Öffentliche Ausschreibung als Herausforderung

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Neutralität

„Persönliche Befindlichkeiten außen vor lassen!", rät Markus Michael, Chef des Beratungsunternehmens Indera

Im Vorfeld einer Ausschreibung gibt es auf Seiten der Vergabestelle oftmals bestimmte Vorstellungen, die mit Service- oder technischen Leistungen bestimmter Lieferanten, Hersteller oder Produkte zusammenhängen. Ebenfalls kann fälschlicherweise die Idee vorherrschen, dass bestimmte Partner, Hersteller oder Lieferanten eine Ausschreibung gewinnen sollen, was als vermeintlich optimale Lösung angesehen wird. Von einer solchen Vergabe-Praxis sollte unbedingt abgeraten werden.

Bei der Gestaltung der Vergabeunterlagen muss darauf geachtet werden, die Parameter für die Teilnehmer an einer Ausschreibung nicht zu eng zu fassen. Gleichzeitig gilt es die Vergabeunterlagen unbedingt produkt- und herstellerneutral zu definieren sowie persönliche Befindlichkeiten außen vor zu lassen.

Bei den Ausschlusskriterien darf es keinerlei Zuspitzung geben, um dem Vorwurf einer Bevorzugung oder Benachteiligung bestimmter Teilnehmer zu entgehen und zu vermeiden, dass die gesamte Ausschreibung juristisch angefochten werden kann. Hierzu hilft es, in einem ausführlichen Pflichtenheft oder Anforderungskatalog die einzelnen Anforderungen an die Teilnehmer der Ausschreibung klar und umfassend zu formulieren und keinen Spielraum für Interpretationen zuzulassen.

Gerade hierbei hat die Erfahrung gezeigt, dass es von Vorteil ist, wenn die erstellten Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Pflichtenhefte und Anforderungskataloge einer sorgfältigen juristischen Prüfung unterzogen werden. Sollten bei einer Ausschreibung externe Berater hinzugezogen werden, die den Prozess teilweise oder in seiner Gesamtheit begleiten, so sollte bereits im Vorfeld geprüft werden, ob sie mit fachlich kompetenten Partnern mit dem entsprechenden juristischen Know-how zusammenarbeiten.

Bewertung

Erst wenn sämtliche Ausschreibungsunterlagen geprüft wurden, sollte eine Ausschreibung über die entsprechenden Veröffentlichungswege und Vergabeplattformen bekannt gemacht werden.

Eine öffentliche Ausschreibung ist eine komplexe Herausforderung, bei der bereits im Vorfeld zahlreiche Überlegungen angestellt werden müssen. Anforderungen und Bedürfnisse müssen ermittelt, der Kostenrahmen festgelegt und sämtliche für die Ausschreibung relevanten Kriterien und Dokumente juristisch und formal geprüft werden. Ein Bewertungssystem hilft im Nachhinein bei der Beurteilung und Auswahl des passenden Dienstleisters und gewährt so eine bestmögliche Umsetzung der Ausschreibung.

Sollte keiner der Bewerber ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielen, muss die Ausschreibung entweder wiederholt werden oder die einzelnen Punkte werden auf Machbarkeit überprüft und womöglich angepasst.

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