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Bayern, Baden-Württemberg und Hessen

Online-Terminvereinbarungen in Bürgerämtern: Das ist der aktuelle Stand

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Die drei Digitalisierungshürden der Bürgerämter

Die Hans-Böckler-Stiftung verdeutlicht mit ihrem Forschungsprojekt „Bürgerämter in Deutschland“, dass die Einführung von digitalen Verwaltungsdienstleistungen, wie Online-Terminvereinbarungen, nicht ohne Hürden vonstattengeht. Wesentliche Faktoren stellen dabei personelle Engpässe und mangelnde Digitalkompetenz innerhalb des Verwaltungspersonals dar. Zudem können auch rechtliche und technische Hürden, wie Datenschutzbestimmungen und die mangelnde Integration von E-Payment-Lösungen, die Umsetzung verzögern.

Die schwerwiegendsten Digitalisierungshürden personeller, rechtlicher und technischer Natur sind dabei:

Personelle Hürden

  • fehlende Impulse von Führungskräften
  • Personalauswahl ohne Berücksichtigung digitaler Kompetenzen
  • zu wenige digitalspezifische Fort- und Weiterbildungsangebote
  • Fluktuation im Personalwesen
  • Fachkräftemangel

Rechtliche Hürden

  • DSGVO
  • deutsches Datenschutz- und Verwaltungsverfahrensrecht
  • Anwesenheits- und Schriftformerfordernisse
  • Auskunftssperren
  • Aufbewahrungspflichten
  • eingeschränkter Datenaustausch zwischen Behörden

Technische Hürden

  • fehlende E-Payment-Funktionalität
  • mangelnde Verbreitung des elektronischen Personalausweises
  • fehlende IKT-Basisdienste (Verzeichnisdienste, Gateways, DNS)
  • fehlende IT-Infrastruktur (Server, Betriebssysteme, Datenbanken)

In dieser Grafik sind die drei Hürden zur Digitalisierung von Bürgerämtern beziehungsweise Bürgerbüros visualisiert, die von der Hans-Böckler-Stiftung identifiziert wurden.(© Hans-Böckler-Stiftung, Forschungsprojekt „Bürgerämter in Deutschland“)
In dieser Grafik sind die drei Hürden zur Digitalisierung von Bürgerämtern beziehungsweise Bürgerbüros visualisiert, die von der Hans-Böckler-Stiftung identifiziert wurden.
(© Hans-Böckler-Stiftung, Forschungsprojekt „Bürgerämter in Deutschland“)

Trotz Hürden Potentiale nutzen

Entgegen der genannten Herausforderungen birgt die verstärkte Nutzung von Online-Terminvereinbarungen für Bürgerämter sowohl für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch die Bürgerinnen und Bürger großes Potential.

  • Es stellt einen ersten Schritt dar, die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im anhaltenden Fachkräftemangel zu entlasten und bietet ihnen eine fundierte Unterstützung bei der Planung, Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Terminen.
  • Die steigende Akzeptanz und Nachfrage seitens der Bürger unterstreichen die Relevanz solcher digitalen Dienstleistungen. So steigert es durch die verbesserte Planbarkeit und sowie den kürzeren Wartezeiten die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger.

Vorgehensweise

Wir haben in den Bundesländern Hessen, Baden-Württemberg und Bayern untersucht, wie es dort mit dem Angebot für Online-Terminvereinbarungen aussieht. Die Ergebnisse haben wir mit der Smart City Index Studie 2022 verglichen sowie uns die Digitalisierungshürden in deutschen Bürgerämtern beziehungsweise Bürgerbüros angeschaut.

Entscheiderinnen und Entscheider im Public Sector sind daher gut beraten, wenn sie die Chancen der digitalen Transformation ihrer Verwaltung wahrnehmen, um den Bedürfnissen ihrer Angestellten und der Bürger gleichermaßen gerecht zu werden.

Mandy Reckert
bildet bei JCC Software die Kommunikationsschnittstelle zum deutschsprachigen Public Sector. Ihr Ziel ist es, Synergien aus dem eGovernment und dem Online-Marketing zu vermitteln, die den Entscheidern im öffentlichen Dienst dabei helfen können, positive Bürgererfahrungen zu schaffen.

Bildquelle: JCC Software

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