gesponsertKünstliche Intelligenz: Vertrauen und Erwartungen KI und Automatisierung als Treiber der Verwaltungsmodernisierung

Matthias Wodniok, Mitglied des Vorstandes der Fabasoft Gruppe spricht über die Kraft von KI als Motor der Digitalisierung und über die Chancen für eine effizientere und modernere Verwaltung.

Herr Wodniok, warum braucht es Ihrer Meinung nach eine Modernisierung und Einsatz von KI in der Verwaltung?

Die Anforderungen an die öffentliche Verwaltung steigen. Bürger:innen erwarten digitale Services, die jederzeit verfügbar sind – schnell, barrierefrei und zuverlässig.

Künstliche Intelligenz bietet die Möglichkeit, genau hier anzusetzen. Sie kann Daten schneller und präziser auswerten als jede manuelle Prüfung, unterstützt fundierte Entscheidungen und hilft, Trends frühzeitig zu erkennen. Gleichzeitig entlastet sie Mitarbeitende bei Routineaufgaben – etwa bei der Bearbeitung von Anträgen, der Klassifizierung von Dokumenten oder der Beantwortung häufiger Fragen.

Auch im Kontakt mit Bürger:innen bringt KI Vorteile: Chatbots oder sprachgesteuerte Assistenten stehen rund um die Uhr zur Verfügung und verkürzen Wartezeiten deutlich. Dazu kommt mehr Sicherheit – etwa durch automatisierte Erkennung von Cyberangriffen oder Datenanomalien.

KI ist kein Selbstzweck. Richtig eingesetzt, verbessert sie die Qualität, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit von Verwaltungsarbeit. Und sie bereitet den Boden für den nächsten Schritt: die durchdachte, wirksame Automatisierung von Prozessen, die heute noch Zeit und Personal binden.

Welche Prozesse lassen sich besonders gut automatisieren?

Wir verfolgen den Ansatz, durch Automatisierung schnell und einfach einen signifikanten Nutzen für die öffentliche Verwaltung zu schaffen. Typische Tätigkeiten betreffen daher vor allem die Erfassung und Verarbeitung von Daten sowie die Automatisierung von strukturierten Prozessen.

Das bedeutet, Daten korrekt ins System zu übernehmen und in weiterer Folge entsprechend zu klassifizieren und einer Adressatin oder einem Adressaten zuzuweisen. Automatisierungen eignen sich insbesondere für sich wiederholende und zeitaufwendige Tätigkeiten. Auch komplexere, klar definierte Abläufe wie Antrags- oder Freigabeprozesse lassen sich durchgängig automatisieren – inklusive der notwendigen Prüf-, Entscheidungs- und Kommunikationsschritte.

Viele Menschen haben die Befürchtung, dass sie von der KI ersetzt werden. Was ist Ihre Meinung dazu, sind diese Ängste begründet?

Die KI ersetzt den Menschen nicht – sie unterstützt. Die künstliche Intelligenz bietet einzigartige Chancen und genau das müssen wir auch den Mitarbeitenden vermitteln. Transparente Einblicke in die Funktionsweise der Systeme schaffen Akzeptanz und bauen Skepsis ab. Wichtig ist hier der „Human in the Loop“-Ansatz. ­Dabei ist es erforderlich, dass der Mensch immer aktiv in Automatisierungsprozesse eingebunden ist, um sicherzustellen, dass Vorgangsweisen ethisch korrekt sind. Besonderes wenn es um heikle Entscheidungen geht: Die künstliche Intelligenz erkennt Muster, versteht aber keine Zusammenhänge und kennt keine Empathie. Hier braucht es eine menschliche Handhabe. KI führt also nicht zu Arbeitslosigkeit, sondern macht Verwaltung effizienter.

Was erwarten Bürger:innen von der digitalen Verwaltung?

Grundsätzlich ist die Erwartungshaltung, dass Leistungen der Verwaltung leicht und intuitiv nutzbar sind. Der eGovernment MONITOR 2024 der Ini­tiative D21 zeigt auf, dass zwei Drittel der Deutschen sich gut vorstellen können, Behördengänge nur noch digital zu erledigen. Besonders für junge Menschen ist „digital first“ mittlerweile selbstverständlich. Die Abläufe sollen automatisiert und unkompliziert sein und am besten proaktiv an die Bürger:innen herangetragen werden. Hier sprechen wir von „No-Stop-Shop“-Ansätzen. Und genau das ermöglichen intelligente Software-Solutions. Eine Anwendung wäre zum Beispiel die automatische Ausstellung der Geburtsurkunde und die anschließende Beantragung von Kindergeld, ohne dass die Eltern dafür aktiv einen Antrag stellen müssen.

Wie geht es mit der Verwaltungsdigitalisierung weiter und was braucht es dafür?

Das Ziel der Deutschen Bundesregierung ist es, alle Verwaltungsleistungen bis 2030 digital zu erledigen. Nur 9 Prozent der Deutschen wollen weiterhin ausschließlich analoge Angebote nutzen. Diese Gruppe gilt es noch zu überzeugen. Ich bin mir aber sicher, dass es möglich ist, mit den richtigen Schritten auch diese Personen ins Boot zu holen. Auch ältere Menschen lehnen Online-Angebote nicht grundsätzlich ab. Viele trauen sich nicht, diese Hürde zu nehmen und brauchen zu Beginn noch Unterstützung. Diese Hilfsangebote muss es von den Behörden niederschwellig geben. Für mich ist es entscheidend, dass wir die digitale Verwaltung auch inklusiv denken – mit einem barrierefreien Zugang, der unterschiedliche Lebensrealitäten berücksichtigt und allen die einfache Nutzung öffentlicher Services ermöglicht.

Entbürokratisierung und Bürgernähe stehen im Fokus – wie vereint die Fabasoft eGov-Suite beides konkret in der Praxis?

Entbürokratisierung gelingt nur mit digitalen Werkzeugen, direktem Zugang für Bürger:innen und einer Verwaltung, die selbstbestimmt handeln kann. Die Erwartungen sind klar: weniger Papier, kürzere Wartezeiten, einfache digitale Angebote.

Die Fabasoft eGov-Suite setzt diese Anforderungen um. Formulare lassen sich online ausfüllen, einreichen und weiterverarbeiten – ohne Medienbrüche. Verwaltungsmitarbeitende passen Abläufe dank Low-Code-/No-Code-Technologie selbst an und benötigen dazu keine speziellen IT-Kenntnisse. So bleibt die Verwaltung flexibel und reagiert schnell auf neue Anforderungen.

Ein echtes Plus ist die intelligente Akte. Sie durchsucht Dokumente in Sekundenschnelle, erkennt Zusammenhänge und liefert Antworten in natürlicher Sprache. Kein langes Suchen mehr – die relevanten Infos sind sofort da.

Beschäftigte erhalten kompakte Übersichten, auch bei komplexen Vorgängen. Die KI fasst Inhalte zusammen, kann nächste Schritte vorschlagen und hilft somit beim Treffen fundierter Entscheidungen. Das spart Zeit, entlastet Teams und verbessert den Bürgerservice spürbar.

Wie ist der Status quo in der Verwaltung in Deutschland?

In Deutschland gibt es erstmals ein Digitalisierungsministerium. Das ist ein deutliches Signal, dass durch Digitalisierung und Staatsmodernisierung zielführende Maßnahmen durch die neue Bundesregierung umgesetzt werden.

Beispielsweise ist laut BMDS ein „App-Store für die Verwaltung“ nach österreichischem Vorbild geplant. Erst im Juni löste die „ID Austria“ mit einer userfreundlicheren Oberfläche die bisherige App „Digitales Amt“ ab. Digitale Behördenwege sollen künftig noch einfacher sein. Nutzer:innen haben nun Zugang zu über 500 digitalen Funktionen aus Verwaltung und Wirtschaft – und das rund um die Uhr.

Ich halte es für wichtig, dass insbesondere Deutschland und Österreich im E-Government-Bereich eng kooperieren und voneinander lernen – fachlich wie technisch. Gerade im Hinblick auf die digitale Souveränität in Europa zählt jeder gemeinsame Schritt.

Bedeutet die Einführung von KI und Automatisierung nicht einen enormen Aufwand für Behörden?

Am Anfang ist der Aufwand nicht zu leugnen: bestehende Prozesse prüfen, Strukturen anpassen und Mitarbeitende einbinden. Aber dieser Einsatz rechnet sich schnell. Automatisierung wird oft als kompliziert wahrgenommen, doch das Gegenteil ist der Fall. Intelligente Automatisierung ist heute schnell und einfach umsetzbar, gerade auch mit den Fabasoft Solutions. Unsere Systeme können auf riesige Datenmengen zugreifen, lernen kontinuierlich dazu und bieten rasch messbaren Nutzen. Es geht darum, einen niederschwelligen Zugang zu bieten, der mit geringem personellem und zeitlichem Aufwand umsetzbar ist und somit Verwaltungsangestellte entlastet.

Wie lässt sich das auf die kommunale Ebene übertragen? Dort fehlen oft Personal und Mittel.

Gerade Kommunen profitieren, wenn Standards und Technologien auf ihre Realität zugeschnitten sind. Es geht nicht darum, jeden Trend mitzugehen, sondern pragmatisch anzupassen. Viele Verwaltungsprozesse ähneln sich – hier hilft es, übergreifend zu denken und gemeinsam einsetzbare Anwendungen zu entwickeln. Gleichzeitig bleibt genug Raum für individuelle Anforderungen. Wichtig ist: Alle Körperschaften brauchen Werkzeuge, die sofort einen Nutzen bringen und keine großen IT-Abteilungen voraussetzen.

Durch diese gravierenden Änderungen stellt sich die Frage des Vertrauens: Wie würden Sie Bedenken Ihrer Kunden entkräften?

Vertrauen entsteht durch Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Wenn ein System Vorschläge macht, muss eindeutig erkennbar sein, wie es zu diesen Ergebnissen kommt – und der Mensch bleibt in der Verantwortung.

Unsere Anwendungen unterstützen genau das: Mitarbeitende prüfen, korrigieren oder bestätigen, sie werden nicht ersetzt, sondern unterstützt. Schulungen und eine klare Kommunikation sind dabei unerlässlich.

Sie haben vorhin bereits die digitale Souveränität erwähnt. Warum ist sie so wichtig – gerade für Deutschland und Europa?

Digitale Souveränität bedeutet, selbst zu entscheiden, wie und wo Daten verarbeitet werden. Darauf setzt die Fabasoft eGov-Suite. In Zeiten globaler Spannungen ist das keine abstrakte Debatte mehr, sondern ein konkretes Sicherheitsinteresse. Fabasoft entwickelt und betreibt seine Produkte vollständig in Europa, unterliegt europäischem Recht und bietet volle Transparenz bei Architektur und Betrieb.

Wohin entwickelt sich Ihrer Meinung nach die digitale Verwaltung?

Wir stehen am Anfang einer spannenden Reise. Niemand kann genau sagen, wie die Verwaltung der Zukunft aussehen wird. Doch eines steht fest: KI und Automatisierung werden Arbeits- und Entscheidungsprozesse grundlegend verändern. Neue Berufsbilder entstehen, während Systeme zunehmend Routinetätigkeiten übernehmen. Die künstliche Intelligenz bietet große Chancen für alle Beteiligten, besonders wenn wir auf digitale Souveränität setzen und in Europa aktiv eigene Innovationen fördern und etablieren.

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