Mein Videotermin Suite | Voigtmann GmbH

Ausgangslage

In deutschen Verwaltungen werden mehrere Hundert Fachverfahren genutzt. Diese unterscheiden sich hinsichtlich Architektur, Schnittstellen, Datenmodellen und Entwicklungsstand oft erheblich. Viele verfügen nicht über standardisierte Integrationsmöglichkeiten oder befinden sich in laufender Modernisierung. Vor diesem Hintergrund ist klar: Lösungen, die auf tiefe Systemkopplungen angewiesen sind, bleiben in der Praxis schwer übertragbar und kaum flächendeckend einsatzfähig.

Querschnittsfunktion statt Silolösung

Die Mein Videotermin Suite wurde bewusst als fachverfahrensunabhängige Querschnittsfunktion entwickelt. Sie funktioniert ohne technische Anbindung an ein spezifisches Fachverfahren und kann dadurch in unterschiedlichen Verwaltungsbereichen eingesetzt werden. Diese Architektur stellt sicher, dass die Videoberatung funktionsfähig bleibt, auch wenn Fachverfahren konsolidiert, modernisiert oder vollständig neu aufgebaut werden.

Interaktion ohne Integration

Trotz Unabhängigkeit sind situative Interaktionen möglich. Gesprächsergebnisse können in elektronische Akten übernommen, Abläufe parametrisiert und Dokumente sicher geteilt werden. Dadurch unterstützt die Lösung bestehende Prozesse ohne die Komplexität tiefer Integrationen. Der Nutzen entsteht durch Prozessnähe, nicht durch technische Verschmelzung.

Digitale Zugänge trotz nicht digitalisierter Fachverfahren

Videoberatung schafft digitale Zugangspunkte bereits zu einem Zeitpunkt, an dem viele Fachverfahren noch nicht digitalisiert oder im Übergang zwischen Alt- und Neusystemen sind. Sie wirkt damit als Wegbereiter der Digitalisierung. Bürgerinnen und Bürger erhalten ortsunabhängigen Zugang zu Beratungen, während Mitarbeitende stabilere und planbarere Abläufe nutzen können.

Empirische Evidenz

Die Wirkung dieses Ansatzes zeigt sich in der Praxis. In verschiedenen großen Verwaltungen wurden bereits mehr als 2,4 Millionen Videoberatungen durchgeführt. Die Gesprächsdauer sank im Durchschnitt von 36 auf 21 Minuten. Der Gesamtaufwand für Bürgerinnen und Bürger reduziert sich durch den Wegfall von Anfahrten und Wartezeiten um bis zu 85 Prozent. Gleichzeitig steigt die Erreichbarkeit, und Abläufe werden stabiler.

Strategische Bedeutung

Die fachverfahrensunabhängige Architektur erleichtert die Skalierung über dezentrale Strukturen hinweg. Sie hält Verwaltungsorganisationen handlungsfähig, auch wenn sich fachliche Systemlandschaften verändern. Zudem unterstützt sie Ziele der digitalen Souveränität, da Datenschutz, Verschlüsselung und Betrieb in geeigneten Infrastrukturen gewährleistet sind.

Ausblick

Für die kommenden Jahre werden zusätzliche Parametrisierungen, optimierte Prozessunterstützung und KI-basierte Assistenzfunktionen geprüft. Die Fachverfahrensunabhängigkeit bleibt hierbei ein zentrales Gestaltungsprinzip. Sie sorgt dafür, dass digitale Kommunikationswege dauerhaft anschlussfähig, robust und flexibel bleiben.

Infokasten: Zahlen und Fakten zur Videoberatung

Videoberatung in der Verwaltung – Überblick

• Über 2,4 Millionen durchgeführte Videoberatungen
• Reduktion der Gesprächsdauer von 36 auf 21 Minuten
• Bis zu 85 Prozent Zeitersparnis für Bürgerinnen und Bürger
• Barrierearme Nutzung ohne Installation oder Registrierung
• Einsatz als fachverfahrensunabhängige Querschnittsfunktion
• Stabil auch bei Modernisierung oder Ablösung von Fachverfahren
• Konform zu Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen

Autor: Peter Voigtmann, Voigtmann GmbH