden: bei den einzelnen Mitarbeitenden, im Team, in der Organisation. Wie Christian Müller, Programm Lead Work4Germany, erläutert: „Mit der praktischen Befähigung durch die Fellows vor Ort in den Häusern der Bundesverwaltung wollen wir gewährleisten, dass die mitgebrachte Expertise in der Verwaltung bleibt und durch das eigene Erleben und Erlernen der Mitarbeitenden auf lange Zeit genutzt werden kann“.

Auch organisationsübergreifend soll das Fellowship-Programm wirken, denn Ministerien realisierten oftmals ganz ähnliche Projekte, doch: „Sie lernen dabei oftmals weder von- noch miteinander“. Durch interministerielle Austausch- und Vernetzungsrunden sollen organisationsübergreifendes Lernen, Synergieeffekte und Allianzen gefördert werden. Gleichzeitig stellt sich die Frage, inwieweit auch die erarbeiteten Lösungen von anderen Ministerien nachgenutzt werden können. Wenn etwa in diesem Jahr im Bundesgesundheitsministerium das Stellungnahmeverfahren zu Gesetzgebungsprozessen digitalisiert werden soll, so könnten von einem effizienten Verfahren doch alle Ministerien profitieren? Christian Müller verweist hier auf die Methodensammlung, die im Ergebnis der Fellowships entstand. Wichtig sei, dass die entsprechenden Stakeholder eigenständig die geeigneten Methoden auswählten. „Eine stärkere Systematisierung würde eine effektive agile Vorgehensweise eher einschränken. Das gilt insbesondere für komplexe Digitalprojekte, die sich im Sinne der Nutzerorientierung schrittweise entwickeln müssen“, so Müller.

Die Methodensammlung findet sich auf der Website des DigitalService. Dort sind die einzelnen Methoden mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Praxistipps beschrieben und nach Themenkomplexen zusammengefasst:

• Rollen und Aufgaben klären (Aufgabenboard, „Gebrauchsanleitung für mich selbst“ oder per Rollenklärung);

• Effizientere Regeltermine: moderne Referatsrunde, Spotlights, KOALA-Methode oder Sprint-Planung;

• Einbindung von Stakeholdern, z. B. durch Stakeholdermanagement-Analyse oder Visionsfindung;

• Vorgestellt werden auch Co-Creation-Formate wie Circle Way, Co-Kreation Workshops, Conversation Café oder World Café;

• Zielbilder definieren – mit Heldengeschichten, Zukunftsskizzen oder semantischer Analyse;

• Nutzerinterviews;

• Prozessanalyse und -entwicklung mit Mapping-Methode, Simulation oder Storyboarding.

Und manchmal sind die Fellowship-Projekte noch in einem anderen Sinn nachhaltig: Der Fellow, der über seine Erfahrungen im Projekt des BMF und seinen Weg aus der Komfortzone geschrieben hat, ist – Christian Müller. Und er ist nicht der einzige Fellow, der nach dem Programm geblieben ist.

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